Как рекрутинговое агентство потеряло все данные в 2022 году, и что из этого вышло

«Ритейл Персонал» работает на рынке рекрутинга больше десяти лет. Часть клиентов не уходит уже 13 лет, и в индустрии, где подрядчиков меняют при первой возможности, это говорит само за себя.

С начала работы с FriendWork Recruiter число активных вакансий выросло на 20% и сейчас их 500+ в месяц. Более 150 кандидатов ежемесячно выходят на работу через агентство, за это время команда выросла с 9 до 14 рекрутеров. Спектр задач широкий: от точечного поиска топ-менеджеров и редких IT-специалистов до массового найма.

В 2022 году агентство потеряло доступ к зарубежному ПО, в котором велась база кандидатов. Данные по проектам, кандидатам и этапам подбора, накопленные годами, оказались недоступны. Пришлось начинать заново, с Excel.
Десятки файлов, ручной ввод каждого этапа по каждому кандидату, дубли анкет, которые отслеживали тоже вручную... Часть кандидатов просто не успевали внести из-за объемов. Рекрутеры работали отлично, но инструмент не тянул нагрузку.

Так появился вопрос, который стал отправной точкой: сколько анкет необходимо изучить, сколько кандидатов провести через интервью и оценку, прежде чем заказчик выберет того самого, нужного человека?

Агентство сравнивало несколько решений. И эти 3 фактора перевесили:

👉 Демо-доступ. Не презентация, а работа в системе на реальных задачах до покупки. Это помогло проверить, насколько логика FriendWork Recruiter совпадает с процессами агентства.

👉 Готовность к доработке. Воронка для массового найма и воронка для поиска топ-менеджера — разные вещи. Нужна была система, которая это понимает. Стоимость кастомизации оказалась адекватной.

👉 Скорость поддержки. Команда FriendWork Recruiter была на связи на каждом этапе, и любые вопросы решались без затяжных ожиданий.

Внедрение прошло в пять этапов. О каждом немного подробнее.

Разобрались с текущими процессами:
✔ Провели внутренние обсуждения и опросили команду, чтобы понять, какие данные важно фиксировать и какие показатели нужны для аналитики.
✔ Описали процессы по всем направлениям подбора: массовый найм, back-office, IT, инженеры, руководители.
✔ Определили, как вести вакансии, работать с кандидатами и распределять задачи внутри команды.
В тот период компания активно росла и развивалась, особенно направление IT-подбора.

После корректировок подключили всю команду, настроили роли и доступы. Обучение прошло быстро, интерфейс интуитивно понятный, и длинные инструкции не понадобились.

✔ Настроили воронки под каждый тип вакансий, дашборды и отчеты.
✔ Стали собирать аналитику, которая показывает конверсию на каждом этапе, где возникают задержки и какие источники дают результат.

Расспросили команду, скорректировали то, что не зашло, зафиксировали то, что сработало.

Среднее время закрытия вакансии сократилось с 30–35 дней до 21 дня. Рекрутеры не стали работать больше, они просто перестали тратить время на рутину.
Агентство не считает ROI в классическом смысле, но ведет учет трудозатрат по каждой вакансии, то есть насколько закрытие выгодно для бизнеса. Теперь это тоже считается.

В том числе психологическая: раньше было много трудозатратных рутинных манипуляций, которые не добавляли результата.

То, что раньше занимало часы в Excel, сейчас доступно в пару кликов.

Видно, где кандидаты уходят и почему, и можно на это влиять, а не просто констатировать.

Объединяет данные по сотрудникам компании.

Эффект:
→ данные по сотрудникам собраны в одной системе, то есть мы собрали единое HR-пространство;
→ можно работать с данными без переключения между системами.

Цифры стали следствием того, как изменилась логика работы.

✔ Вся история проекта — в одном месте. Коллеги больше не тратят время на передачу информации при смене рекрутера или возобновлении проекта. Открыл вакансию — увидел чек-лист, вопросы для кандидатов, кому делали оффер, почему отказали.
✔ Воронка стала управляемой. HR-команда видит, сколько кандидатов проходит через каждый этап, где возникают задержки, какие источники работают и на каких этапах воронки их теряли.
✔ Сроки перестали быть примерными. До внедрения сроки закрытия вакансий никто не мог посчитать точно, а сейчас это конкретное число с динамикой.
✔ 14 рекрутеров работают как единая система, а не как 14 специалистов с личными таблицами.

FriendWork стал не просто инструментом подбора, а ядром HR-процессов компании.
Система хранит и структурирует:

• историю кандидатов;
• данные по вакансиям;
• информацию о сотрудниках;
• изменения процессов.

И сопровождает компанию на всех этапах роста. При этом развитие CRM продолжается.