Политика обработки персональных данных в ООО «ФРЭНДВОРК»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий документ определяет политику ООО «ФРЭНДВОРК» в отношении обработки персональных данных (далее – ПДн) и содержит сведения о реализованных мерах по защите ПДн.

1.2. ООО «ФРЭНДВОРК» самостоятельно осуществляет обработку ПДн, определяет цели обработки ПДн, состав ПДн, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с ПДн, а также в отдельных случаях поручает обработку ПДн другим лицам.

1.3. При обработке ПДн ООО «ФРЭНДВОРК» руководствуется следующими принципами:

• обработка осуществляется на законной и справедливой основе;
• обработка ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
• обработка, несовместимая с целями сбора ПДн, не допускается;
• объединение баз данных, содержащих ПДн, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой, не допускается;
• обработке подлежат только ПДн, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объем обрабатываемых ПДн соответствует заявленным целям обработки;
• при обработке ПДн обеспечиваются их точность, достаточность и при необходимости актуальность по отношению к целям обработки ПДн;

1.4. На основе данной политики в ООО «ФРЭНДВОРК» разрабатываются внутренние нормативные документы, устанавливающие процедуры обработки и защиты обрабатываемых ПДн.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. Персональные данные– любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2. Оператор (персональных данных)– государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с третьими лицами организующий и (или) осуществляющий обработку персональных данных, а также определяющий цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

2.3. Обработка персональных данных– любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с ПДн, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.4. Автоматизированная обработка персональных данных- обработка ПДн с помощью средств вычислительной техники;

2.5. Распространение персональных данных- действия, направленные на раскрытие ПДн неопределенному кругу лиц;

2.6. Предоставление персональных данных- действия, направленные на раскрытие ПДн определенному лицу или определенному кругу лиц;

2.7. Блокирование персональных данных- временное прекращение обработки ПДн (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения ПДн);

2.8. Уничтожение персональных данных- действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание ПДн в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители ПДн;

2.9. Информационная система персональных данных- совокупность содержащихся в базах данных ПДн и обеспечивающих их обработку информационных технологий, и технических средств;

2.10. Трансграничная передача персональных данных- передача ПДн на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

3. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ

3.1. ООО «ФРЭНДВОРК» осуществляет обработку ПДн в следующих целях:

• подбор кандидатов для трудоустройства на вакантные должности в ООО «ФРЭНДВОРК»;
• подбор кандидатов для формирования «кадрового резерва» ООО «ФРЭНДВОРК»;
• ведение кадрового делопроизводства – прием работников, оформление и организация командировок, оформление отпусков, листков нетрудоспособности, изменение анкетных данных работников, перевод работников на другую должность, выдача справок и выписок, увольнение работников;
• расчет и выплаты или удержания денежных средств работникам – заработной платы, премий, надбавок, компенсаций, пособий;
• формирование и отправка отчетности в государственные и надзорные органы, фонды (ФНС России, ПФР);
• исполнение обязательств, предусмотренных локальными нормативными актами и трудовыми договорами;
• исполнение обязательств, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации (в частности, Федерального закона №181-ФЗ от 24.11.1995 «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», Федерального закона №340-1 от 20.11.1990 «О государственных пенсиях в Российской Федерации», исчисление и уплата (перечисление) страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, исчисление, удержание, перечисление налогов в бюджетную систему Российской Федерации и др.);
• заключение, сопровождение, расторжение договоров гражданско-правового характера, расчет и начисление вознаграждений, оплаты работ и услуг исполнителям по договорам гражданско-правового характера;
• исполнение обязательств, предусмотренных гражданско-правовыми договорами (в частности, осуществление расчета и выплаты денежных средств);
• проверка полномочий лиц, действующих от имени контрагента (в частности, проверка полномочий на подписание договора);
• заключение, исполнение, расторжение договоров с контрагентами, взаимодействие с контактными лицами контрагентов;
• исполнение договоров с контрагентами (клиентами), связанных с обработкой персональных данных кандидатов на вакантные должности компаний-клиентов в системе Friendwork Recruiter;
• организация и проведение мероприятий.

3.2. Для достижения целей обработки ПДн ООО «ФРЭНДВОРК» осуществляет следующие операции с ПДн: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение ПДн.

4. ПОЛУЧЕНИЕ И ОБРАБОТКА

4.1. Обрабатываемые ПДн ООО «ФРЭНДВОРК» получает:

• непосредственно у самого субъекта ПДн;
• от лица, не являющегося субъектом ПДн;
• из общедоступных источников ПДн.

4.2. В ООО «ФРЭНДВОРК» осуществляется обработка ПДн исключительно на законных основаниях. Во всех предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях в ООО «ФРЭНДВОРК» организуется получение согласия субъекта ПДн на обработку его ПДн в письменной форме или иной форме, позволяющей подтвердить факт его получения.

4.3. Получение ПДн от лица, не являющегося субъектом ПДн, осуществляется при наличии следующих оснований:

• для заключения договора по инициативе субъекта ПДн, а также для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект ПДн;
• для достижения целей, предусмотренных законодательством Российской Федерации, или для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на ООО «ФРЭНДВОРК» функций, полномочий и обязанностей;
• для осуществления прав и законных интересов ООО «ФРЭНДВОРК» или третьих лиц при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта ПДн;
• осуществляется обработка ПДн, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом ПДн либо по его просьбе (ПДн, сделанные общедоступными субъектом ПДн);
• осуществляется обработка ПДн, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законодательством;
• осуществляется обработка ПДн по поручению иного юридического лица, при условии обязательного получения согласия указанного лица на поручение обработки ПДн ООО «ФРЭНДВОРК».

