Получить демо-доступ

Как рекрутеру экономить минимум 60 минут в день. Кейс Marksman

Кейс внедрения FriendWork
Спикер: Ольга Кочергина, представитель компании Marksman
О пользователе
Marksman — российское рекрутинговое агентство. Наша специализация — это management selection и executive search-проекты в пяти основных отраслях: IT и высокие технологии, финтех-направление, ритейл и электронная коммерция, строительство и недвижимость, а также профильная экспертиза в индустрии образования. Мы компания, которая занимается целевым подбором кадров для сферы образования: и для онлайн-, и для офлайн-проектов — ведущих российских частных школ, корпоративных университетов и вузов.


Важное уточнение: в основном мы работаем с закрытым рынком кандидатов и не используем систему публикаций и откликов, это нужно знать для понимания процессов рекрутинга и связки с ATS. Наша задача — взаимодействие с большим количеством внешних пассивных источников кандидатов, загрузка их в базу и сопровождение в процессе подбора.


16 лет на рынке
60+
Сотрудников
Работают с крупными
заказчиками
Среди клиентов ПАО «Московская биржа», «Иннотех», ещё ряд компаний из экосистемы ВТБ, X5 Group, Магнит, Сбермаркет, большое количество технологических стартапов.

Москва
Работают по всей России. Есть проекты в СНГ и Европе
Как мы поняли, что у нас не так
Рекрутинг у нас был автоматизирован, мы пользовались другой ATS. Но в какой-то момент поняли, что она живёт отдельной жизнью:

  • это был монолит, который никак не связан с внешними процессами подбора в плане загрузки профилей кандидатов;

  • коммуникаций с кандидатами внутри платформы с помощью мессенджеров и электронных писем фактически не было. Все эти инструменты присутствовали там формально;

  • интерфейс для пользователя был запутанным и сложным для восприятия. Проще было пользоваться платформой просто как базой резюме, что мы и делали.

Это сильно тормозило развитие компании и скорость закрытия вакансий, поэтому мы начали анализировать внешний рынок готовых решений и искать более user friendly продукты для автоматизации найма.


Поиск «золотой середины»

У компании было несколько критериев, по которым выбирался сервис автоматизации. Ключевой — перенос данных.

За 16 лет работы накопился огромный массив информации — больше 1 миллиона профилей кандидатов в виде резюме и историй взаимодействия с ними: например, комментарии по проведённым телефонным интервью или личным встречам.

Плюс все данные о заказчиках и вакансиях, над которыми мы для них работали.

Важно было аккуратно и правильно перенести всё, что касается рекрутинговой логики внутри связки «Кандидат — Вакансия — Компания».

Также в рамках основного функционала хотелось видеть раздел «Клиенты», ведь часть решений на рынке были ориентированы полностью на внутренний подбор. У них просто отсутствовал очень важный для нас агентский блок.

Мы хотели работать с платформой как с единым центром коммуникаций с кандидатами: в одном сервисе отправлять им письма, писать в Telegram, в целом исключить из производственной цепочки «пустые» действия, которые можно автоматизировать.

На этапе изучения рынка мы поняли, что FriendWork — это новое поколение ATS:

  • интуитивно понятный интерфейс;

  • возможность plug and play — даже если вы никогда не занимались рекрутингом, понять, как работает сервис, не составляет труда. Всё понятно — как составляется заявка на подбор, прикрепляются кандидаты и как они движутся по воронке.

В итоге мы выбрали под свои цели самый функциональный тариф «Профессиональный». Он полностью закрыл все потребности без дополнительной кастомизации.

На сервис FriendWork перешли от другой ATS, выбирали по 8 критериям:
Нужен был перенос данных — порядка 1 миллиона профилей кандидатов.
Облачный сервис.
Раздел «Клиенты» в рамках основного функционала.
Независимый сервис, не входящий в стороннюю экосистему.
Платформа как единый центр коммуникации с клиентами.
Подвижный и развивающийся сервис.
Интуитивно понятный интерфейс.
Интеграция с LinkedIn.
Сроки внедрения продукта + техзадание

Я как ведущий проекта составляла техническое задание. Важно подчеркнуть — я не специалист в технических аспектах внедрения продукта, я скорее subject-matter expert: формулировала бизнес-языком, что нам нужно в продукте, и передавала коллегам в FriendWork.

