Получить демо-доступ
Как СамГМУ и FriendWork создали идеальную систему рекрутинга: от Excel-таблиц до «одного клика»
Кейс внедрения FriendWork
Спикер: Иванова Анна Михайловна, начальник отдела подбора персонала дирекции по управлению персоналом и корпоративному развитию ФГБОУ ВО СамГМУ Минздрава России
Спикер: Иванова Анна Михайловна, начальник отдела подбора персонала дирекции по управлению персоналом и корпоративному развитию ФГБОУ ВО СамГМУ Минздрава России
Сегодня своим кейсом поделится Анна Михайловна Иванова, начальник отдела подбора персонала дирекции по управлению персоналом и корпоративному развитию ФГБОУ ВО СамГМУ Минздрава России.
О пользователе
Самарский государственный медицинский университет сегодня — один из крупнейших и авторитетнейших вузов России и один из лучших медицинских вузов нашей страны.
Мы готовим кадры для практического здравоохранения, развиваем науку и разрабатываем передовые технологии.
Мы готовим кадры для практического здравоохранения, развиваем науку и разрабатываем передовые технологии.
В СамГМУ сформирована уникальная инфраструктура (более 3500 сотрудников):
- 8 институтовОбразовательное направление
- Собственный институт инновационного развитияВесь спектр ИТ-специалистов
- КлиникиБолее 70 стационарных отделений, более 1500 сотрудников
- Центр серийного производства медицинских изделий и медоборудованияНаучное и инновационное направление
Папка на ПК, Excel-файлы — Инструменты из прошлого
До внедрения сервиса FriendWork весь процесс рекрутинга в СамГМУ был организован с помощью Excel-файлов и локальных папок на ПК.
Это приводило к серьёзным потерям времени и снижало эффективность сотрудников:
- Поиск информации занимал до 2 часов в деньРекрутерам приходилось вручную искать данные в разрозненных файлах, что существенно замедляло работу.
- Формирование отчётов и коммуникация с заказчиками требовали до 1,5 часов ежедневноЭтот процесс также был полностью ручным и не автоматизированным, что затрудняло оперативное принятие решений.
“
«Сарафанное радио» в найме — хорошо или плохо?
С одной стороны, оно помогает быстро понять, кто именно нужен компании, и зачастую приводит к готовым кандидатам, которые могут стать ценным активом для команды. Однако с другой стороны, такой «ручной» подход к поиску и подбору персонала требует значительных усилий: необходимо вести сопровождение кандидатов в ручном режиме, что может включать создание папок на ПК и ведение таблиц в Excel. Таким образом, хотя «сарафанное радио» имеет свои плюсы, его недостатки могут существенно усложнить процесс найма.
С одной стороны, оно помогает быстро понять, кто именно нужен компании, и зачастую приводит к готовым кандидатам, которые могут стать ценным активом для команды. Однако с другой стороны, такой «ручной» подход к поиску и подбору персонала требует значительных усилий: необходимо вести сопровождение кандидатов в ручном режиме, что может включать создание папок на ПК и ведение таблиц в Excel. Таким образом, хотя «сарафанное радио» имеет свои плюсы, его недостатки могут существенно усложнить процесс найма.
После внедрения FriendWork ситуация кардинально изменилась:
- Время на поиск информации сократилось до 15 минут в деньВся информация теперь хранится в единой базе данных, доступной для всех участников процесса.
- Формирование отчётов и коммуникация с заказчиками занимают всего 1 минуту в деньАвтоматизация этих процессов помогла существенно сэкономить время и повысить точность данных.
Формирование HR-отдела: С чего мы начали?
Прежде всего выбрали подходящую нам по всем критериям CRM-систему. Гибкий и с возможностью встраиваться в существующие процессы, сервис FriendWork оказался оптимальным и подошел по всем нужным нам пунктам:
- Интеграция с российскими работными сайтами
- Простота загрузки данных в базу
- Возможности для массового рекрутинга
- Понятные аналитические отчеты
- Гибкость сервиса в доработках под заказчика
- Стоимость услуги и удобный интерфейс
Система обеспечила стабильную и быструю работу с базой кандидатов, включая бережный перенос существующей базы данных. Дополнительными преимуществами стали высокая скорость и качество технической поддержки, а также разумное соотношение цены и качества.
Реализованы следующие задачи:
1
Создание «службы одного окна». Рекрутеры, менеджеры и другие заинтересованные стороны теперь могли управлять всеми задачами, связанными с наймом, через один интерфейс. Это централизовало все процессы найма и упростило взаимодействие между подразделениями.
2
Формирование базы кандидатов. Система помогла создать структурированную базу, которая регулярно пополняется и используется для оперативного поиска нужных специалистов.
3
Повышение качества и скорости подбора персонала. Автоматизация ключевых процессов помогла быстрее закрывать вакансии и находить кандидатов, которые лучше соответствуют требованиям.
