Отправить заявку на получение
демо-доступа
На Skype-демонстрации мы расскажем, как автоматизировать подбор в Вашей компании при помощи FriendWork.
Если у Вас есть промокод, введите его, чтобы получить скидку.
Отправить заявку на получение
демо-доступа
На Skype-демонстрации мы расскажем, как автоматизировать подбор в Вашей компании при помощи FriendWork.
Если у Вас есть промокод, введите его, чтобы получить скидку.

Выстраиваем систему рекрутинга на удаленке: элементы и метрики

Насколько продуктивно выстроена ваша система рекрутинга? Как ее грамотно перевести в удаленный формат?

В статье мы описали 4 основных этапы подбора персонала с четырьмя подэтапами. Получился такой устойчивый "квадрат рекрутинга" 4х4, который легко запомнить. Под каждым этапом вы найдете советы о том, как перевести процессы в удаленный формат, а в конце - набор HR-метрик, который можно использовать для оценки вашей системы рекрутинга.
Чем примечателен предлагаемый вариант системной модели рекрутинга?
Во-первых, эта модель составлена путем исследования большого количества информации, полученной из книг и статей российских и зарубежных специалистов (особо отметим Джона Салливана и Майкла Армстронга).

Во-вторых, она удобна для запоминания: это матрица 4х4, такой устойчивый «квадрат рекрутинга».

В-третьих, она настроена на максимальный охват системных действий. Потому что, по нашему мнению, рекрутинг начинается в головах у менеджеров или собственника, которым нужно решить какую-то важную задачу для организации силами отдельного сотрудника, и заканчивается в сердце нанятого для этой задачи новичка, чьи ожидания и впечатления от работы мы должны всецело подтвердить. Тогда все функции рекрутинга выстроены в процесс, выдающий нужный результат, и ваша система работает.

Согласны вы или нет, неважно: если вы уже читаете статью, то результат и качество рекрутинга вам небезразличны. И это хорошо.
Система рекрутинга
4 этапа по 4 шага
1. Подготовительный этап (планирование)
  • Сбор данных о вакансии
  • Описание работы
  • Планирование мероприятий по подбору
  • Расчет стоимости (составление бюджета)
2. Маркетинговый этап (привлечение)
  • Брендинг работодателя
  • Определение каналов коммуникации
  • Организация коммуникации
  • Создание банка данных кандидатов
3. Отборочный этап (отсев)
  • Выбор и применение методов отбора
  • Оценка соискателей
  • Финальное собеседование
  • Оффер и приём на работу
4. Адаптационный этап (испытание)
  • Разработка программы адаптации
  • Знакомство с организацией
  • Сопровождение программы адаптации
  • Оценка итогов адаптации (испытания)
1
Подготовительный этап (планирование)
Начинаем подготовку
Описываем работу
Планируем мероприятия
Формируем бюджет
Итак, начинаем подготовку.
Инициирует решение об открытии вакансии осознание того, что какая-то часть задач компании не решается (по разным причинам: от неподходящего сотрудника до бурного роста). Эта структурная задача должна быть переведена на язык рынка труда. Сегодня это бывает сложно, поскольку задача может быть уникальной, ни разу не существовавшей. Для этого и нужен сбор данных о том, каковы основные задачи и участок предполагаемой работы, какие у нее перспективы на будущее и какие ключевые базовые навыки требуются для решения сформулированных задач. Этот этап обязателен, даже если у вас эта позиция не новая, так как требования к работе со временем могут меняться, поэтому все замечания к позиции лучше учесть до того, как начать поиск.

Очень часто в компаниях формализуют процесс сбора данных путем применения шаблона заявки на подбор. Но в реальности не все так гладко, потому что руководители зачастую не умеют формулировать свои запросы. Советуем применять «правило сэндвича»:

1) получить у руководства сведения о его ожиданиях по вакансии,
2) сделать черновой набросок описания работы,
3) согласовать черновик с руководством.

Далее переходим к описанию работы – это документ в любой форме с понятными ограничениями и критериями отбора.
Ограничения - это заработная плата («вилка»: минимум – медиана - максимум), образование, стаж, ключевые компетенции (определяет, кого точно не берем) и т.д. Иными словами, это фильтр. По ограничениям мы будем потом отсеивать откликнувшихся кандидатов. Критерии – это знания, навыки, способности, установки, скиллы – по критериям мы будем выбирать среди соискателей, прошедших ранее установленный фильтр.

