Ищете способ отказать кандидату? Думаете, как это делать максимально безболезненно и для себя, и для соискателя? Устали от недовольства отвергнутых претендентов? Расскажем, как отказать кандидату и уберечь свои нервы.
Поделились опытом
Вместе с Еленой Кулеш, руководителем отдела по подбору и адаптации персонала в ECOOKNA GROUP, мы рассмотрели разные способы отказать кандидату. Какие из них навлекут на вас гнев претендентов, а какие помогут учтиво проститься с соискателем и, возможно, обернутся неожиданной удачей для вас?
Сначала разберемся, когда кандидату звонить, а когда достаточно письма.
Способы отказать кандидату
Каждый рекрутер хочет добыть заказчику специалиста его мечты. Казалось бы, после усердной работы и слов «Вы наняты» можно расслабиться и думать, какой вы молодец и как счастлив ваш заказчик. Но нет… Осталась еще одна часть работы – разослать отказы кандидатам. Это самый неприятный момент в работе HR, поэтому его хочется оттянуть, замять и по возможности забыть.
Однако если махнуть рукой на эту часть работы, может пострадать и имидж рекрутера, и имидж компании. Поэтому берем волю в кулак и думаем, как сообщить кандидату, что работа в вашей компании ему не светит.
Вот какие способы есть:
- Телефонный звонок. Помните, этот разговор может продлиться вечность, будет эмоционально тяжелым, и вы почувствуете себя выжатым лимоном. Но после содержательного общения, нескольких встреч или тестового задания звонок показывает уважение к времени кандидата. Перед разговором лучше проверить требования вакансии и подготовить причину, связанную с ними, а не с общей оценкой человека. Если после разговора отправляется письмо, в нем можно кратко зафиксировать результат тестового задания.
- Письмо на почту или сообщение. Легко, быстро и неэнергозатратно. Такой канал подходит после рассмотрения резюме, короткого скрининга и на ранних этапах. Письмо с отказом кандидату должно быть личным и понятным: одной фразы «мы выбрали другого» обычно недостаточно. Если нужен вежливый отказ кандидату, начните с обращения по имени и благодарности за отклик.
- Отказ во время интервью. Бывает, уже в ходе разговора становится понятно, что подтвержденный опыт или профессиональные навыки кандидата не соответствуют обязательным требованиям вакансии. Вежливо обозначьте параметры, которые не позволяют нанять человека, но не делайте поспешных выводов по одной неловкой фразе.
- Обратный звонок. Если решение отложено, рекрутер сам связывается с кандидатом в согласованный срок. Предлагать соискателю перезвонить после такой-то даты можно только как часть ясной договоренности. Отсутствие звонка кандидата нельзя считать отказом: итог нужно сообщить при любом решении.
- «Час-X». Если вы не желаете обзванивать всех «отсеянных» претендентов, договоритесь с соискателем о следующем: «На принятие решения нам понадобится несколько дней. Мы свяжемся с вами до конца рабочей недели». Связаться нужно и при положительном результате, и при отказе. Если решение задерживается, объясните это кандидату и назовите новую дату, а не оставляйте его догадываться по молчанию.
Как выбрать канал и срок ответа
Вопрос, как отказать кандидату в приеме на работу, зависит от этапа подбора и того, сколько времени вы уже провели вместе. После рассмотрения резюме или короткого скрининга обычно хватает письма. После содержательного собеседования уместен личный звонок, а его итог можно подтвердить письменно. Такой канал связи позволяет ответить на вопросы и не превращать отказ в безликую рассылку.
Срок ответа кандидату лучше оговорить заранее. Универсальной даты для любого найма нет: все зависит от числа этапов, решения заказчика и договоренностей с соискателем. Если согласованный срок меняется, сообщите об этом до его окончания и назовите новую дату, которую компания действительно выдержит.
Что помогает в работе с отказами
Иногда так хочется, чтобы какой-нибудь добрый друг взял и сделал за нас часть работы. Сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork – то, что вам нужно! Система возьмет на себя сорсинг откликов соискателей и поможет сразу отказать тем, кто вам не подходит.
А если в погоне за специалистом мечты вам пришлось провести 100 собеседований, не волнуйтесь: онлайн-сервис отправит столько отказов, сколько нужно, и сохранит историю взаимодействия с соискателем.
Если речь идет о десятках и сотнях откликов, важно не только автоматизировать процесс, но и сделать его корректным для кандидатов. Как организовать массовые отказы без потери лояльности – рассказываем в статье «Полная картина отказов: анализируйте каждый этап подбора в FriendWork Recruiter».
Отказ уже сам по себе неприятен, поэтому особенно легко переборщить с формулировками.
Как не стоит отказывать кандидату
Отказывая соискателю, взвешивайте каждое слово. Резкая фраза может испортить впечатление о компании, а расплывчатое решение оставит кандидата в недоумении. Поэтому смягчим насмешливую мысль о суде и разберем, что действительно не нужно делать.
