Тарифы

Кейсы

Блог

Гайды

Мероприятия

Отдел продаж

+7 (495) 150-25-70 (доб. 1)

sales@friend.work

Служба поддержки

+7 (495) 150-25-70 (доб. 2)

Планирование потребностей:
как бизнесу эффективно управлять ресурсами

Все статьи

Планирование потребностей — это управленческий процесс, который позволяет точно определить, какие ресурсы, в каком объеме и на какой срок необходимы компании для выполнения задач и роста. На практике ключевым элементом становится планирование потребностей персонала, так как именно люди выполняют работу, создают ценность и влияют на результат.

В этой статье разберем не теорию, а практику: как рассчитать потребности, какие показатели использовать, какие ошибки обходятся бизнесу дороже всего и как упростить процесс с помощью цифровых инструментов.

Собрали главное

Что включает планирование потребностей на практике

Планирование потребностей персонала: как считать, а не угадывать

Практический чек-лист: как понять, что планирование потребностей нарушено

Прогнозирование потребностей: как смотреть на 3–6 месяцев вперед

Почему таблицы и Excel больше не работают

Как цифровые системы упрощают планирование потребностей

Главная ценность планирования потребностей для бизнеса

Что включает планирование потребностей на практике

В реальной работе планирование потребностей отвечает на конкретные вопросы:

Сколько задач компания реально выполняет в месяц?
Сколько времени занимает каждая задача?
Какая загрузка сотрудников считается нормальной, а какая критической?
Где возникают «узкие места»?
Хватает ли текущей команды для будущих проектов?

Без прозрачной аналитики руководители часто принимают решения вслепую, что подробно разбирается в материалах про HR-аналитику и управленческие метрики.

Важно понимать: планирование потребностей — это не разовое действие, а регулярный процесс, который пересматривается по мере изменения задач и стратегии.

Планирование потребностей персонала: как считать, а не угадывать

Базовая формула расчета потребности в персонале

Один из самых простых и рабочих подходов:
Потребность в персонале = Общий объем работ / Эффективное рабочее время одного сотрудника
Пример:

Общий объем задач — 1 600 часов в месяц
Эффективное рабочее время сотрудника — 130 часов (с учетом встреч, перерывов, отпусков)

1 600 / 130 = 12,3 → требуется 13 сотрудников

Такой подход позволяет перейти от субъективного «людей не хватает» к управлению на цифрах, что напрямую связано с KPI для HR и руководителей команд.

Что такое эффективное рабочее время (и почему 160 часов — ошибка)

Распространенная ошибка — считать, что сотрудник работает 160 часов в месяц. На практике это не так.
В эффективное время не входят:

встречи и созвоны;
административные задачи;
обучение;
переключение между задачами;
форс-мажоры.

Среднее эффективное рабочее время:

офисный сотрудник — 120–140 часов;
проектная работа — 100–130 часов;
высокоинтеллектуальный труд — 90–120 часов.

Игнорирование этого факта приводит к хронической перегрузке команд.

Попробуйте автоматизировать рекрутинг бесплатно

Вы ускорите закрытие вакансий в 2 раза

Попробовать

Практический чек-лист: как понять, что планирование потребностей нарушено

Если вы видите 3 и более пунктов, система требует пересмотра:

сотрудники постоянно работают сверхурочно;
сроки проектов регулярно сдвигаются;
руководители «тушат пожары» вместо управления;
задачи передаются хаотично;
нет прозрачной картины загрузки;
найм происходит в авральном режиме;
команда выгорает, а результаты не растут.

Во многих случаях причина — ручное управление и отсутствие автоматизации HR-процессов, о чём подробно говорится в статье про автоматизацию HR и отказ от Excel.

Прогнозирование потребностей: как смотреть на 3–6 месяцев вперед

Для качественного планирования важно не только текущее состояние, но и прогноз.

Минимальный набор данных для прогноза:

план продаж или загрузки;
список будущих проектов;
средняя трудоемкость типовых задач;
исторические данные за 3–6 месяцев.

Пример сценарного подхода:

базовый сценарий — текущий объем работ;
оптимистичный — рост на 20–30%;
стресс-сценарий — потеря части ресурсов или резкий рост задач.

Это позволяет заранее понять, когда и где возникнет дефицит персонала, а не реагировать постфактум.

Почему таблицы и Excel больше не работают

Ручное планирование в таблицах:

быстро устаревает и не учитывает реальную загрузку;
не показывает взаимосвязи между проектами и людьми;
требует много времени.

При росте команды Excel превращается в источник ошибок, а не управленческий инструмент.

Ошибки в расчётах и перегрузка команд часто связаны с отсутствием системного подхода к управлению персоналом и использованию устаревших инструментов вместо цифровых HR-решений.

Как цифровые системы упрощают планирование потребностей

Современные платформы управления ресурсами позволяют:

видеть фактическую загрузку каждого сотрудника;
учитывать время на задачи автоматически;
прогнозировать потребности на основе данных;
моделировать сценарии без ручных расчетов;
принимать решения на цифрах, а не ощущениях.

Это особенно важно для:

проектных команд;
удаленной работы;
сервисных и IT-компаний;
бизнеса с неравномерной нагрузкой.

Именно поэтому бизнес всё чаще внедряет ATS и HR-платформы — подробнее об этом можно прочитать в гайде: Как выбрать и внедрить ATS: пошаговое руководство.

Главная ценность планирования потребностей для бизнеса

Компании, которые внедряют системное планирование потребностей, получают:

предсказуемость сроков и затрат;
снижение текучести кадров;
рост производительности без выгорания;
управляемый найм;
устойчивый рост без хаоса.

Вывод

Планирование потребностей — это практический инструмент управления бизнесом. Оно позволяет точно понимать, сколько людей и ресурсов нужно компании сегодня и завтра, и принимать решения заранее, а не в условиях кризиса.
Для бизнеса, который хочет расти системно, планирование потребностей становится таким же обязательным элементом, как финансовый учет или стратегическое планирование.

Закрывайте вакансии в 2 раза быстрее

Получите бесплатную консультацию по автоматизации рекрутинга

Алёна Соколова

Редактор корпоративного блога FriendWork

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы быть в курсе HR-новостей

Планирование потребностей: как бизнесу эффективно управлять ресурсами