Вместе с Марией Константиниди (инстаграм: @hr_pickup), основательницей авторской школы рекрутеров и других HR-курсов, и Александром Крассом, генеральным директором FriendWork, мы рассмотрели усреднённый воркфлоу рекрутера и разобрались, какие этапы можно ускорить, а какие — улучшить.

К HR-директору Ольге пришел Василий из отдела разработки и говорит: «Нам срочно нужен JavaScript-разработчик уровня senior. Нанимаем как можно скорее, у нас скоро релиз». HR-директор передает вакансию вам и уточняет сроки: «Наймём Василию разработчика за неделю — это будет потрясающе».

Как вам за полдня согласовать и разместить вакансию и сделать так, чтобы на неё уже завтра были отклики от достойных кандидатов?

Спросите у Василия, работа кого из сотрудников его отдела ему кажется самой результативной, и вместе с ними проведите мозговой штурм. Спросите, что им важно увидеть в вакансии, какие бы преимущества вашей компании они бы указали, какие у них были боли и потребности, когда они искали работу.

А если шаблона нет, — предложите создать его. Написать продающую вакансию — это не значит каждый раз придумывать новый текст и полдня сидеть в творческих муках.

Подумайте, какие боли и потребности кандидата и заказчика будет решать эта вакансия, и создайте шаблон именно под эту должность. В следующий раз, когда к вам придёт Максим из соседнего отдела разработки, вы покажете ему уже готовый шаблон, предложите ему внести правки и сразу опубликуете вакансию.

Вернёмся к Василию. Ему нужен JavaScript-специалист если не сегодня, то хотя бы завтра, при этом такой, которого за полчаса можно ввести в курс дел. Очевидно, Василий хочет единорога, его нельзя в этом упрекать. В конце концов, мы все от единорога бы не отказались.

Единорога можно искать всю жизнь, а вакансию закрыть надо как можно скорее. Попросите Василия написать 3-5 вопросов, которые потом помогут вам найти среди соискателей наиболее подходящих кандидатов.

Это не тестовое задание, которое кандидат будет делать 2 дня, — большинство соискателей его просто не выполнят, и вы потеряете действительно хороших специалистов, которые так нужны Василию.

На HeadHunter и в нашей системе рекрутинга FriendWork к вакансии можно прикрепить этот список. Если вы сами ищете кандидатов и звоните им, вы сможете задавать эти вопросы по телефону и быстро решать, отказываете ли кандидату или отправляете его резюме заказчику.

Параллельно с размещением вакансии вы наверняка начинаете сорсить соискателей. Как сделать этот этап менее рутинным и более эффективным?

Начните с самого очевидного — массовых работных сайтов вроде HeadHunter. Можно ждать миллион световых лет, когда вам дадут доступ в закрытый телеграм-чат, а можно начать параллельно с этим сорсинг на работном сайте, где разработчик вашей мечты наверняка на всякий случай оставил своё резюме.

В идеале у отдела рекрутмента должна быть карта поиска, которая постоянно расширяется, чтобы не тратить время на лишние раздумья, когда нужно срочно закрыть вакансию.

Если у вас нет такой карты или она давно не обновляется, предложите HR-директору вашу помощь в этом. Так вас быстрее заметят, да и Василию-любителю увольнений и горящих вакансий вы будете находить кандидатов намного быстрее.

Если вашей компании нужен не массовый подбор персонала, а точечный поиск опытных специалистов, предложите создать реферальную программу. Ваш HR-директор, если он еще такую программу не создал, будет только счастлив, что вы хотите ему с этим помочь.

Мы собрали универсальные способы отбора кандидатов и добавили решения, которые помогут вам быстрее закрыть массовые должности или должности «среднего уровня».

Это ваша рекрутинговая повседневность, от которой никуда не деться. Мария Константиниди советует каждое утро начинать с разбора откликов. Вы можете настроить автопоиск, но параллельно придётся всё-таки разбирать отклики вручную.

Вы можете настроить отбор по критериям вроде опыта работы и места проживания в автоматизированной системе рекрутинга. Система сама отсечёт неподходящих вам кандидатов, отправит им письмо и сохранит историю взаимодействия с ними.