Что мы не делаем, отказывая кандидату:
- Не говорим о личных качествах. Мы оцениваем соискателя с точки зрения его профессиональных навыков, опыта и соответствия требованиям вакансии. Даже если кандидат очень вам несимпатичен, он не должен об этом знать. Причина отказа в приеме на работу должна относиться к деловым качествам и требованиям самой работы.
- Не сжигаем мосты. Претендент, которому вы отказали сегодня, возможно, понадобится вам уже завтра. Вдруг появится должность, для которой он идеально подойдет? Уважительное завершение разговора помогает сохранить отношения и репутацию работодателя, но не гарантирует будущего найма.
- Не забываем обосновывать отказ. Причина, по которой вы не нанимаете кандидата, – обязательная часть отказа. Обычно соискатели хотят знать, почему их не приняли, так что причину лучше написать или озвучить сразу. Связывайте ее с реальным требованием вакансии, а не с общим впечатлением. Не придумывайте нанятого сотрудника, если это не так.
- Не рассыпаемся в извинениях. Избегайте многосложных объяснений и формулировок «мне так жаль», «извините, пожалуйста», «отнеситесь с пониманием». Чем больше слов, тем сильнее вероятность, что их истолкуют ровно наоборот. Короткая благодарность, понятное решение и честная причина звучат уважительнее.
- Не бросаем трубку. Если Остапа понесло, мы все равно остаемся вежливыми. Помните, что вы выступаете представителем компании. Если разговор становится агрессивным, спокойно повторите причину в пределах фактов, обозначьте границу и предложите продолжить общение письменно. Переход на личности ни к чему хорошему никогда и никого не приводил.
Отказ кандидату после собеседования особенно легко превратить в спор о впечатлениях. Лучше опираться на результаты собеседования, заранее согласованные критерии и требования вакансии. Критерии оценки полезно зафиксировать до начала интервью, чтобы решение не зависело от настроения участников.
«Если кандидат начинает вести себя некорректно, то, что бы вы ни сказали, будет являться для него раздражителем».
Когда решение принято, остается сказать его так, чтобы человеку не пришлось собирать смысл по кусочкам.
Как отказать кандидату вежливо
Проблемы не нужны ни вам, ни компании, поэтому давайте подумаем над отказом, к которому невозможно придраться.
Прежде всего, звонок или письмо?
Письмо в этом случае подойдет лучше: вы сэкономите массу времени, не выдернете человека из рабочего процесса и избежите вопросов, которые застанут вас врасплох. А если кандидат пришлет обратное письмо, у вас будет время, чтобы корректно и мягко ему ответить. После содержательного собеседования можно сначала позвонить, а затем подтвердить итог письменно.
Структура должна базироваться на трех китах: личное обращение и благодарность за конкретный этап, понятное решение с реальной причиной по требованиям вакансии, уместный следующий шаг и подпись с контактами. Письмо получается коротким, персональным и однозначным.
Как сделать отказ более мягким?
- Начните с личного обращения. Так у соискателя появится ощущение, что ему прислали индивидуальное письмо.
- Поблагодарите соискателя как можно менее холодно. Вместо «Спасибо за Ваш отклик» напишите: «Благодарим, что остановили Ваш выбор на нашей компании». Благодарность за встречу или тестовое задание тоже лучше назвать прямо.
- Вежливо обоснуйте причину отказа, но не «вываливайте» все недостатки соискателя разом. Самые «безопасные» формулировки: «Мы приняли кандидата с большим опытом» или «На эту вакансию мы взяли кандидата с профильным образованием». Такие слова подходят только тогда, когда это действительно было критерием выбора.
- Отказывая, подбодрите. Особенно тех, кто начинает карьеру. Дайте понять соискателю, что вас впечатлили его профессиональные навыки и опыт. Пусть у претендента останется уверенность в том, что его ценят, но не обещайте ему будущий найм без оснований.
«Отказ может быть способом укрепить HR-бренд. Важно уметь давать обратную связь так, чтобы человек ушел с мотивацией, а не с обидой».
- Доверительный тон. Вы можете учтиво подвести соискателя к тому, что вакансия ему не подходит. Например, если график работы обсуждался заранее и действительно не совпадает с возможностями кандидата, это можно назвать частью причины. Делать вывод о студенте или его планах без разговора об условиях не стоит.
- Попросите разрешения сохранить контакты соискателя в кадровом резерве компании. Перспективных кандидатов не теряйте – сохраняйте в кадровом резерве и возвращайтесь к ним по мере появления подходящих ролей. Как создать резерв и превратить базу резюме в рабочий инструмент, читайте в нашем гайде «Кадровый резерв: 7 шагов к базе резюме для быстрых решений». Это на руку и вам, если появится подходящая вакансия, и соискателю будет приятно. Но кадровый резерв не означает обещание найма.
- Обратите внимание соискателя на то, что им могут заинтересоваться другие отделы или компании. Спросите его разрешения на передачу данных другим работодателям или на переадресацию вашим знакомым HR-менеджерам. Предлагайте такой следующий шаг только при наличии конкретной возможности.