Пример описания: должностная инструкция, профиль (карта) компетенций, личностная спецификация и др. Лучший вариант – разработать и утвердить форму описания работы и использовать её для всех организационных задач, а не только для рекрутинга. В идеале, у вас должна быть организационная структура и все ролевые профили под неё. На базе описания работы позже создается описание вакансии.

Третий элемент подготовки - планирование мероприятий по подбору персонала - нужен для решения организационных вопросов по работе с вакансией.
Такой план может включать:

1) дату завершения конкурса (закрытия вакансии) – потому что нельзя работать без дедлайна и потому что есть критические сроки задач, проекты и прочее;

2) определение ответственного за работу с вакансией – тогда будет с кого спросить (нужно для больших HR-отделов и если применяется аутсорс);

3) предварительный выбор источников поиска – от этого зависит скорость и стоимость закрытия вакансии (при этом нужно учесть главное системное правило — использовать максимально возможное количество каналов, подходящих для конкретного набора навыков, профессии, отрасли, с учетом бюджета закрытия).

4) составление объявления о вакансии – оно определяет скорость откликов и качество / количество кандидатов (это продающий текст, либо научитесь писать их, либо закажите хорошему копирайтеру).

5) планирование этапов и методов отбора – связано с первым пунктом плана (чем сложнее отбор, тем позже дедлайн) и влияет на затраты;

6) разработка способов онбординга, предварительного перечня испытаний и всего остального, связанно с адаптацией. Еще раз подчеркнем – если адаптация не связана с поиском и подбором, то эффективность рекрутинга может упасть, а стоимость – возрасти.

Все описанные элементы должны отрабатываться как при открытии конкретных вакансий, так при планировании рабочей силы на следующий год.

Последний элемент подготовительного этапа – расчет стоимости закрытия вакансии / формирование бюджета рекрутмента.
Плюсы: оптимизация затрат, создание базы для расчета экономической эффективности рекрутмента. Делаем это в рамках составления HR-бюджета, а затем в течение года постоянно дополняем расчетом по факту закрытия, чтобы в конце года понять, насколько финансово оптимальной является функция рекрутинга и можно ли найти источник экономии.
Сразу скажем, что для нас автоматизировать рекрутинг = вывести его в удаленный формат. Потому что, используя современные облачные IT-инструменты, можно, например, согласовывать заявку, анализировать бюджет на подбор и многое другое в режиме реального времени, абсолютно безопасно работая из дома без установки специального ПО.

Что можно автоматизировать и вывести в удаленный формат на первом этапе?

1. Снятие и согласование заявки на подбор.
От вовремя согласованной заявки зависят скорость и качество закрытия вакансии. Процесс согласования можно легко организовать в удобном облачном сервисе таком, как FriendWork. Достаточно просто заполнить необходимые поля в "Вакансии" и отправить заказчику. Заказчик получит уведомление и оперативно согласует заявку прямо в сервисе. Доступ для заказчика предоставляется бесплатно и без ограничений по количеству.

Кстати, в "Вакансии" будут поля дата открытия, плановое закрытие и любые другие поля, которые вам нужны. Вы можете сами настроить заявку под свой бизнес-процесс.

2. Аналитика и формирование бюджета.
В FriendWork можно анализировать эффективность источников подбора. То есть сервис сам покажет каналы, из которых кандидат попал к нам в базу и в итоге успешно прошел испытательный срок. После этого вы сможете понять, какие источники наиболее эффективны для разных типов вакансий и будете планировать бюджет более точно.
Узнайте, как FriendWork поможет превратить ваш рекрутинг в систему. Запишитесь на консультацию и получите бесплатный доступ к сервису.
2
Маркетинговый этап (привлечение)
Создаем EVP
Выстраиваем коммуникации
Продаем вакансию
Создаем базу кандидатов
Первый и главный элемент этого этапа – брендинг работодателя – создание бренда как устойчивой привлекательности места работы.
Брендинг – стратегическое решение, требующее разработки уникального ценностного предложения работнику (Employee Value Proposition, EVP). Это все материальные и нематериальные блага, которые сотрудник получает от работодателя в благодарность за труд. С помощью EVP в организацию можно привлечь «правильных» кандидатов, обеспечить лояльность и приверженность сотрудников, которые, в свою очередь, становятся амбассадорами бренда, привлекая в компанию кандидатов-рефералов :).

