Расскажем, как система FriendWork помогла компании «Русклимат» сократить срок найма на 33 %, снизить нагрузку на рекрутеров и выстроить прозрачное взаимодействие с заказчиками.

ТПХ «Русклимат» — крупный торгово‑производственный холдинг. Внедрение и настройка FriendWork начались в торговом контуре компании.

До этого подбор был фрагментированным: резюме хранились в разных источниках, сроки никто не отслеживал, аналитику приходилось собирать вручную. Возникла потребность в единой системе для управления процессом и коммуникации с заказчиками.

Сервис FriendWork был доступен и раньше, но использовался точечно, в основном как база резюме. Только с конца 2023 года началась системная работа с платформой: провели полноценную настройку, подключили модули, обучили команду. И уже за первые месяцы стали видны ощутимые результаты.

Этап подготовки занял около полутора месяцев. Пройти его быстро помогли мой предыдущий опыт работы с системой и быстрая включенность команды FriendWork — коллеги оперативно реагировали на запросы, а настройка шла без задержек.

Вот что было сделано:

• Описали бизнес-процесс подбора.
• На его основе внедрили систему статусов и причины отказов.
• Перенесли базу кандидатов и открытые вакансии.
• Добавили кастомные поля в карточки вакансий.
• Подключили модуль «Заявки» с кастомными полями.
• Создали шаблоны писем и оффера.
• Настроили роли с разными уровнями доступа.
• Определили SLA для отдела подбора и заказчиков.

Дополнительно подготовили участников процесса:

• Провели обучение рекрутеров работе в системе.
• Организовали обучающие встречи для заказчиков.
• Разослали инструкции и предоставили доступ к личным кабинетам.

Пилот запустили в течение недели после обучения заказчиков. На корректировку процессов потребовалось 2–3 месяца — этого оказалось достаточно, чтобы выстроить стабильную и прозрачную работу в системе.

И вот чего мы добились уже на первом этапе:

• Заказчики начали использовать систему для создания заявок с обязательным согласованием. Без согласования теперь невозможно открыть вакансию.
• Все заявки и вакансии отслеживаются в системе: достигнута централизация учета, исключено дублирование.
• Процессы стали прозрачнее, а нагрузка на рекрутеров — сбалансированной.
• Увеличилась скорость обратной связи от заказчиков: по новому регламенту она составляет до 3 рабочих дней. Контроль сроков (SLA) встроен в систему.

В пилоте участвовали те же команды, что и сейчас: более 20 рекрутеров, свыше 380 заказчиков и сотрудники отдела адаптации. Система сразу заработала на полную силу.

После успешного запуска в торговом контуре мы планируем расширять использование FriendWork и усиливать автоматизацию. В фокусе — интеграции, упрощение согласований и устранение ручных операций.

1. Перенести проверки Службой безопасности из почты в FriendWork. Это обеспечит прозрачность, сохранит историю переписки и документов, а статусы проверки будут фиксироваться прямо в карточке кандидата.

2. Настроить интеграцию с 1С:ЗУП для передачи штатного расписания. Заявки на подбор будут формироваться только по согласованным единицам. Это поможет сократить время на согласование почти вдвое и освободит HR-директора от ручных проверок ставок.

3. Запустить автоматическую загрузку данных кандидатов из FriendWork в 1С:ЗУП после выставления оффера.
Цель — полностью убрать ручной ввод и ускорить оформление новых сотрудников.

4. Автоматизировать подготовку рабочих мест: передавать данные кандидатов после оффера в ИТ-систему, чтобы сразу создавать черновики заявок на рабочее место. Это решит проблему с недостающими доступами и почтой, которые могут замедлять адаптацию.

5. И, конечно же, внедрить AI-инструменты для подбора. Этап за этапом — подключать функции искусственного интеллекта, чтобы еще больше сократить сроки найма и освободить рекрутеров от рутинных задач.

Чтобы инструмент начал приносить пользу, его встроили в процесс с чёткими правилами: сначала согласование, потом — работа. Благодаря этому:

• Упорядочили процесс. Открыть вакансию теперь можно только после согласования позиции.
• Снизили нагрузку на рекрутеров. Не приходится тратить время на обработку дублирующих или несогласованных заявок — система просто не даст им пройти дальше.

Пример типичной ситуации, и как применение модуля ее решило:

Простой инструмент становится по‑настоящему мощным, когда его грамотно встроили в процесс:

• Упростили контроль. Теперь видно, кто и на каком этапе согласует документ, где возникла задержка и что нужно, чтобы ее устранить.
• Ускорили финальный этап. Все согласования и коммуникации по офферу теперь проходят в одной системе — письма не теряются, цепочки не затягиваются.

Как работает на практике:

• Процессы стали прозрачными. На каждом этапе видны сроки и отклонения — и для рекрутеров, и для заказчиков.
• Появилась уверенность в цифрах. Теперь аргументы строятся не на ощущениях, а на данных.
• Снизили риск конфликтов. Участники видят одну и ту же картину — кто, когда и на каком этапе «тормозит» процесс.

Что изменилось после внедрения:

• Все в одном месте. База кандидатов собрана в системе — без Excel-файлов, личных папок и потерь информации.
• Поиск — за секунды. Нужного кандидата легко найти по ключевым словам, статусу, источнику или вакансии.
• Дублей больше нет. Система сама распознает одинаковые резюме и не дает добавить их повторно.
• Время не уходит вникуда. Рекрутеры больше не тратят часы на ручной ввод данных из почты, hh и других источников — все подгружается автоматически.

Вот что это дает на практике:

• Собрали все в один файл. Больше не нужно вручную собирать сводки по откликам, срокам, отказам и офферам — отчеты формируются автоматически.
• Сэкономили часы работы. Регулярная аналитика для руководства и заказчиков теперь не занимает полдня — нужный срез данных экспортируем за пару минут.
• Обеспечили прозрачность. Таблицы понятны, структурированы и легко сверяются с фактами — удобно использовать как на планерке, так и при защите бюджета на подбор.
• Повысили доверие к данным. Когда цифры совпадают у всех — от рекрутера до директора — легче принимать решения и видеть реальные точки роста.

Внедрение FriendWork стало поворотной точкой — не просто набором инструментов, а возможностью выстроить подбор по новым правилам. Команда получила единую систему, где все под контролем: от заявки до оффера. Заказчики стали участниками процесса, а не сторонними наблюдателями. А цифры говорят сами за себя:

✔ Срок закрытия вакансий сократился на 33 %: с 60 до 40 дней.
✔ Операционная нагрузка на рекрутеров снизилась: число вакансий в работе уменьшилось с 20 до 15 — на 25 %.
✔ 70 % директоров ключевых направлений признали ценность системы: прозрачность процессов и четкое распределение ответственности снизили количество конфликтов и усилили конструктивный диалог.
✔ Взаимодействие с заказчиками стало качественно другим: личные кабинеты и аналитика позволяют работать быстрее и понятнее.

Итак, FriendWork помог «Русклимату» не просто ускорить подбор, а выстроить процесс так, чтобы он работал на всех: и на рекрутеров, и на заказчиков. Когда система становится частью культуры, меняется все: прозрачность выше, решения быстрее, а команда тратит меньше времени на рутину и больше на работу с людьми.

Все это возможно и в вашей компании!
Попробуйте инструменты FriendWork в действии — и убедитесь, что эффективный подбор начинается с понятного процесса.