Возможности
Тарифы
Получить демо-доступ
Кейсы
Войти
Блог
Гайды
+7 (495) 150-25-70
sales@friendwork.ru
Войти
Получить демо-доступ
sales@friendwork.ru
Возможности
Тарифы
Кейсы
Блог
Гайды
+7 (495) 150-25-70
Получить бесплатный доступ
Войти
Получить бесплатный доступ
Войти
Как выбрать и внедрить ATS:
пошаговое руководство
Гайд
В работе хаос, и много времени уходит в никуда. Вакансии горят, а рекрутеры ничего не успевают. Найм затягивается, результаты не радуют, нет порядка и никакого удовлетворения от работы. Знакомая ситуация?

Подробно объясним, как внедрить систему автоматизации подбора (ATS, CRM для рекрутинга) в вашу компанию, начиная с анализа текущих процессов и заканчивая обучением команды.

Кому будет полезен:
Представителям малого и среднего бизнеса, где поиском сотрудников занимаются несколько специалистов, а также рекрутерам на фрилансе, которым нужна автоматизация, чтобы закрывать вакансии быстрее и не сходить с ума от рутины.
Основано на мнении экспертов:

Александра Савельева — независимый HR-консультант с более чем 15-тилетним опытом в роли HRD в международных IT-компаниях, соучредитель Holycode.io (IT-аутстафф/подбор), автор ТГ-канала «HR по жизни». Помогает компаниям повышать зрелость HR-процессов через аналитику, мотивацию команды и автоматизацию рекрутмента.

Александр Красс — генеральный директор компании FriendWork, создатель лидирующей СRM для рекрутинга, эксперт года по цифровизации HR 2023 года.

Амира Слайковская — HR-директор компании FriendWork. Знает, как внедрить автоматизацию в вашу команду без стресса и с максимальной пользой.
Шагаем!

Шаг 1: Держим руку на пульсе: оцениваем процессы подбора

Прежде чем решиться на внедрение ATS, надо понять, что улучшить в процессе подбора.
Разбираемся, где возникают проблемы и какие задачи решит ATS.

1. Оцените текущие проблемы и неудобства
Составьте список трудностей, с которыми сталкивается команда рекрутеров.

Вопросы, которые помогут в оценке ситуации:
  • Сколько времени уходит на создание и согласование заявки на подбор?
  • Есть ли у вас уже настроенный маршрут согласования?
  • Сколько времени уходит на закрытие одной позиции?
  • Теряете ли кандидатов из-за того, что нет картины дня с приоритетными вакансиями, и о них забыли на каком-то из этапов подбора?
  • Сложно ли отслеживать этапы найма и статусы кандидатов?
  • Как вы контролируете выполнение задач рекрутеров?
  • Успевают ли рекрутеры давать обратную связь кандидатам?
  • Легко ли получить обратную связь от нанимающего менеджера и сколько времени занимает согласование с ним?
  • Есть ли у вас аналитика, помогающая определить узкие места в подборе?
  • Сколько времени занимает сбор аналитических данных?

Если ответы показывают, что процесс громоздкий, непрозрачный или медленный, значит, ATS сможет помочь.
2. Проверьте качество данных и аналитику

ATS автоматически соберет данные, чтобы найти узкие места и повлиять на процессы.
3. Посчитайте затраты на найм
  • Сколько времени рекрутеры тратят на рутинные задачи, такие как обновление статусов и поиск кандидатов?
  • Каковы затраты на найм одного сотрудника?
  • Сколько времени уходит у рекрутера на поиск нужного кандидата во внутренней базе?
Как рассчитать Cost per Hire (стоимость найма):
Если затраты на рутину слишком высоки, это явный сигнал, что автоматизация сэкономит и деньги, и время.

4. Проанализируйте обратную связь:

  • Что говорят кандидаты о найме?
  • Жалуются ли нанимающие менеджеры на непрозрачные процессы?
  • Сталкиваются ли рекрутеры с выгоранием из-за объема рутинной работы?

ATS упростит общение, и участники процесса вздохнут спокойно. А еще соберет обратную связь от нанимающих менеджеров о качестве подбора.

5. Сравните результаты с рыночными стандартами

  • Как время кандидата в подборе (time-to-hire) по различным позициям соотносится с показателями в отрасли?
  • Как время закрытия различных позиций (time-to-fill) соотносится с показателями в отрасли?
Если отстаете от рынка, ATS поможет оптимизировать и сделать процесс конкурентоспособным.

