Как «Айтеко» упростила подбор:
единая карточка кандидата, порядок в процессах и ясная аналитика

«Айтеко» — одна из крупнейших ИТ-компаний России, работающая с 1997 года. Компания строит ИТ- и инженерную инфраструктуру, занимается разработкой, консалтингом, промышленным строительством и комплексной безопасностью. В штате более 3000 сотрудников, подбор ведется одновременно по массовым позициям и по направлениям executive search.

Покажем, как FriendWork упростил работу рекрутеров и заказчиков «Айтеко»: единая точка коммуникации, прозрачные статусы и аналитика и управляемые процессы.

❌ Процесс подбора шел через почту и мессенджеры: переписки разрастались, статусы терялись, а информация не всегда была под рукой.
❌ Резюме могли уходить в разные каналы, из-за чего появлялись дубли контактов.
❌ Менеджеры из разных направлений могли одновременно связаться с одним и тем же кандидатом — история взаимодействия никак не фиксировалась.
❌ Не хватало актуальной статистики по вакансиям:
✗ Команда не видела конверсии этапов;
✗ Не было единой аналитики по причинам отказов;
✗ Не было точных данных о количестве вакансий в работе.

✅ Коммуникация и все данные перенесены в одну карточку кандидата: статусы, решения и комментарии видны сразу, а переписки больше не теряются по каналам.
✅ Система показывает историю взаимодействия с кандидатом, поэтому дубли исчезли: каждый менеджер видит, что уже было сделано и кем.
✅ История переписки и решений фиксируется автоматически: команда легко восстанавливает контекст по любой вакансии, а спорные ситуации быстро решаются.
✅ HR и руководители получили доступ к живой аналитике:
✔ Конверсия этапов;
✔ Причины отказов;
✔ Количество вакансий в работе;
✔ Динамика движения кандидатов по воронке.

Подбор в «Айтеко» идет сразу в нескольких направлениях: массовые позиции, редкие технические специалисты, управленцы. Объем вакансий большой, и рекрутеры параллельно работают с разными заказчиками.

Прежняя система учета кандидатов не закрывала важную часть процесса: интерфейс был устаревшим, аналитика — ограниченной, а блока для полноценной коммуникации с заказчиками не хватало. При большом объеме вакансий и разных направлениях подбора стало очевидно, что нужен инструмент, объединяющий все стороны в одной среде.

Команде нужна была система, которая выдерживает большой поток вакансий, дает понятную аналитику, чтобы рекрутеры и заказчики работали в одном пространстве и не теряли информацию.

О FriendWork сотрудники «Айтеко» узнали от коллег внутри группы компаний. После первой встречи команда увидела, что ключевые запросы закрываются: современный интерфейс, удобная аналитика, поддержка интеграций и понятная логика взаимодействия с заказчиками.

Все это задало правильный вектор для старта. Оставалось настроить систему под реальные процессы и включить в работу рекрутеров и заказчиков. Расскажем, как проходило внедрение FriendWork в «Айтеко».

Команда раньше не работала с FriendWork, поэтому адаптация шла с нуля. На старте сформировали требования, изучили текущие процессы, определили набор функций, которые нужны в первую очередь.

Первые тесты запустили на нескольких вакансиях. Работа с карточками кандидатов сразу показала, какие настройки важны:

✔ Шаблоны писем — чтобы ускорить отправку типовых сообщений;
✔ Интеграция с HeadHunter — для автоматической загрузки откликов;
✔ «Волшебная кнопка» — чтобы упростить рутинные операции и сократить количество ручной работы.

Параллельно провели интеграцию с 1С, чтобы автоматически загружать структуру подразделений и избежать ручного ввода данных.

Программу приобрели в июне, а уже с 1 сентября в систему вошли первые заказчики. К старту подготовили инструкции и приветственные письма, но фактически интерфейс оказался настолько интуитивным, что обучение прошло успешно.