Те самые 3-5 вопросов, которые вы написали вместе с Василием и прикрепили к вакансии. Если вы сомневаетесь, приглашать ли кандидата на интервью, позвоните ему и задайте эти вопросы.

Такое решение идеально подойдет для «средних должностей». Если вы закрываете вакансию JS-специалиста уровня middle, назначьте соискателю вместе с заказчиком созвон и дайте небольшое задание, которое кандидат сможет выполнить за полчаса-час во время созвона. Так вы сразу оцените его хард-скиллы и решите, допустите ли вы этого кандидата следующий этап.

Обычно на стажировки отзывается много соискателей, вы до Нового года будете просматривать резюме и обзванивать их вручную. К тому же, просмотр резюме новичка вам ничего не даст. Если вы закрываете «маленькую должность», отправляйте ответом на отклики тестовое задание.

Если вы предусмотрели обязательное тестовое, напишите об этом в вакансии, чтобы для кандидатов задание не было сюрпризом.

Не думайте, что Василий каждую минуту своего рабочего времени помнит, что должен дать вам обратную связь по кандидатам, в первую очередь он думает о релизе и полетевшем коде.

Если вы отправите Василию 20 резюме за раз, он вам либо ответит «Ого, так много кандидатов, давайте посмотрим ещё» (и это не ускорит закрытие вакансии), либо решит, что столько резюме он не проверит никогда (и это тем более процесс быстрее не сделает).

Многие рекрутеры переживают, что кандидаты забывают прийти на интервью. Помните фразу «Простите, я опоздал, потому что не хотел приходить?» Если кандидаты регулярно «забывают» об интервью, это значит, что вы не заинтересовали их в приходе на собеседование.

Либо кандидат действительно просто забыл или проспал. Кроме вашей вакансии он откликнулся ещё на 10 подобных, и время всех 10 собеседований он просто не может запомнить.

Приглашение на интервью — это этап, на котором вы продаёте заботу о кандидате. Написать ему о дресс-коде компании и прикрепить карту с маршрутом — заботливо, заставить отмечать время в вашем гугл-календаре — не заботливо.

Кандидат нервничает, ему предстоит побывать на нескольких собеседованиях. Кидать претенденту на должность ваш гугл-календарь с просьбой самому отметить подходящее время — это быть невнимательным и к соискателю, и к своей работе.

В этом вам помогут шаблоны email-писем. Они идеально подходят, чтобы написать рекрутеру о месте и времени и приложить карту, как найти офис вашей компании.

Накануне интервью позвоните кандидату и спросите, всё ли в силе, или отправьте смс.

Вы знаете, что ваш заказчик Василий последние две недели из-за релиза и нехватки рабочих рук на взводе. Как сделать так, чтобы вы с ним могли здраво оценить кандидатов на интервью и нанять такого, которого Василий ждёт-не дождется?

Если у вас в компании нет интервью-гайда с вопросами и критериями оценки, самое время его составить. Напишите вопросы, которые будете задавать вы, и спросите Василия, о чём ему будет важно узнать на интервью. Ко всем этим вопросам добавьте шкалу оценки, которой и вам, и заказчику будет удобно пользоваться.

Вы или ваш коллега уже работали с Василием и знаете, что составленный до этого гайд был неудобным и Василий его часто забывал заполнить, обсудите это с заказчиком и сделайте для него гайд проще.

Василий из-за релиза не спал уже три ночи, потому что в его коде где-то есть ошибка и он упорно не может её найти и исправить. Как думаете, что сделает Василий? Да, он станет задавать мелкие детальные вопросы про составление этого кода, не даст вам даже вставить «Какой график работы для вас удобен?».

Кандидат растеряется, ответит что-то не так, Василий расстроится, и вы как рекрутер потеряете ценного сотрудника, не успев с ним даже ладом поговорить.