Выбор каналов коммуникации с потенциальными кандидатами – второй элемент привлечения.
Помним, что мы уже спланировали поиск заранее, а теперь мы отслеживаем эффективность каналов привлечения через конверсию воронки кандидатов. В дальнейшем полученные данные корректируют нашу систему, делают ее более гибкой и эффективной. На этом этапе мы должны быть активны, использовать рекламу и PR, изучать не только открытый, но и скрытый рынок труда для расширения воронки.
Третий элемент привлечения обеспечивает связь с соискателями через каналы коммуникаций.
Здесь наша задача – обеспечить потенциальным кандидатам легкий доступ к положительной информации о вакансии, об организации, к предоставлению дополнительной информации. Это конкретный процесс продажи вакансии лучшему из возможных кандидатов, поэтому мы должны быть уверены, что имеющиеся каналы коммуникации доступны и хорошо организованы. Самый важный системный момент организации коммуникации в рекрутменте – обратная связь. На этапе привлечения обратная связь обязательна для поддержания работоспособности системы рекрутинга. Смотрите сами: вы разместили объявление о вакансии, вам пишут – «Уважаемая компания, у вас прекрасная вакансия, посмотрите мое резюме» - а вы молчите, демонстрируя реальное неуважение … к себе, ведь вы же начали этот диалог.
Четвертый элемент на стадии привлечения - создание структурированной базы соискателей согласно закону о персональных данных.
По нашему мнению, структурированная база данных кандидатов - залог успеха любого рекрутера :). Честно говоря, мы не знаем, как ее создать без помощи облачного IT-решения. Конечно можно использовать таблицы, папки на компьютере или устаревшие коробочные решения, но с ростом количества резюме, это начинает не только отнимать много усилий, но и значительно тормозит подбор. Плюс могут возникнуть вопросы относительно ФЗ 152. С каждым годом увеличиваются штрафы за несоблюдение закона о «Персональных данных».

С FriendWork Вы в 1 клик добавляете кандидатов в единую базу, с которой удобно работать и вести кандидатов по воронке подбора - отправлять тесты, письма, СМС, напоминания, общаться в мессенджерах в 1 клик, приглашать на интервью, согласовывать кандидатов, анализировать весь процесс и многое другое. Также мы предусмотрели возможность отправлять запрос кандидату на обработку персональных данных в один клик, если это необходимо. Напомним, что запрашивать согласие необходимо, если данные не общедоступные или нет разрешения на обработку и хранение от кандидата или поставщика данных.
Что можно автоматизировать и вывести в удаленный формат на втором этапе?

1. Анализ конверсий перехода кандидатов на разные этапы воронки для конкретной вакансии.
FriendWork позволяет все время держать руку на пульсе. Благодаря отчету "Распределение кандидатов по статусам" вы сможете отследить все конверсии в переход кандидатов на разные статусы. Увидите на каких этапах "зависают" кандидаты и оперативно решите проблему. Кстати, все статусы воронки подбора можно настраивать под ваш бизнес-процесс.

2. Обратная связь кандидатам.
Все мы хоть раз были в ситуации, когда работодатель никак не реагировал на отправленное резюме. Это очень негативно влияет на HR-бренд. В борьбе за кадры очень важно его поддерживать на нужном уровне. Чтобы не упасть в грязь лицом перед кандидатом, настройте автоматическую отправку писем при переходе кандидата на специальный статус в воронке подбора. Например, если кандидат отправляется на статус "Не согласован", то ему отправляется автоматическое письмо по шаблону с причиной отказа. Сообщение будет персонализированным и кандидат не поймет, что это рассылка.