Нюансы и вопросы решались быстро: для общения был создан общий рабочий чат.

После запуска команда настроила воронку подбора и убрала статусы, которые не использовались. На основе выгрузки статистики построили аналитику, которая отражает реальные процессы.

Сегодня HR использует встроенные дашборды FriendWork и собственные аналитические таблицы.

Чаще всего команда смотрит на два ключевых показателя:
✔ Конверсию согласования новых резюме;
✔ Конверсию перехода согласованных резюме в офферы.

Эти данные помогают быстро видеть узкие места и управлять скоростью движения кандидатов по воронке.

Сейчас «Айтеко» планирует тестировать AI чат-бота FriendWork. Команда ожидает, что инструмент облегчит первичную коммуникацию с кандидатами: бот сможет быстро уточнять базовые данные и выходить на связь в удобное для кандидата время.

Это особенно важно в массовом подборе, где нагрузка на рекрутеров высока и каждый контакт влияет на скорость процесса.

Что сделали:
✔ Собрали все данные и коммуникацию в одной карточке кандидата и в информации по вакансии.

В результате:
✔ Исчез хаос переписок в чатах, ускорилась передача информации между рекрутерами и заказчиками.
✔ Вся история взаимодействия стала доступна в любой момент — комментарии рекрутеров, переписка с заказчиками и пометки о приостановке вакансии.

Это помогает быстро восстанавливать контекст в сложных ситуациях и не терять важные детали.

Что сделали: подключили сбор оценки работы рекрутеров.
Результат: HR-дирекция получила дополнительный инструмент для контроля качества и прозрачности процесса.

Что сделали:
1. Настроили контроль ключевых показателей процесса:
✔ Конверсии этапов;
✔ Причины отказов;
✔ Динамику движения кандидатов по воронке;

2. Организовали работу через встроенные дашборды FriendWork и собственные аналитические таблицы, собранные на основе выгрузок из системы.

Результат:
✔ Руководители и рекрутеры в реальном времени видят узкие места и динамику подбора.
✔ Дашборды стали опорной точкой в работе: именно по ним оценивают согласования резюме, движение кандидатов и качество работы на каждом этапе.

Что сделали: собрали понятные шаблоны для писем, комментариев и повторяющихся действий, — всё, что раньше приходилось набирать вручную.
Что в итоге: рутинные шаги перестали «съедать» время. Рекрутеры больше не переключаются между черновиками и старыми переписками, чтобы скопировать нужную фразу.

Коммуникация идет быстрее, а рабочий день стал спокойнее и предсказуемее.

Что сделали:
✔ Настроили работу с HeadHunter для автоматической загрузки откликов.
✔ Добавили интеграцию с мессенджерами для удобной коммуникации с кандидатами.
✔ Организовали автоматическую выгрузку структуры подразделений через 1С, чтобы данные подтягивались в систему без ручного ввода.

Результат: Данные подтягиваются автоматически, коммуникация в мессенджерах стала быстрее и удобнее, а вероятность ошибок заметно снизилась.

Команда экономит время на том, что раньше приходилось делать вручную.

Что сделали: фиксировали все решения, комментарии и переписку прямо в информации по вакансии, включая пометки о приостановке.
Как повлияло: команда в любой момент может восстановить контекст: увидеть, что обсуждали, какие договорённости были, почему вакансию приостанавливали.

Это помогает быстро ориентироваться в сложных ситуациях и работать без ошибок, даже если меняется заказчик.

Итак, после настройки основных инструментов команда вышла на четкий и предсказуемый формат работы. Теперь «Айтеко» может развивать процесс дальше и подключать AI-решения там, где они действительно ускоряют работу команды.

Порядок в коммуникациях, единая точка работы и ясная аналитика дают команде то, что ценят в «Айтеко» — спокойный и предсказуемый процесс. FriendWork помогает прийти к этому в компаниях независимо от их масштаба.