Бывало ли у вас, что руководителю срочно нужен новый сотрудник, а закрыть вакансию никак не удаётся? Не так просто объяснить начальству, почему подбор идёт медленнее, чем хотелось бы. Да и причина не всегда очевидна: факторов слишком много. Эффективны ли действия рекрутера? Сколько времени уходит, чтобы пригласить кандидата на интервью? Оптимален ли выбор источников подбора?.. Кому следить за всем этим, когда и каким образом?

— Часть задач можно переложить на систему, автоматизирующую рекрутинг. Такой сервис становится хорошим помощником — но только если выбрать его правильно. О том, как это сделать, и поговорим.

С какими задачами должна справляться подобная система? Во-первых, избавлять рекрутера от рутинных действий, например, от скачивания резюме с работных сайтов и их ручной сортировки по нужным параметрам. Во-вторых, хранить большое количество данных о соискателях и позволять легко ориентироваться в них. В-третьих, анализировать эффективность найма и выдавать результаты в удобной, наглядной форме. В-четвёртых, координировать работу всего отдела по подбору персонала. И наконец, самое главное — сокращать расходы компании на рекрутинг, при этом значительно увеличивая его эффективность.

Каждый день рекрутер скачивает множество резюме и вручную пытается отсортировать их по разным параметрам. Сервис автоматизации должен позволять за секунды переносить нужных соискателей в базу данных, автоматически разнося по соответствующим графам опыт работы кандидата, образование и другие признаки, которые важны рекрутеру при поиске. Так программа помогает формировать вам собственную базу кандидатов. Удобно, когда все соискатели наконец собираются в одной системе. При этом сервис должен быть достаточно «умным», чтобы не замусоривать хранилище контактами-двойниками: то есть уметь определять, есть ли уже кандидат в базе.

Собственная база резюме ускоряет поиск подходящих кандидатов и тем самым упрощает закрытие вакансий. Но с накопившейся информацией нужно эффективно управляться — будь то история переписки, итоги собеседований или комментарии коллег. То есть необходим поиск по множеству критериев. При этом у рекрутеров есть свои предпочтения: им удобен и привычен принцип поиска, как на работных сайтах — нелишне об этом помнить и при выборе системы.

Многие рекрутеры ведут базу соискателей в Excel'е. Я считаю это нелучшей практикой, требующей много времени и внимания: в резюме соискателей попросту сложно ориентироваться, и напротив — очень легко запутаться. Кроме того, рекрутеры должны отслеживать, насколько эффективен сам процесс, но на это тратится рабочее время, которое лишним не бывает. Сервисы по автоматизации подбора избавляют от этих проблем: рекрутер проставляет статусы и оценивает будущего сотрудника прямо в системе. При этом он видит комментарии коллег и всю историю взаимодействия с кандидатом — и полгода назад, когда того не взяли, к примеру, из-за отсутствия опыта, и прошлый месяц, когда кандидат повторно общался с кем-то из ваших коллег. То есть теперь быстрее и проще оцениваются перспективы соискателя и не возникает путаницы из-за совместной работы всего HR-отдела с информацией о кандидате.

Рекрутеры во время собеседования часто делают пометки на распечатанном резюме соискателя. Делать подобное позволяет и сервис автоматизации — в электронном виде, сразу в профиле кандидата, который есть в системе. Пометки легко делать прямо во время собеседования — с ноутбука или планшета, и тратить потом время на перенос информации из бумажного резюме в электронный формат не приходится.

Удобная работа со статистикой — один из самых важных моментов. Анализ взаимодействия рекрутеров с системой помогает выявить общие для всех коллег трудности и понять, как улучшить работу всего отдела. Например, можно анализировать данные трёх групп:

Источники. Откуда и сколько приходит кандидатов, какая их часть приглашается на интервью, на каком этапе и почему они отсеиваются. Эта информация позволяет определить наиболее эффективные каналы для конкретного типа вакансии, не тратить время и деньги на работу с источниками с низкой отдачей. Удобно, если эта информация представлена в виде наглядных графиков.

Время. Важно знать, сколько времени закрывается определённая вакансия. Это нужно как самому рекрутеру (планирование своей работы), так и внутреннему заказчику: рекрутер точнее сориентирует руководство о сроках найма новых сотрудников.

Бюджет. Благодаря статистике рекрутер видит, сколько средств уходит на закрытие определённой вакансии. Это позволяет точнее планировать бюджет.

Хороший сервис должен собирать статистику по любым важным для компании параметрам — от числа звонков кандидатам до процента соискателей, отсеявшихся после интервью; от получивших предложение о работе до покинувших компанию на испытательном сроке или после.

Хороший сервис должен гибко настраиваться под запросы и специфику компании. Тогда вы получаете инструмент именно под ваши бизнес-процессы и задачи. Простой пример: в некоторых компаниях соискатель, прежде чем дойти до финального интервью, должен пройти минимум три собеседования — с рекрутером, начальником отдела и директором. Следовательно, сервис должен показывать, на каком этапе отбора находится кандидат. Кроме того, разным компаниям интересны различные виды отчётов: кому-то важно отслеживать причины, по которым подходящие кандидаты отказываются работать в компании, кто-то хочет чётко знать стоимость привлечения каждого нанятого сотрудника и т. п. Чем более гибко настраиваются отчёты под требования компании, тем ей удобнее, и тем эффективнее подбор персонала.

Многие рекрутеры и HR-специалисты просматривают и анализируют профили кандидатов в соцсетях. Это помогает составить более полный портрет соискателя и получить информацию, которую он не указал в резюме или не сообщил на собеседовании. Многие люди ведут странички сразу в нескольких соцсетях. Самые популярные — «ВКонтакте», Facebook, LinkedIn, «Одноклассники». Обычно на поиск профилей кандидатов уходит много времени, поэтому было бы неплохо переложить эту работу на автоматический сервис. В идеале он должен по данным из резюме соискателей за секунды находить их аккаунты во всех популярных соцсетях.

Приятно, когда вместе с доступом к сервису автоматизации подбора вы получаете ещё и бонусы. Например, постоянно обновляемую базу резюме, возможность отправлять письма кандидатам и нанимающим менеджерам прямо из системы, сохранять и распечатывать в едином формате резюме из всех источников, получать оповещения о предстоящем собеседовании. Такие возможности — дополнительный плюс.