На этапе внедрения нашим контактным лицом была Елена Гетман, она уже работала в команде с аналитиками и разработчиками внутри компании. Специалисты полностью взяли на себя упаковку ТЗ, мы же получали от них целевые запросы и предложения.

Переход: два шага к современной автоматизации

Так получается, что все процессы миграции у нас приходятся на майские праздники, так вышло и в этот раз. Это здорово: мы ушли на праздники, отдохнули, а вернулись уже в совершенно новую систему.

Сотрудники проходили базовый обучающий вебинар по работе с сервисом. Но в этом не было необходимости. Всё было понятно и без обучения. Ребята просто сели и начали работать.

С переносом нашей обширной базы данных есть один нюанс — этот процесс ещё продолжается. Это проблема на стороне архитектуры предыдущей ATS: оказалось, что часть данных просто физически невозможно достать из старой системы и перенести в FriendWork из-за уникальной архитектуры прежнего решения. Это некритичный аспект, мы последовательно вручную добавляем данные.

Наш переезд на новый сервис состоял из 2 этапов:

  1. Первый шаг — перенос всей базы кандидатов. Это произошло быстро, буквально в течение 10 нерабочих дней майских праздников.

  2. Второй шаг — за остаток месяца был перенесён состав заказчиков и вакансий — и мы спокойно продолжили работать.

На первом этапе эксплуатации, в наших условиях обширных баз данных, были случаи долгих откликов системы, мы с этим детально разбирались. Нашли проблему на уровне логики выстраивания процессов, технические специалисты компании оперативно переписали алгоритмы — и с тех пор всё работает просто отлично.

Что измеряем и автоматизируем
В разделе «Аналитика» FriendWork есть много возможностей для измерения показателей эффективности работы рекрутеров. Но с точки зрения наших бизнес-процессов, основная аналитическая часть — это операционный KPI, метрики работы ресечеров, консультантов — исторически у нас ведётся в другом сервисе.


Результаты внедрения FriendWork:
Минимум 30 минут экономии времени рекрутера:
  • Если раньше действие «нашёл электронную почту кандидата, скопировал, вставил, написал, кандидат ответил, скопировал, вставил ответ в базу», то сейчас эта рутина ушла.
    Теперь кандидату можно писать прямо из сервиса, туда же приходят ответы, все данные сохраняются в базу. Перед глазами вся история взаимодействия.
Стабильно экономятся ещё 30 минут на работе в LinkedIn и Habr.
Проверка дубликатов анкет кандидатов
  • Очень быстро работает функция склеивания карточек кандидатов-двойников.
После внедрения FriendWork перевыполнили план
Мы очень сильно выросли за третий квартал этого года, он рекордный. Мы перевыполнили план! Большая доля нашего успеха во внедрении FriendWork, ускорении процесса подбора, специалисты теперь могут больше воронок кандидатов пропускать через себя.
Советы для HR в начале процесса автоматизации
Без системы автоматизации подбора эффективно работать нельзя: кандидаты могут писать рекрутеру по нескольку раз, в каждом случае нужно найти время на ответ, найти историю общения и так далее.

Обязательно нужна общая база, в которой сохраняется вся история взаимодействия с кандидатами, все резюме и контакты, все комментарии специалистов. На их основе уже можно выставлять метрики эффективности работы рекрутеров. Важно в моменте понимать, сколько у тебя проектов, каков средний срок закрытия вакансии, по каким клиентам или подразделениям он провисает, на что стоит обратить внимание немедленно. Без ATS ты даже не задумываешься о таких вопросах.

Хотите узнать, как FriendWork поможет именно вам?
Оставьте заявку прямо сейчас и скоро вы будете наслаждаться удобным и эффективным процессом рекрутинга.
60 минут в день экономят рекрутеры за счёт:
  • Автоматизации рутинных операций;
  • Интуитивно понятного сервиса;
  • Интеграции с LinkedIn;
  • Единого центра коммуникации с кандидатами;
  • Функции склеивания карточек кандидатов-двойников.
Хотите узнать, как FriendWork поможет именно вам?
Оставьте заявку прямо сейчас и скоро вы будете наслаждаться удобным и эффективным процессом рекрутинга.
Оставить заявку