3. Создание кадрового резерва и структурированной базы кандидатов.
Здесь все очень просто. Используя удобный облачный сервис, структурированная база будет создаваться автоматически. Вы с легкостью будете разбираться в миллионах резюме, комментариях и историях переписки с кандидатом и заказчиком. На удаленке это особенно актуально - не нужно задавать вопросы коллеге по кандидату, с которым он общался месяц назад, вы сразу видите результат коммуникации.
Протестируйте FriendWork бесплатно! До конца мая у нас действуют специальные условия для каждой компании, у которой еще нет аккаунта в сервисе.
3
Отборочный этап
(отсев)
Выбираем метод отбора
Оцениваем
Финальное собеседование
Формируем оффер
Итак, мы привлекли N кандидатов и теперь необходимо осуществить отбор.
Как уже упоминалось, вначале мы делаем отсев на основании разработанных ограничений. Если при отсеве осталось слишком мало кандидатов или не осталось ни одного, нужно снять какое-то ограничение или продолжить привлечение. После определения пула соискателей нужно провести их оценку выбранным критериям. Пожалуй, это самая сложная задача для работодателя, так как идеального метода оценки не существует. Обычно используется совокупность методов в зависимости от конкретной вакансии. Критерии выбора методов следующие:

1. Наличие квалифицированных специалистов по оценке (не проводить психологическое тестирование в отсутствие психологов).

2. Факторы времени (чем меньше времени на закрытие, тем более простые методы используются, при этом может пострадать качество отбора и возрасти стоимость закрытия).

3. Затраты (стоимость методов различна, и когда выбирается их комбинация в условиях ограниченных финансовых ресурсов, необходимо учитывать стоимость каждого метода и выяснить, оправдаются ли расходы по отбору).

4. Валидность, этичность методов, их соответствие профессиональному уровню кандидата (к примеру, использование метода тестирования IQ может оскорбить человека, имеющего богатый профессиональный опыт по избранной специальности или очень высокий уровень образования, кроме того, методы должны измерять то, что вы хотите измерить, поэтому их научная обоснованность должна быть очень высокой).

5. Устранение необоснованного предубеждения и дискриминации при использовании методов (система рекрутинга должна быть надежной и эффективной, а не опираться на стереотипы и заблуждения).

Оценка кандидатов выбранными методами проводится ступенчато.
На каждой ступени критерии выбора позволяют формировать рейтинг соискателей, который в итоге дает возможность определиться с финалистами.
Все отобранные кандидаты (оптимально 2-3) направляются на финальное собеседование с руководителем, цель которого – убедиться в верности первоначальной оценки по предпочтительности данного кандидата на должность.
Финальное собеседование ведёт к принятию окончательного решения и будет более эффективным, если у руководителя будет формализованный набор характеристик соискателя, полученный после проведенного отбора, а также если будет правильно распределено время интервью. Поможет правило Парето: 20% времени — задавать вопросы; 80% — выслушивать и анализировать ответы.
По окончанию финального собеседования формируется предложение о работе – job offer (оффер).
Это документ, фиксирующий достигнутые в ходе финального собеседования договоренности. В принципе, это в большей степени имиджевый и по закону необязательный документ. Но эта практика получила распространение. На основе оффера можно составить трудовой договор, ДО ПОДПИСАНИЯ которого работника нужно ознакомить под подпись с локальными нормативными актами организации. Наём завершился – у вас теперь новый сотрудник, которому нужно помочь быстрее войти в курс дела. Переходим к этапу адаптации.
Что можно автоматизировать и вывести в удаленный формат на третьем этапе?

1. Напоминания кандидату и нанимающему менеджеру/заказчику.
Мы проводили небольшой опрос среди наших пользователей. Большинство из них для проведения интервью в условиях удаленной работы используют Zoom, Skype и Google Hangouts. Чтобы кандидаты вовремя подключались к онлайн-встрече, необходимо настроить систему уведомлений перед событием. В FriendWork это очень легко сделать благодаря функции "Напоминания". Самое удобное, что вы можете напоминать не только кандидату о запланированном собеседовании, но и нанимающему менеджеру, чтобы он дал оперативную обратную связь в специальной форме оценки уже после встречи. Эту форму можно создать самому - добавить основные компетенции, которые должны быть оценены и поле для общей оценки.

2. Создание и согласование офферов.
В FriendWork можно в 1 клик создать и согласовать с нанимающим менеджером оффер по вашему шаблону. Он будет забрендирован под фирменный стиль компании. Созданный файл увидят только те, кому вы открыли доступ.