6. Проверьте готовность команды
  • Хотят ли рекрутеры и нанимающие менеджеры автоматизировать рутинные задачи.
  • Согласны ли менять процесс.
Команда готова к изменениям? Внедрение ATS будет более успешным.
Попробуйте автоматизировать рекрутинг бесплатно
Вы ускорите закрытие вакансий в 2 раза

Попробовать

Шаг 2: Ставим четкие цели: чего ждем от ATS

После того как вы поняли, где главные провалы в процессе подбора, определите, какие задачи решит ATS и какие результаты хотите получить. Так вы сузите глобальные, но пока далекие цели до конкретных улучшений и подберете систему, которая закроет потребности компании.

Вот вопросы, которые помогут определить цели:
Что надо улучшить?
  • Ускорить найм.
  • Снизить стоимость найма.
  • Уменьшить потери кандидатов.
  • Сделать процесс прозрачным для команды.
Какие требования к системе?

  • Нужна ли интеграция с другими платформами.
  • Подходит ли для локального и международного найма.
  • Должна ли поддерживать сложные процессы, такие как мультиэтапные интервью, строгую последовательность статусов (не после каждого можно поставить любой).
  • Какой должна быть, исходя из требований ИБ (внутренняя разработка, On-Premise, SaaS).

Расставьте приоритеты:
Выделите 3–5 самых острых проблем процессов и соотнесите с функционалом ATS или CRM для рекрутинга.

Что для вас важнее в ATS?

  • Автоматизировать рутину (поиск и первичный отбор, обработка кликов, отправка писем и сообщений, обновление статусов).
  • Анализировать метрики (скорость найма, конверсии, стоимость найма).
  • Сократить время согласования с нанимающими менеджерами.
  • Повысить эффективность работы с внутренней базой кандидатов.

Например, если проблема в затянувшихся утверждениях, то такие инструменты, как SLA и матрица согласования уже добавят порядка и снимут головную боль.

Среднее время найма на должность менеджера по продажам — 10 рабочих дней. Даже если одного кандидата обрабатывают быстро, вакансия может «висеть» дольше по разным причинам. При помощи ATS вы выясните, на каком этапе возникают проблемы.
А еще полезно сформулировать цели в цифрах.
Например:
  • Сократить время закрытия вакансии с 30 до 20 дней.
  • Увеличить долю выходов с 60% до 80%.
  • Снизить количество потерянных кандидатов на 50%.

Если показатели не такие, то в аналитике ATS вы увидите слабые места, и повлияете на процесс.
Доля вышедших после технического интервью — важный показатель. Этот этап отсеивает кандидатов по профессиональным навыкам, и высокий процент отказов указывает либо на недоработку рекрутера, который приводит нерелевантных кандидатов, либо на чрезмерные требования проводящих оценку.
Доля вышедших к отобранным — ключевой показатель работы рекрутера. Здесь нет универсального бенчмарка: 10% может быть мало для массового персонала, где ожидается 50%, а 3% — отличным результатом для сложных вакансий.
Важно уменьшить количество отказов, чтобы не тратить силы на поиск новых кандидатов, а вместо этого увидеть, где теряются специалисты и по каким причинам.

В системе FriendWork внедрена детализация по причинам отказа в разрезе «Отказ компании» / «Отказ кандидата». Так вы поймете, почему теряете кандидатов на каждом этапе.
Понимание целей — это фундамент для выбора и настройки ATS. Ставьте конкретные, измеримые и достижимые цели, чтобы оценить, как система поможет достигать бизнес-результаты, и выбрать подходящую ATS.

Двигаемся дальше: планируем внедрение!
Закрывайте вакансии в 2 раза быстрее
Получите бесплатную консультацию по автоматизации рекрутинга

Шаг 3: Готовимся к изменениям: планируем внедрение ATS

Представьте процесс таким, каким хотите его видеть. Не бойтесь ошибиться, а постарайтесь учесть главные процессы на начальном этапе.
Оцените затраты на внедрение и определите, на какую помощь вендора можно рассчитывать: например, настройку ролей в системе или поддержку на этапе запуска.
Итак, чтобы избежать неприятных сюрпризов, уточняем детали заранее:

  • Что входит в базовую стоимость
Узнайте, включены ли в стоимость настройки системы, обучение команды и техническая поддержка на начальных этапах. Иногда эти услуги могут быть за отдельную стоимость.

  • Перенос данных
Если уже используете другую систему или платформу, то как будет происходить перенос данных. В одних системах этот процесс бесплатен, в других — отдельная платная услуга. Убедитесь, что данные (кандидаты, вакансии, история общения и т. д.) перенесут без потерь.