4
Развитие HR-аналитики. Система дала возможность точно анализировать данные и принимать решения на основе актуальной информации.
5
Защита персональных данных. CRM обеспечила высокий уровень безопасности данных, что особенно важно для образовательного учреждения.
Как внедряли CRM FriendWork: Пошаговая настройка автоматизации
С внедрением системы автоматизации рекрутинга в СамГМУ мы смогли создать открытую и прозрачную систему, в которой все этапы найма были интегрированы и синхронизированы между собой.
Вот как это происходило:
- Перенос базы данных в CRMНачальным этапом стало объединение всех разрозненных данных о кандидатах в единую базу в системе FriendWork. Это включало информацию о текущих кандидатах, а также данные, накопленные за годы работы в Excel и других системах. Перенос базы позволил централизовать всю информацию, что существенно упростило поиск и управление данными.
- Управление вакансиями и оргструктуройСистема была настроена таким образом, чтобы учитывать сложную организационную структуру СамГМУ. В CRM были созданы шаблоны для управления вакансиями. Так процесс стал стандартизированным на всех уровнях — от публикации вакансий до найма сотрудников.
- Размещение вакансий на карьерных порталахFriendWork интегрирован с основными карьерными порталами, а значит, можно автоматически размещать вакансии и обрабатывать отклики, не выходя из онлайн-сервиса и минимизируя ручной труд.
- Предварительный отбор и оценка на «входе»В системе была настроена автоматизация первичного отбора кандидатов. Это включало использование фильтров и оценочных инструментов, которые помогали отсеивать нерелевантные резюме и фокусироваться на тех кандидатах, которые максимально соответствовали требованиям.
- Автоматизация рабочих процессов и интервьюВ системе FriendWork назначение интервью и управление коммуникацией с кандидатами стали автоматическими, включая отправку сообщений по шаблонам в Telegram. Все взаимодействия — от первого контакта до приглашения на собеседование — стали управляться через CRM, что обеспечило бесшовную и непрерывную коммуникацию.
- Отчётность и аналитикаОдним из ключевых преимуществ FriendWork стала возможность формирования отчётов в «режиме реального времени». Это позволило HR-отделу СамГМУ получать точные данные о ходе рекрутинговых процессов и быстро адаптировать стратегию найма, основываясь на актуальной аналитике.
- Защита персональных данныхВажным аспектом внедрения CRM стала настройка систем безопасности. FriendWork обеспечила надёжную защиту персональных данных кандидатов и сотрудников, соответствующую высоким стандартам конфиденциальности, необходимым для образовательного учреждения.
- Формирование и работа с базой кандидатовБаза данных кандидатов стала центральным элементом работы HR-отдела. Благодаря FriendWork, СамГМУ удалось создать внешний кадровый резерв, который включал в себя не только внешних соискателей, но и студентов университета, что расширило возможности для закрытия вакансий из внутренних источников.
Ключевой Инструмент: База данных кандидатов
База данных кандидатов — главный инструмент нашей работы с системой FriendWork в СамГМУ. За 3 года активного применения системы мы создали обширный и качественный резерв из 30 000 кандидатов, включая как студентов, так и внешних соискателей.
Вот ее главные преимущества для нас:
Формирование внутреннего резерваС системой FriendWork мы сформировали базу кандидатов, куда входят и наши студенты, что особенно важно для закрытия вакансий в клиниках.
Большая часть наших заказов теперь закрывается за счет внутреннего резерва, и мы меньше зависимы от внешнего поиска.
Работа со студентамиВключая студентов в базу данных, мы не только создаем резерв кадров, но и выстраиваем долгосрочные отношения с потенциальными сотрудниками еще до окончания учебы, что способствует лучшей интеграции и удержанию в будущем.
Оптимизация процесса наймаС автоматизированным процессом поиска и фильтрации кандидатов найм значительно ускорился, а его качество только улучшилось. Теперь мы можем оперативно находить подходящих специалистов и закрывать вакансии.
Итоги внедрения FriendWork: Скорость, Качество, Лояльность
Вот какие результаты внедрения FriendWork стали самыми значительными для СамГМУ:
до 1-5 дней
Сократилось время от появления бизнес-потребности до передачи заявки на подбор в отдел рекрутинга
в 4 раза
Сократилось время от подачи заявки до выхода сотрудника на работу (с двух месяцев до 14 календарных дней)
на 7%
Снизились показатели текучести кадров
в 2-4 раза
Сократилось время закрытия вакансий (с одного-двух месяцев до 14 календарных дней)
в 10 раз
Сократилось время на отчеты и коммуникацию с внешними и внутренними заказчиками
30 000 кандидатов
В базе за 3 года использования сервиса
Хотите узнать, как FriendWork поможет именно вам?
Оставьте заявку прямо сейчас, и скоро вы будете наслаждаться удобным и эффективным процессом рекрутинга.
| Оставить заявку |
