Как наказать сотрудника законно:

Сотрудник нарушил правило. Первая мысль – наказать. Но сначала проверьте, что произошло и почему.

Даже у ответственного сотрудника случается ошибка, и иногда ее последствия разбирает вся компания. Причина бывает разной: сотрудник не знал правило, не справился с задачей или столкнулся со сбоем в процессе. От причины зависит реакция: обучение, исправление процесса или дисциплинарные меры.

Сначала разберем виды дисциплинарных взысканий по ТК РФ и порядок их применения. Затем отделим премии и возмещение ущерба от дисциплинарных мер и разберем способы воздействия, которые нельзя выдавать за наказание. Перед наказанием сотрудников ответьте на два вопроса: что произошло и какую процедуру требует закон.

Разобраться в теме нам помогла Надежда Бурцева, эксперт по системам управления производственными компаниями.

Правонарушения сотрудников

Первое желание – сразу найти виноватого. Остановитесь и разберите событие: что сделал сотрудник, какая обязанность или договоренность действовала, когда это произошло и к чему привело. Так проще отличить виновное неисполнение трудовой обязанности от ошибки из-за нехватки обучения или сбоя в процессе.

Начните с простой рабочей типологии:

1. 01
   Преднамеренные

   Сотрудник сознательно нарушает правила или причиняет вред компании. Например, передает конкуренту клиентскую базу или раскрывает конфиденциальную информацию.

2. 02
   Непреднамеренные

   Ошибка возникла из-за неопытности, нехватки обучения или непонятной инструкции. Сначала проверьте, знал ли сотрудник требование и получил ли условия для выполнения задачи.

3. 03
   Исправимые

   Проблему заметили вовремя: например, сотрудник не связался с клиентом, но успел восстановить контакт и сохранить сделку.

4. 04
   Неисправимые

   Последствия уже нельзя полностью устранить. При этом тяжесть результата сама по себе не доказывает вину: установите, какое действие или бездействие привело к ущербу.

5. 05
   Дисциплинарные

   Это нарушения, связанные с исполнением трудовых обязанностей: опоздание, отсутствие на рабочем месте или появление на работе в состоянии опьянения, если обстоятельства подтверждены и есть основания для вывода о вине.

6. 06
   Финансовые

   Сбой затрагивает деньги компании: например, сотрудник нарушил согласованный порядок работы с платежами. Сам факт финансового результата еще не означает, что с работника нельзя автоматически взыскать всю сумму.

7. 07
   Репутационные

   Действия сотрудника повлияли на отношения с клиентом или партнером. Отделите личный проступок от ошибки скрипта, процесса или недостатка обучения.

Эта схема показывает, о чем говорить с сотрудником. Но юридических оснований для увольнения из нее не получится.

Вместо поспешных решений – правильные выводы!

Сорванный результат еще не отвечает на вопрос «кто виноват». Сначала проверьте, что было поручено сотруднику, какие сроки и – главное! – ресурсы он получил, выполнял ли обязательную процедуру и что повлияло на итог.

Чтобы признать нарушение дисциплинарным проступком, установите четыре вещи: какую обязанность нарушили, что именно сделал или не сделал сотрудник, был ли он виноват и какие обстоятельства повлияли на ситуацию. Если хотя бы одного элемента нет, вывод о нарушении преждевременный. Ущерб оценивают отдельно: он может повлиять на тяжесть нарушения, но сам по себе не доказывает вину.

Соберите факты по конкретной задаче: что было поручено, на каком этапе возник сбой и к чему привел. Потом спросите сотрудника, почему результат оказался таким, и сопоставьте ответ с документами.

Надежда Бурцева формулировала один из ориентиров для оценки последствий так:

«Серьезность правонарушения сотрудника определяется потерями компании, поэтому ее следует измерять в деньгах».

Это ориентир для оценки последствий, а не способ доказать вину: ущерб оценивают отдельно.

Дисциплинарные взыскания по ТК РФ

ТК РФ здесь довольно конкретен. За неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, то есть за дисциплинарный проступок, работодатель применяет только предусмотренные законом меры:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

Штрафа в этом перечне нет. Для отдельных категорий работников действуют специальные правила; перед решением проверьте нормы и локальные документы.

Для обычных трудовых отношений список короткий: именно эти виды дисциплинарных взысканий применяют в таких случаях. Трудовые обязанности сотрудника должны быть определены до оценки его действий. Замечание и выговор не образуют обязательную последовательность: меру выбирают с учетом обстоятельств конкретного случая.

Что нужно знать о дисциплинарных наказаниях?

За один проступок применяют только одно дисциплинарное взыскание. Автоматической лестницы «замечание, потом выговор, потом увольнение» нет: повторение нарушения не заменяет основание и соблюдение процедуры.

