Подбор кадров — процесс объёмный и трудоёмкий, но при грамотном распределении усилий и должной проработке всех этапов, он становится значительно легче. На какие же этапы делится процесс подбора персонала?

Происходить это может разными способами. Например, компании ощутимо не хватает человеческих ресурсов, так что задача по их поиску возникает сама собой. Или же в HR-отдел приходит руководитель другого отдела с заявкой и просьбой заменить сотрудника. Или же его сотрудник увольняется, а потому срочно требуется замена. В любом случае, всё начинается с потребности.

Обсуждаем профиль вакантной позиции, разрабатываем требования к кандидату. Этот процесс обязательно должен происходить совместно с заказчиком.

Изучите подобные вакансии от других компаний для аналогичных кандидатов, узнайте, в чём их ценностное предложение, и сравните его со своим. Если результаты анализа удовлетворительные — т.е. компания может привлечь на свои условия достойного кандидата, ей есть, что ему предложить — начинайте поиски.

Не все рекрутеры действительно представляют, как правильно следует презентовать свою компанию в вакансии. Конкретный пример — компания ищет программиста. Можно написать: «У нас классная, активно развивающаяся, динамично растущая, молодая активная команда».

Это будет ошибкой, поскольку программиста интересует то, что компания разрабатывает уникальный IT-продукт и имеет перспективных партнёров. На самом деле, преимуществом может стать что угодно — от семейной обстановки в коллективе до турника в офисе.

Для этого вводятся ключевые параметры и оценивается количество подходящих резюме. Затем необходимо проверить, насколько компания как работодатель соответствует запросам «идеального» кандидата по графику, зарплате, времени в пути до работы и т.п.

Стоит также продумать, где лучше всего разместить вакансию для подбора персонала, ведь существуют как крупные федеральные, так и локальные сайты. HH.ru может хорошо сработать в Москве, но плохо показать себя в других регионах, поскольку там имеются локальные сайты, которые намного привычней жителям этих регионов. Могут быть полезны Телеграм-каналы и соцсети.

Непосредственные поиски проводятся через прозвоны и телефонные интервью, затем с интересными кандидатами назначаются собеседования и происходит переход к общению в офисе.

Чтобы не приходилось тратить время на перебор резюме вручную, а также на другую скучную и монотонную работу, можно воспользоваться онлайн-сервисом для автоматизации рекрутинга FriendWork.

Вы в один клик сохраните кандидатов из социальных сетей, карьерных порталов и сайтов по подбору в единую базу. Также вы можете найти кандидатов по резюме за 5 минут в соцсетях. Сервис значительно сэкономит ваши силы для подбора персонала, а все этапы подбора сохранятся и будут доступны для нанимающего менеджера.

Когда пул интересных и подходящих под профиль кандидатов собран, согласовывается и назначается собеседование с непосредственным руководителем. Руководитель в свою очередь даёт обратную связь по кандидатам, сообщает, кто ему показался наиболее компетентным. Все эти этапы тоже можно автоматизировать при помощи FriendWork.

Служба подбора персонала готовит предложение о работе и направляет его выбранному кандидату. От него ждут подтверждения, всем остальным направляется отказ.

Шаблон оффера у каждой компании свой. Он обязательно согласовывается с гендиректором, поскольку это HR-бренд компании и важно, чтобы вся необходимая информация была представлена в правильном свете.

Дальше этот шаблон наполняется под конкретную позицию и под конкретного кандидата и представляется руководителю, конкретному человеку, который будет принимать решение о согласовании. В нашем сервисе FriendWork этот процесс тоже можно автоматизировать и сэкономить очень много времени и нервов.

В целом, оффер содержит в себе основные условия работы, к примеру, график, оклад (когда и в каком размере выплачивается), премия. Стандартный шаблон легко можно найти в интернете, а далее — творчество самой компании.

Если компания очень заинтересована в кандидате, но у него есть какие-то комментарии по офферу, например, его смущают некоторые пункты, то отдел подбора персонала обсуждает с руководителем изменение условий, их корректировку именно для данного соискателя, если в компании имеется такая возможность. Если такой возможности нет — поиск продолжается, либо отправляется обращение другому понравившемуся кандидату.

Что касается отказов, то на всех job-сайтах они уже есть в установленной, всем знакомой форме — «На данный момент мы не готовы сделать вам предложение, мы обязательно вернёмся к вашей кандидатуре, когда у нас будет такая возможность». В таких шаблонах нет ничего плохого, но мало кого они действительно обнадеживают.

Хорошим тоном будет позвонить, поблагодарить за уделённое время и сказать всё то же самое, но персонализировано. Впрочем, даже крупные компании очень редко делают что-то подобное в реальности в силу ограниченности ресурсов.

Шаблон отказа также должен составить HR-отдел, опираясь на корпоративную культуру компании, на её стиль общения с соискателями и сотрудниками, чтобы это было персонифицировано в стиле её подбора персонала.

В сервисе FriendWork в шаблон автоматически подставляются любые данные, которые необходимы. Это могут быть имя, причина отказа и любая другая информация. Таким образом, соискатель не поймет, что это общая рассылка. Письмо будет максимально персонализированным. Также можно настроить рассылку сообщений с отказом в мессенджер.

Во всех случаях, когда нужно придумать план, разработать стратегию или проработать, казалось бы, неразрешимую проблему подбора персонала, на помощь приходит один из главных инструментов HR-специалиста — брейншторм.

Если HR-отдел состоит более чем из 3 сотрудников, желательно организовывать регулярные брейнштормы всем запросам, поступающим в отдел подбора персонала как от сотрудников, так и от соискателей.

