Как FriendWork стал ядром HR-процессов в Дневник.ру

Дневник.ру — компания, которая занимается цифровизацией общего образования.
Продукт развивается, появляются новые направления и решения, растут команды. Это начинает напрямую влиять на HR-процессы: увеличивается поток вакансий, усложняется структура взаимодействия, возрастает нагрузка на подбор и адаптацию.

FriendWork используется в компании уже 6+ лет и за это время стал основой HR-процессов.

Сегодня это выражается в нескольких ключевых изменениях:

• система стала основным инструментом HR-команды;
• она охватывает подбор, адаптацию и работу с сотрудниками;
• позволяет работать с большим объемом вакансий и данных без потери управляемости.

В результате:

1. Сформировалось единое пространство вместо разрозненных инструментов.
2. Снизилась нагрузка на команду даже при росте компании.
3. Процессы стали четкими и видимыми для всех участников.

Чтобы понять, как к этому пришли, вернемся в начало, к моменту знакомства с продуктом.

Знакомство с FriendWork началось еще в 2014 году — лично с Александром Крассом и его командой.
FriendWork сопровождал рабочие процессы много лет, и около 6 лет назад было принято решение внедрить систему в Дневник.ру.

На момент внедрения компания находилась в фазе активного роста: запускались новые направления и продукты, увеличивалась нагрузка на подбор и коммуникации внутри команд.

Система не выглядела как жесткое решение «под всех». Напротив, она позволяла настраивать процессы под конкретный бизнес.

После этого решение о внедрении выглядело логичным следующим шагом — важно было быстро и без сложностей запустить систему в работу.

Внедрение прошло спокойно для команды.
Сотрудников обучили работе в системе, подготовили инструкции и презентации. Интерфейс оказался понятным, поэтому коллеги быстро начали использовать инструмент в работе.

Дополнительно к системе подключили внутренних заказчиков — они стали участвовать в работе с вакансиями и видеть статусы подбора.

В итоге запуск прошел без лишней нагрузки на команду и сразу дал понятный рабочий результат:

• вход в систему не потребовал длительного обучения;
• не возникло сопротивления новому инструменту;
• в процесс были вовлечены все участники.

Дальше система начала развиваться вместе с компанией — от задач подбора к более широким HR-процессам.

Сначала FriendWork использовали как инструмент для подбора — вели вакансии, работали с кандидатами и выстраивали процесс найма внутри команды.
В этот период компания запускала новые направления и продукты, один из которых позже вырос в отдельную компанию. В таких условиях важно было синхронизировать команды и настроить понятный процесс найма.

Система помогла:

• упростить взаимодействие между участниками;
• структурировать процессы формирования команд;
• навести порядок в работе с кандидатами.

Также появилась возможность видеть сильные стороны и зоны роста интервьюеров при оценке кандидатов. Это дало больше прозрачности в оценке и стало основой для повышения качества интервью внутри команды.

Со временем фокус сместился: от скорости найма — к качеству процессов и работе с сотрудниками внутри компании.

Следующий шаг — фокус на качестве процессов.
В системе выстроили адаптацию сотрудников. Это оказалось особенно удобно для руководителей с большим количеством новичков.
Гибкая настройка статусов помогла:

• отслеживать прогресс рекрутеров;
• видеть текущие этапы и их результаты;
• управлять процессом без ручного контроля.

В системе можно легко переключаться между задачами даже при большом потоке вакансий и сотрудников.

Это снижает операционную нагрузку вдвое и помогает сохранять фокус на качестве. Процессы теперь идут ровнее, а работа с кандидатами не теряет темп даже при высоком потоке.

Здесь стало понятно, что система может закрывать не только задачи подбора, но и другие HR-процессы.

Постепенно FriendWork начали использовать шире — не только для работы с кандидатами, но и как систему, в которой собираются данные по сотрудникам.
К системе подключили интеграцию с 1С. За счёт этого данные по сотрудникам стали доступны в одном месте и появилась более целостная картина по загрузке команды.
В итоге FriendWork стал единым пространством для HR-процессов:
✔ данные по кандидатам и сотрудникам собраны в одной системе;
✔ стало проще работать без переключения между разными инструментами;
✔ появилась более целостная картина по процессам и команде.

На разных этапах использовались разные возможности системы. Выделим функции, которые команда использует чаще всего в ежедневных задачах.

Позволяет делать выборки по статусам и периодам и отслеживать динамику подбора.
Эффект:
→ есть контроль процессов и загрузки;
→ обсуждения с заказчиками стали более предметными.

Статусы настраиваются под реальные процессы компании.

Эффект:
→ участники видят, на каком этапе находится кандидат;
→ заказчикам не нужно уточнять статусы: вся информация есть в системе.

Использовались в периоды интенсивного найма.

Эффект:
→ быстрее обрабатывается поток кандидатов;
→ меньше ручной коммуникации с кандидатами.

В системе выстроен процесс адаптации: видно, на каком этапе находится каждый сотрудник и как проходит его онбординг.

Эффект:
→ процесс контролируется, виден прогресс по каждому сотруднику;
→ руководителям не нужно вручную отслеживать статус каждого новичка.

Объединяет данные по сотрудникам компании.

Эффект:
→ данные по сотрудникам собраны в одной системе, то есть мы собрали единое HR-пространство;
→ можно работать с данными без переключения между системами.

Если обобщить изменения, которые произошли за время работы с системой, их можно описать через переход от одного состояния к другому.

В результате сформировалась система, которая закрывает ключевые HR-задачи компании.

FriendWork стал не просто инструментом подбора, а ядром HR-процессов компании.
Система хранит и структурирует:

• историю кандидатов;
• данные по вакансиям;
• информацию о сотрудниках;
• изменения процессов.

И сопровождает компанию на всех этапах роста. При этом развитие CRM продолжается.

В планах — перенести в FriendWork процессы оценки сотрудников. Это логичное продолжение развития системы: все ключевые HR-процессы постепенно собираются в одном месте, становятся прозрачнее и удобнее в работе как для HR-команды, так и для руководителей.

FriendWork в Дневник.ру давно перестал быть инструментом только для подбора. Сегодня это система, в которой постепенно собирается вся HR-работа — от найма до работы с сотрудниками внутри компании. Она развивается вместе с бизнесом и поддерживает его рост.