4.4. В ООО «ФРЭНДВОРК» осуществляется обработка ПДн как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

4.5. Для достижения заявленных целей в ООО «ФРЭНДВОРК» обрабатываются ПДн физических лиц, заключивших трудовой договор (работников) с ООО «ФРЭНДВОРК», их родственников, уволенных работников и кандидатов для трудоустройства; сотрудников - физических лиц, устроенных по договорам гражданско-правового характера и индивидуальных предпринимателей, уполномоченных представителей контрагентов и их контактных лиц, а также кандидатов на вакантные должности компаний-клиентов.

4.6. В ООО «ФРЭНДВОРК» не осуществляются действия, направленные на раскрытие ПДн неопределенному кругу лиц (т.е. не осуществляется распространение ПДн).

4.7. ООО «ФРЭНДВОРК» не раскрывает и не предоставляет третьим лицам ПДн без согласия субъекта ПДн, полученного в требуемой законодательством Российской Федерации форме, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

4.8. Для выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей, а также для достижения своих уставных целей и договорных обязательств, ООО «ФРЭНДВОРК» предоставляет часть обрабатываемых ПДн:

• в Пенсионный фонд Российской Федерации;
• в Федеральную налоговую службу Российской Федерации;
• в Фонд социального страхования Российской Федерации;
• в банки, оказывающие услуги по ведению расчетных счетов ООО «ФРЭНДВОРК», а также услуги по безналичному перечислению заработной платы и других приравненных к ней выплат на счета работников ООО «ФРЭНДВОРК» и исполнителей по договорам гражданско-правового характера;
• в организации, оказывающие услуги по оформлению билетов, виз и бронированию гостиниц;
• в организации, предоставляющие услуги аренды нежилых помещений, оказание транспортных и логистических услуг;
• контрагентам (клиентам) по гражданско-правовым договорам в рамках обработки ПДн кандидатов на вакантные должности компаний-клиентов;
• в иные организации-контрагенты по гражданско-правовым договорам.

4.9. В ООО «ФРЭНДВОРК» не осуществляется обработка специальных категорий ПДн, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

4.10. В ООО «ФРЭНДВОРК» не осуществляется обработка биометрических ПДн.

4.11. Используемые в ООО «ФРЭНДВОРК» базы данных информации, содержащей ПДн граждан Российской Федерации, располагаются на территории Российской Федерации.

4.13. В ООО «ФРЭНДВОРК» не принимаются решения, порождающие юридические последствия в отношении субъекта ПДн или иным образом затрагивающие его права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки ПДн.

4.14. В ООО «ФРЭНДВОРК» может осуществляться обработка ПДн в целях продвижения товаров и услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи только при условии получения предварительного согласия субъекта ПДн.

5. ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

5.1. Обработка ПДн в ООО «ФРЭНДВОРК» осуществляется не дольше, чем этого требуют цели обработки ПДн.

5.2. В ООО «ФРЭНДВОРК» организуется хранение ПДн в течение времени, установленного требованиями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558), а также в отдельных случаях в течение времени, установленного договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн.

5.3. При достижении целей обработки ПДн, в случае утраты необходимости в достижении этих целей, по окончанию сроков хранения ПДн, обрабатываемые ПДн уничтожаются.

6. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ

6.1. В ООО «ФРЭНДВОРК» принимаются необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты обрабатываемых ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПДн, от иных неправомерных действий в отношении ПДн.

6.2. В ООО «ФРЭНДВОРК» приказами назначаются лица, ответственные за организацию обработки ПДн и за обеспечение безопасности ПДн.

6.3. В ООО «ФРЭНДВОРК» определен перечень лиц, доступ которых к персональных данным, обрабатываемым в информационных системах, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей.

6.4. В ООО «ФРЭНДВОРК» выполняются мероприятия по учету и обеспечению сохранности носителей персональных данных.

6.5. В ООО «ФРЭНДВОРК» проводится оценка вреда, который может быть причинен субъектам ПДн, а также регулярно проводится анализ условий и факторов, создающих угрозы безопасности ПДн при их обработке.

6.6. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в рамках системы защиты персональных данных ООО «ФРЭНДВОРК» применяются средства защиты информации, прошедшие в установленном порядке процедуру оценки соответствия.

6.7. Ввод в эксплуатацию новых информационных систем персональных данных производится только после выполнения процедур оценки эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности ПДн.

6.8. В рамках системы защиты ПДн ООО «ФРЭНДВОРК» реализованы:

• физическая охрана помещений, в которых размещаются технические средства информационных систем персональных данных;
• применение необходимых программных и программно-аппаратных средств защиты, в частности средств защиты от несанкционированного доступа, средств разграничения доступа и регистрации действий пользователей, средств антивирусной защиты, анализа защищенности, резервного копирования, межсетевых экранов, средств защиты от утечек информации;

· организационные меры по обеспечению безопасности персональных данных, принятые и утвержденные руководством ООО «ФРЭНДВОРК», в частности реализованы процедуры установления правил доступа к ПДн, регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПДн, процедуры восстановления ПДн, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним, учет машинных носителей ПДн, процедуры обучения и повышения осведомленности работников по вопросам обеспечения безопасности ПДн, процедуры контроля за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности ПДн и уровнем защищенности ПДн.