  • Техническая поддержка и обучение
Сразу уточните, как и когда будет предоставляться техническая поддержка: будет ли включена в стоимость или оплачивается дополнительно. Определены ли SLA, и будут ли помогать обучать сотрудников.

  • Интеграции с другими инструментами
Если компания уже использует другие инструменты для управления персоналом, узнайте, какие у решения функции для интеграции ATS с другими системами. Например, возможно ли подключение к кадровым и HRM-системам или платформам для анализа данных (BI).

Шаг 4: Заряжаем команду: готовим к работе с ATS

Когда план внедрения готов, пора перейти к подготовке команды. Руководителям важно показать рекрутерам и нанимающим менеджерам, зачем нужна ATS и как она упростит работу.

Если проблема уже существует, люди внутренне готовы ее решать. Но переход к новому вызывает некоторое сопротивление. Это нормально, главное — дать понять, что с ATS работать не только проще, но и намного быстрее достичь показателей по подбору.

Большинство ATS на российском рынке похожи по функционалу, и если рекрутер работал в одной CRM, то легко освоит другую.

Закройте главные вопросы сотрудников:
  • Почему мы внедряем ATS
  • Как ATS упростит работу
  • Почему аналитика важна
  • Как изменится процесс работы
  • Как будут обучать сотрудников и будет ли поддержка потом
  • А что делать, если что-то пойдет не так
ATS — рабочее место рекрутера, там проходит 90% работы
В ATS рекрутер в один клик добавляет кандидата в базу, отправляет сообщения через Telegram и WhatsApp, делает email-рассылки, добавляет нанимающих менеджеров.

Менеджеры тоже заходят в систему: изучают кандидатов, читают резюме, оставляют обратную связь, меняют статус, анализируют работу по вакансиям. С автоматизацией это легко!
Попробуйте автоматизировать рекрутинг бесплатно
Вы ускорите закрытие вакансий в 2 раза

Попробовать

Шаг 5: Запускаемся! Внедряем ATS и оцениваем первые результаты

Рекрутеров запускайте в систему сразу, потому что для них ATS — это инструмент работы. Если у вас есть разделение по направлениям, начните с одного, протестируйте, подстройте систему под них, а потом уже подключайте остальных сотрудников.
1. Начните с пилотной группы
Что касается нанимающих менеджеров: начните с самых заинтересованных руководителей, чтобы они разобрались в системе. Эти лидеры станут амбассадорами, которые помогут донастроить процессы и расскажут остальным, зачем работать в ATS, а не получать резюме в личку и теряться в них.
2. Соберите фидбэк от рекрутеров и нанимающих менеджеров. Это поможет понять, что подстроить, изменить, подогнать.
3. Подкорректируйте работу под процессы. Проанализируйте: хватает ли функций и статусов или, наоборот, слишком много этапов, которыми не пользуетесь.
Важна помощь техподдержки при работе с системой.
4. Разработайте внутренний гайд для команды. Периодически обновляйте — это живой документ, где будут дополнения.
Лайфхак экспертов: видеоуроки и вебинары

  • Видеоуроки с демонстрацией работы в ATS используйте как наглядные инструкции для новых сотрудников

  • Вебинары — легкий способ обучить сотрудников или повторно ознакомиться с особенностями системы

Шаг 6: Держим высоту и оцениваем новые функции!

Периодически сравнивайте функционал других ATS. То, что год назад казалось неподходящим, способно измениться: системы развиваются, добавляют новые функции — аналитику, метрики, отчетность.

Если переход на новую систему даст преимущества, которых сейчас нет, стоит рассмотреть такой шаг. Но если изменения затратны, а переход не принесёт пользы, тратить ресурсы нет смысла.

Автоматизация не сразу делает процесс быстрее. Компании сталкиваются с тем, что сначала кажется, будто стало сложнее: нанимающий менеджер разбирается с функционалом, нажимает кнопки, вместо того, чтобы писать рекрутеру напрямую.

Но правильно настроенная ATS убирает рутину и облегчает операционку, освобождая рекрутера и нанимающего менеджера для того, чтобы сосредоточиться на главном — взаимодействии с кандидатами.

Мы собрали все самое главное в гайд — скачивайте и применяйте!
Закрывайте вакансии в 2 раза быстрее
Получите бесплатную консультацию по автоматизации рекрутинга
Алёна Соколова
Редактор корпоративного блога FriendWork
Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы быть в курсе HR-новостей и новых статей