Дальше – без самодеятельности. Порядок такой:

1. Зафиксировать событие и связанные с ним обстоятельства: служебной запиской, актом, отчетом или другим документом, который подходит для конкретной ситуации.
2. Запросить у сотрудника письменное объяснение. На его подготовку дают два рабочих дня.
3. Если объяснение не предоставлено в этот срок, составить акт. Отсутствие объяснения не препятствует применению взыскания, но факт запроса и истечения срока подтвердите документом.
4. Оценить причины, вину и тяжесть нарушения, последствия, обстоятельства его совершения и прежнее поведение сотрудника.
5. Принять решение и оформить приказ о взыскании.
6. Ознакомить работника с приказом под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания, не считая времени его отсутствия. Если сотрудник отказывается знакомиться с документом, отказ фиксируют актом.

Со сроками легко запутаться, поэтому держите их отдельно:

По статье 194 ТК РФ работник считается не имеющим взыскания, если в течение года со дня его применения не получил нового. Работодатель вправе снять взыскание раньше по собственной инициативе, по просьбе работника, по ходатайству непосредственного руководителя или представительного органа работников.

Подробные разъяснения процедуры взыскания есть в материалах Роструда о порядке применения дисциплинарных взысканий и разъяснении Роструда о сроках и оформлении.

Как сделать наказания эффективными

Взыскание закрывает один конкретный эпизод. Работу с поведением оно за руководителя не делает. Если нужно изменить ситуацию, обсудите факты лично, назовите ожидаемый результат и договоритесь, как его проверить.

Разговор о нарушении проще провести по четырем шагам:

1. назвать наблюдаемое действие или результат без ярлыков;
2. объяснить, какую задачу или процесс оно затронуло;
3. согласовать, что сотрудник сделает иначе и какая помощь ему нужна;
4. назначить срок повторной проверки.

Обнаружили пробелы в знаниях? Проведите обучение или уточните инструкцию. Сбой в процессе? Измените этапы процесса: распределите ответственность, добавьте контрольную точку, уберите неоднозначные правила. Такая обратная связь экологична и напрямую влияет на причины проблемы.

Одни наказания не создают понятных правил работы. В команде должны быть и требования к результату, и способы поощрения за него. О том, как поощрить сотрудника, рассказываем в статье «Как поощрить сотрудника: 10 оригинальных способов».

Премии и материальная ответственность: разные правила

Премию и ущерб в одну корзину не складывают. Премия просто существует по системе, закрепленной у работодателя. Возмещение прямого действительного ущерба проводят по установленным правилам, и взыскать с сотрудника любые убытки компании нельзя.

Когда возможно снижение премии

Премия не появляется из воздуха: условия ее выплаты закрепляют в локальном нормативном акте, положении об оплате труда или другом документе системы премирования. Если документ связывает премию с показателями или соблюдением условий, работодатель действует по этим правилам.

Если премию уменьшают из-за дисциплинарного взыскания, общая сумма заработной платы за этот месяц не должна уменьшиться более чем на 20 %. Это ограничение не превращает 20 % в разрешенный штраф. Если премия не начислена из-за невыполнения условий премирования, вопрос решают по положению о премировании.

Даже подтвержденный ущерб не дает права автоматически удержать любую сумму из зарплаты. Порядок возмещения зависит от обстоятельств и норм об ответственности работника. Не подменяйте этой процедурой наказание за плохой результат.

Какие способы применять не стоит

Отжимания, одежда с обидными надписями или бейджи, уборка чужих кружек, штрафные очки и обязательные угощения ошибку не исправляют, а только унижают достоинство человека.

Если в компании принято только ругать, общие нарушения сплачивают сотрудников против руководства. Люди перестают думать, как исправиться, и начинают посмеиваться над системой.

Прежде чем наказывать – проверь

У руководителя отдела подбора много задач, и отчеты FriendWork помогают не искать виноватого наугад. В них видно, сколько вакансий закрыл сотрудник, сколько времени заняли этапы и где остановилось движение кандидатов. По этим данным руководитель обсуждает процесс, но не определяет вину и законность взыскания.

Что использовать вместо этого

Вместо странных «санкций» подойдут обычные рабочие действия:

Дополнительное поручение должно быть связано с работой и должностными обязанностями. Иначе сотрудник вправе отказаться, особенно если поручение выглядит как наказание.

• лично обсудить факты и последствия, не превращая разговор в публичный разбор;
• восстановить нарушенный процесс: связаться с клиентом, исправить документ, вернуть задачу на контроль;
• договориться с сотрудником о конкретных действиях и сроке проверки;
• обновить инструкцию или организовать обучение, если причина была в нехватке знаний;
• зафиксировать договоренности и проверить результат.

«Бригада произвела бракованную продукцию, и компании пришел огромный штраф. Руководитель по производству собрал рабочих и сказал, что все получат премию меньше, а провинившаяся бригада не получит ничего.

Все расстроены, в особенности тот, из-за кого произошла такая оказия. И вот виновник событий решил пожарить на всех шашлыков – мол, простите меня. Так и вошло в практику: накосячил – стряпай что-то вкусное на всю бригаду».

Это пример из практики, а не совет. Снижение или неназначение премии оценивают по системе премирования и действующим ограничениям, а обязательное угощение не относится к дисциплинарным требованиям.

Сотрудник вправе оспорить взыскание. Поэтому решение должно опираться на обязанность, подтвержденное событие, объяснения и документы, а не на желание публично наказать человека.