Очень важно, чтобы команда имела единое видение проблемы и совместно генерировала её решение, пусть даже окончательный выбор остаётся за руководителем.

Брейншторм проводится при участии всего коллектива, либо всех вовлечённых конкретно в вашу проблему сотрудников. Лучше всего выбрать нечасто используемое помещение, чтобы новизна обстановки помогала генерировать нетривиальные идеи.

Каждый из участников должен высказывать любые свои идеи по теме обсуждения, которые затем вносятся в общий список предложенных вариантов. Для их записи лучше всего использовать маркер и доску, либо бумагу и ручку.

Самое главное в брейншторме — отсутствие лишних рассуждений. Насколько бы странной или невыполнимой ни казалась идея, она всё равно должна быть высказана и помещена на доску. Возможно, после обсуждения именно она станет ключом к наилучшему решению.

Полезно брейнштормить на тему того, как сделать адаптацию предложения именно с учётом вашей корпоративной культуры, как написать хорошую вакансию. Всегда стоит просить помощи у коллег и самому давать обратную связь. Каждый сотрудник HR-отдела должен транслировать те идеи, которые рождаются внутри коллектива.

Если же отдел подбора персонала состоит из одного сотрудника, то очень важны брейнштормы с руководителями подразделений на предмет различных проблем, изменений в системе мотивации, систематизации работы и т.д.

Регулярные небольшие брейнштормы по каждому аспекту необходимы и очень помогают. Когда их нет, решения зачастую однобокие, очень трудно внедряются и потом не поддерживаются руководителями или даже самими сотрудниками.

Брейншторм невероятно полезен и при составлении воронки кадров. Воронка — это те самые «девять кругов Ада», которые проходит претендент, прежде чем окончательно утверждается на должность.

Единого метода построения воронки подбора персонала не существует, число и состав этапов зависят от отрасли компании и характера самой вакансии. Однако существуют ключевые аспекты, которые стоит продумать, прежде чем начинать составление воронки.

Во-первых, обратите внимание на ресурсы компании — как выглядит отдел подбора персонала и кто и когда и на каком этапе производит отбор, принимает решение. Во-вторых, воронка будет сильно отличаться при поиске квалифицированных сотрудников и при массовом подборе.

Каковы основные этапы стандартной воронки?

1. Самая широкая часть — привлечение кандидатов. Заявление о вакансии и размещение вакансии на разных площадках.
   
   
2. Отработка откликов, первичное знакомство кандидата с компанией. Рекрутер звонит, делает предложение, устанавливает контакт, рассказывает о преимуществах, т.е. продаёт вакансию.
   
   
3. Оценка и подбор. Прошло первичное знакомство с кандидатами, они узнали о компании и выразили интерес и готовность прийти на собеседование.
   
   
4. Предложение о работе.
   

Впрочем, процесс подбора персонала всегда можно упростить, если использовать сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork. Он значительно упростит все рутинные процессы, оставив для вас только презентацию подходящих кандидатов заказчику.

История подбора по каждому соискателю сохраняется автоматически, воронка становится прозрачной и понятной. Попробовать демо-версию можно бесплатно.

Если вы составляете воронку впервые, вас могут ждать различные трудности. Вот некоторые из них:

• Не учтена специфика или рыночная ситуация по той или иной вакансии, и, соответственно, неправильно определена карта поиска.
  
  
• Ловушка заблуждения «больше кандидатов = эффективней рекрутинг». Вы можете привлечь 10 кандидатов, и 8 из них будут подходить, а можете привлечь 100, но по факту подойдет 1. Здесь количество не равно качество. В случае с массовым подбором это может сработать, но для квалифицированных кадров такой метод точно не подойдёт.
  
  
• Низкий уровень HR-бренда компании: много жалоб в интернете, негативные отзывы конкурентов или бывших сотрудников. Поэтому важно при отказах спрашивать, что конкретно смущает кандидата. Желательно прозванивать тех, кто не пришёл несколько раз, если ситуация совсем патовая.
  

Тот, кто впервые составляет воронку подбора персонала, неизбежно столкнётся с трудностями, потому что воронка — это то, что нужно смотреть в действии, всё время мониторить, анализировать, сопоставлять и вырабатывать корректирующие решения для того, чтобы она была оптимальной под конкретную задачу для конкретной компании.

Учитывая, что воронка каждый раз должна максимально соответствовать ожиданиям заказчика, согласование деятельности играет немаловажную роль. У внутреннего отдела заказчик — это руководитель какого-либо подразделения, и тогда, уже представляя, что это за человек, а также какая корпоративная культура внутри компании, согласования происходят в процессе диалога.

На начальном этапе, после анализа рынка, может сложиться ситуация, что желаемого специалиста на предлагаемых условиях на данный момент найти невозможно. Это одна из ситуаций, требующих обязательного обсуждения с заказчиком.

Если такой кандидат всё же необходим, нужно либо изменить условия (уровень зарплаты, график, возможности карьерного роста), либо сообщить руководителю, что компания не является приоритетной для тех кандидатов, которых он хотел бы видеть в своём отделе, поэтому вероятность закрытия вакансии очень низкая. Можно предложить снизить требования к опыту и знаниям, но предоставить обучение.

Если это внешний заказчик, то этот человек не знаком нам лично. Рекрутеру не известны его ценности, как он проявляет себя в работе. Также неизвестна и культура внутри компании: почему люди уходят, за что человека могут уволить.

В этом случае также необходимо согласовать профиль, но ещё более глубоко. Нужно составить такие вопросы к заказчику, которые помогут определить психотип искомого сотрудника на данную вакантную позицию, чтобы не создать заказчику неоправданных ожиданий.