- Оставьте подпись с контактами. Всегда будьте для соискателя человеком, а не роботом-рассыльщиком. Имя, должность и рабочий способ связи пригодятся, если кандидату понадобится уточнить причину отказа или дать обратную связь о процессе.
Кстати, рекомендации кандидатов часто становятся настоящим источником сильных сотрудников. Чтобы системно выстроить такой процесс и мотивировать людей делиться контактами, посмотрите наш гайд «Как превратить сотрудников и партнеров в надежный канал подбора». Уверены, вы найдете там много полезного!
Когда нужен письменный ответ о причине отказа
Обычная обратная связь после интервью и официальный ответ на письменное требование кандидата – разные вещи. По статье 64 ТК РФ работодатель обязан ответить на письменное требование о причине отказа не позднее семи рабочих дней со дня его предъявления. Это специальный срок для такого обращения, а не общий срок ответа после собеседования.
В письменный отказ кандидату включают причину, связанную с деловыми качествами и требованиями работы. Деловые качества кандидата должны быть связаны с задачами роли и подтверждаться фактами. Возраст, оформление резюме и предполагаемые карьерные планы не могут быть самостоятельными основаниями. Отказ можно обжаловать в суде, поэтому формулировки должны соответствовать фактам и требованиям роли.
Примеры отказа кандидату на разных этапах
Ниже – три авторских примера. Их нужно адаптировать к реальному критерию вакансии, а не копировать вслепую.
После рассмотрения резюме
На этапе, когда идет рассмотрение резюме, не ссылайтесь на встречу, которой не было, и не делайте вывод о пригодности человека только по виду резюме.
Здравствуйте, Анна!
Спасибо за отклик на вакансию менеджера проектов. После рассмотрения резюме мы решили не приглашать вас на следующий этап: для этой роли нужен подтвержденный опыт самостоятельного ведения проектов в сфере B2B, а в резюме он не указан. Благодарим за интерес к компании.
С уважением, Мария, менеджер по подбору персонала
Это пример отказа кандидату с благодарностью за отклик и реальной причиной. Если такой опыт в резюме есть, сообщение нужно изменить.
После собеседования
Если нужно понять, как отказать кандидату после собеседования, сначала вспомните, о чем говорили на встрече. Причина должна опираться на результаты собеседования и обсужденные требования роли.
Антон, добрый день!
Спасибо за встречу и время, которое вы уделили обсуждению задач. По результатам собеседования мы решили продолжить процесс с другим кандидатом: для этой роли критичен подтвержденный опыт запуска проектов с несколькими командами, а в нашем разговоре такой опыт не удалось подтвердить. Спасибо за открытый разговор.
С уважением, Мария, менеджер по подбору персонала
После собеседования такой отказ можно сообщить по телефону, а затем отправить письменное подтверждение. Так кандидат сможет задать вопросы, а у компании останется точная формулировка итога.
После тестового задания
Тестовое задание лучше назвать в письме прямо и поблагодарить кандидата за потраченное время.
Ольга, здравствуйте!
Спасибо за время и работу над тестовым заданием. Мы приняли решение не продолжать отбор на эту роль: по заранее обозначенным критериям оценки нам важно было увидеть расчет нескольких сценариев и обоснование выбора, а в текущем варианте задания эта часть раскрыта не полностью. Если вы захотите, можно отдельно поделиться обратной связью о процессе.
С уважением, Мария, менеджер по подбору персонала
Отказ после тестового задания выглядит корректно, если решение связано с критериями оценки, а не с общей оценкой личности.
Как попросить обратную связь о процессе подбора
После завершения подбора можно попросить кандидата добровольно оценить процесс: были ли понятны этапы, соблюдались ли сроки, хватало ли информации и корректно ли проходило общение. Такая обратная связь кандидату помогает найти слабые места в процессе и не заменяет объяснение решения работодателя. Если обратная связь кандидату нужна для внутреннего разбора, лучше спрашивать о конкретном этапе, а не о личных качествах человека.
Просьба должна быть короткой, без давления и обязательного ответа. Например: «Если вам удобно, поделитесь, пожалуйста, что в процессе подбора было понятным, а что стоило бы улучшить. Ответ необязателен и не повлияет на наше решение».
Не забывайте, что у вас есть помощник!
В FriendWork сохраняется история взаимодействия с кандидатом: рекрутер и заказчик видят, на каком этапе завершился подбор и что происходило до отказа. Эти данные помогают разбирать процесс и находить места, которые стоит улучшить.
Вежливость – залог успеха!
Помним, что мы – представители компании, а отказы соискателям – часть нашей работы. Поэтому вооружаемся всем профессионализмом и всей деликатностью, на которые способны, и стараемся отказывать кандидатам максимально вежливо, четко и по делу.
Следуйте советам, оставайтесь учтивыми в любой ситуации. Не забывайте о китах: благодарите кандидата, объясняйте причину отказа и выражайте готовность к следующему контакту, если для него действительно появится подходящая возможность.