Узнайте, как FriendWork поможет превратить ваш рекрутинг в систему. Запишитесь на консультацию и получите бесплатный доступ к сервису.
4
Адаптационный этап
(испытание)
Программа адаптации
Знакомство с организацией
Сопровождение
Оценка итогов
Разрабатываем программу адаптации.
Срок адаптационного периода (а вместе с тем, испытания) устанавливает сама организация. И, с одной стороны, компания делает все, чтобы ускорить время перехода работника к продуктивной деятельности, а, с другой, проверяет его навыки в полевых условиях, чтобы быть уверенным, что сотрудник - «то, что надо». Для этого разрабатывается программа адаптации, в которую включают планы на день, неделю, месяц, общественные активности, все требуемые инструктажи, знакомство с рабочим местом, социально-бытовыми условиями и т.п. Сейчас все чаще адаптацию именуют онбордингом, так что, если хотите, можете использовать этот термин, нам он очень симпатичен и подчеркивает роль организации лучше, чем адаптация.

Начать адаптацию (онбординг) следует со знакомства с организацией.
Формы знакомства могут быть разные, лучше комплексные: приветственная речь, церемония представления, экскурсия, welcome-тренинг, информационные буклеты, фильмы (ролики) о компании, ознакомление с продукцией, историей, структурой, фирменным сленгом, традициями, описанием дресс-кода и прочее. Новичок обязательно должен быть представлен коллективу (той его части, с которой ему предстоит работать) и руководству. Пассивные формы ознакомления (буклеты, ролики) можно подключить еще на стадии привлечения кандидатов.
Нужно также организовать организационное сопровождение программы адаптации.
За новичком может быть закреплен опытный коллега-наставник (куратор), а кроме того, программу адаптации также курируют непосредственный руководитель и эйчар. Программа должна содержать реперные точки контроля / подключения кураторов, их отзывы и предусматривать регулярную обратную связь новичку по итогам контроля.
Завершающий элемент адаптации и процесса рекрутмента - оценка степени соответствия нового сотрудника требованиям по должности/профессии.
Оценку проводят любыми принятыми методами, вписанными в программу адаптации. Если был установлен испытательный срок, то до его окончания на основании формально проведенных испытаний делается заключение о прохождении испытания (всё подтверждается документально, сотрудника знакомят с документами под подпись). Очень правильно оценить плановые показатели результативности сотрудника и иные, установленные программой достижения. Положительная оценка результатов труда сотрудника и его высокая удовлетворенность / вовлеченность показывает, что система рекрутмента сработала правильно.
Этот этап очень важен для системы рекрутмента как инструмент обратной связи по качеству принятого на работу соискателя. Это с одной стороны. С другой, он направлен на удержание сотрудника на новой должности и обеспечение его всеми необходимыми ресурсами и информацией, а значит, может закрепить, а может и ослабить эффект предыдущих действий по найму. Стоит об этом помнить.
Протестируйте FriendWork бесплатно! До конца мая у нас действуют специальные условия для каждой компании, у которой еще нет аккаунта в сервисе.
Оцениваем эффективность
системы рекрутинга
Средний цикл рекрутинга
Суммарное время, когда вакансии открыты : число открытых вакансий
Стоимость закрытия 1 вакансии
Сумма всех затрат. Например, расходы на рекламу / размещение объявлений о вакансии + оплата услуг агентств (если привлекали) + реферальный бонус (если принимаете персонал по рекомендации и платите за это вознаграждение) + затраты на зарплату рекрутерам + административные расходы (офисные, накладные) + расходы на адаптационные мероприятия и т.д.
Объем привлечения
Число откликнувшихся кандидатов : количество вакансий
Эффективность 1ого рекламного источника
Сумма затрат на 1 рекламный источник : количество качественных откликов
Эффективность привлечения
Число откликов на вакансию : число соискателей, приглашенных на собеседование
Трудоемкость отбора
Число проведенных собеседований : число офферов
Степень закрытия вакансий
Число закрытых вакансий : число всех вакансий
Эффективность адаптации
Число сотрудников, прошедших адаптацию : общее число сотрудников, принятых в периоде
Степень закрепления
Количество сотрудников, проработавших не менее года : общее количество нанятых в периоде
Срок закрытия вакансии
Количество дней, потраченных на закрытие вакансий : общее количество закрытых вакансий
Интенсивность оборота по приему
Число принятых на работу : среднесписочная численность
Коэффициент текучести кадров
(Количество уволенных по собственному желанию + число уволенных по инициативе руководства) : среднесписочная численность * 100%
Мы желаем вам успешного построения и поддержания системы рекрутинга, выполнения всех KPI и правильного выбора IT-решения, которое упростит вам работу на всех этапах подбора персонала!