Чтобы такого не произошло, направляйте Василия, напоминайте ему, что у вас ограниченное время на собеседование и его не надо тратить на мелкие вопросы. Если заказчик забыл во время интервью заполнить гайд с критериями, задержите его на 2 минуты после собеседования и попросите оценить кандидата по вопросам.

Вы с Василием провели все интервью, он вам сообщил, кого возьмёт к себе в команду, а кому отказывает. Как отказать кандидату, чтобы он не обиделся, не подал в суд, и даже порекомендовал своих друзей, которые больше подходят на эту должность? От должности это и зависит, давайте разбираться:

Используйте в шаблонах нейтральные формулировки, которые не заденут кандидатов.

Чтобы не тратить много времени на рассылку писем кандидатам на массовые должности, используйте автоматизированную систему. В ней вы можете одним кликом изменить статус кандидата и ему автоматически отправится письмо с отказом.

Кандидат прошёл через миллион ваших этапов, ответил на вопросы к вакансии, оделся по дресс-коду, нашёл ваш офис и был активен на интервью. Кинуть после всего этого ему сухой шаблон «Извините, мы продолжим поиск» будет бесчеловечно.

Позвоните кандидату, расскажите, что вам в нём понравилось, и честно объясните, почему вы не готовы его сейчас взять. Мария Константиниди говорит, что часто кандидаты благодарят за искренний отказ и предлагают друзей, которые больше подходят на эту должность. Правда круто, что даже на этапе отказа HR-бренд вашей компании может усилиться?

Вдруг Василий пригласил кандидата на оклад, который был у предыдущего работника, а финансовый отдел решил, что платить сейчас столько не может.

Согласуйте со всеми, кто принимал участие в найме сотрудника, все условия. Как и сколько компания будет платить сотруднику? В каком режиме он будет работать? Договор какого типа с ним заключат? Всё это важно, чтобы ваша недельная плотная работа с Василием не стала прахом.

Работать с заказчиком вам нужно на всех этапах поиска и найма сотрудника. Напоминаем, у Василия должность горящая, ему нужен был разработчик ещё вчера. Как построить работу с заказчиком, чтобы как можно скорее нанять действительно ценного специалиста?

Вы не просто исполнитель и шестерёнка в машине вашей компании. Найм сотрудника — это процесс, в котором заинтересованы и вы, и заказчик.

Договоритесь на берегу о правилах игры с заказчиком. Ещё до размещения вакансии и начала сорсинга расскажите Василию, какие этапы найма вы планируете и сколько предположительно времени на каждый из них уйдёт. Договоритесь, как часто и быстро Василию нужно будет давать вам обратную связь, чтобы найти для него в сжатые сроки идеального кандидата.

Если Василию неудобны ваши каналы обратной связи, интервью-гайд и ежедневные созвоны с утра пораньше, спросите его, что именно ему не нравится, и подстройтесь. Потратьте ваше время не на нытьё, а на улучшение процессов.

Василий не может думать ни о чём, кроме релиза, и у него нет времени просматривать резюме и быть с вами на связи? Спросите, есть ли кто-то, кому он может поручить эти задачи. Вы обязательно позовете Василия на интервью, он может не беспокоиться.

Если Василий постоянно забывает дать обратную связь и не приходит на собеседования, а потом спрашивает, где его единорог, честно ему объясните, что вы старались как могли, подстроились под него как могли, и виноват не кто иной как сам заказчик.

Совсем не получается найти общий язык с заказчиком — уточните, насколько эта вакансия сейчас для него важна и критична. В конце концов, вы тратите своё время, Василий черпает ресурсы компании, и узнаваемый HR-бренд ваш отдел тоже получил не просто так.

Нет времени на пересмотр воркфлоу? Много времени тратите на рассылку писем? Просмотр резюме кандидатов кажется бесконечным? Получите бесплатный доступ к сервису для автоматизации рекрутинга FriendWork! Система сама будет рассылать письма кандидатам и заказчикам, формировать отчеты и сохранять историю взаимодействия с каждым кандидатом. Узнайте обо всех возможностях сервиса и протестируйте бесплатно на своем процессе подбора. FriendWork легко подстроится под специфику вашей компании.