Расскажем, как CRM-система FriendWork не только решила актуальные проблемы, но и значительно повысила эффективность рекрутинговых процессов компании.

До автоматизации процессов рекрутинга в компании «Цех 85» были трудности, которые замедляли работу HR-отдела:

• Неэффективное управление данными о кандидатах. Разрозненные файлы и ручная пересылка через почту приводили к «задвоению» информации и потере данных. Процесс найма был хаотичным и сложным.
• Ручное управление коммуникацией. Сообщения о собеседованиях и напоминания отправлялись вручную, что повышало риск человеческих ошибок и усложняло отслеживание статусов кандидатов.
• Отсутствие централизованной аналитики. Вся аналитика велась вручную, требовала много времени и не исключала ошибок, которые мешали принимать верные решения.

Для компании «Цех 85» с собственным производством и логистикой с 7-ю обособленными подразделениями внедрение CRM-системы FriendWork стало важным шагом к оптимизации процессов.

В рамках внедрения создали более 100 вакансий с учётом уже существующих, подготовили подробную инструкцию для пользователей и провели получасовое обучение с руководителями.

Результаты внедрения оказались впечатляющими:

• Централизация заявок и прозрачная аналитика. Все заявки теперь обрабатываются в единой программе, а значит, можно легко отслеживать каждый этап процесса. Прозрачная аналитика обеспечивает точные данные для принятия решений, а главное, не требует ручной отчётности.
• Упрощение взаимодействия между подразделениями. Благодаря совместному доступу к данным, руководители всех подразделений видят полную историю взаимодействий с кандидатами: дополнительные отчёты не нужны. В систему можно добавить бесконечное количество подразделений, что делает её масштабируемой.
• Гибкая настройка процессов. Можно самостоятельно настраивать и изменять этапы воронки, включая подключение новых инструментов, таких как чат-боты, и таким образом адаптировать процесс рекрутинга под потребности каждого подразделения.
• Автоматическая интеграция с карьерным порталом. Вакансии автоматически интегрируются с корпоративным работным сайтом, что ускоряет и упрощает процесс публикации и управления вакансиями.

А теперь подробнее о внедрении CRM-системы FriendWork.

Целью внедрения FriendWork было создать единую, прозрачную и эффективную систему, которая устранила бы существующие проблемы и ускорила найм персонала.

Рассмотрим поэтапно, как именно внедряли систему, что оптимизировали и какие результаты это принесло.

Как внедряли: первым шагом было объединение всех разрозненных данных о кандидатах в единую базу в CRM-системе FriendWork. Вся информация, которая ранее хранилась в отдельных файлах и пересылалась через электронную почту, была аккуратно перенесена в новую систему.

Что оптимизировали: устранили проблему «задвоения» данных, когда информация о кандидатах дублировалась и терялась. Теперь каждый рекрутер и менеджер мог получить доступ к актуальным данным о кандидатах из единого источника.

Результаты: центральная база данных обеспечила прозрачность и доступность информации, сократив время на поиск и обработку данных. Это значительно ускорило процесс подбора персонала.

Как внедряли: были применены инструменты для автоматического сбора и анализа данных. Теперь все аналитические отчёты формируются в режиме реального времени.

Что оптимизировали: ушли в прошлое ручные расчёты и заполнение таблиц, которые занимали много времени и часто сопровождались ошибками.

Результаты: руководство и HR-отдел получили доступ к точным данным и аналитике, Теперь они быстро принимают обоснованные решения и адаптируют стратегии найма в зависимости от текущих потребностей бизнеса.

Как внедряли: CRM-система была настроена на автоматическую отправку уведомлений кандидатам, включая приглашения на собеседования, напоминания и другие важные сообщения.

Что оптимизировали: раньше все коммуникации велись вручную, а это увеличивало риск ошибок и задержек. Теперь система автоматически управляет всеми взаимодействиями с кандидатами, обеспечивая последовательность и актуальность.

Результаты: сократилось время на коммуникации, изменилось восприятие компании кандидатами из-за своевременных и профессиональных ответов.

Как внедряли: для каждой вакансии созданы шаблоны, которые стандартизировали процесс найма на всех этапах, начиная от публикации вакансии до её закрытия. Это включало и сложные случаи, такие как набор комплектовщиков для работы в тяжелых условиях.

Что оптимизировали: процессы стали более структурированными и предсказуемыми. Это помогло избежать ошибок, которые возникали при ручной обработке заявок, и увеличивало скорость найма.

Результаты: время на закрытие вакансий сократилось до 14 дней, тогда как ранее процесс мог занимать до двух месяцев. Сейчас компания оперативно восполняет кадровые потребности и поддерживает высокий уровень обслуживания клиентов.

Как внедряли: система FriendWork помогла компании сформировать обширную базу данных кандидатов, которая постоянно обновляется и поддерживается в актуальном состоянии.

Что оптимизировали: база данных кандидатов стала ключевым инструментом для HR-отдела. Теперь можно быстро находить и привлекать нужных специалистов из внутреннего резерва.

Результаты: за время использования системы база кандидатов выросла до 30 000 человек. На данный момент компания не тратит время на долгий поиск новых кандидатов и оперативно закрывает вакансии.

Независимо от размера бизнеса, автоматизация способна:

• Сократить время на найм персонала. Время от появления бизнес-потребности до заполнения вакансии значительно сократится.
• Улучшить качество подбора. Автоматизация поможет вам находить более подходящих кандидатов за счёт точных инструментов отбора и анализа.
• Оптимизировать коммуникацию с кандидатами. Единый канал коммуникаций облегчит взаимодействие с кандидатами и укрепит ваш бренд работодателя.
• Упростить управление данными. Вся информация будет доступна из одного источника, что повысит прозрачность и контроль над процессом.
• Повысить эффективность HR-отдела. Автоматизация рутинных задач снимет нагрузку с работников и освободит время для важных задач.

Внедрение CRM-системы FriendWork — это мощный инструмент для оптимизации рекрутинговых процессов и повышения эффективности вашего бизнеса.

Покажем на конкретном примере, как это работает.

Один из примеров, с которым столкнулась компания, — это массовый набор 35 комплектовщиков для работы в условиях холодильных камер с температурой -18°C и +5°C и графиком работы сутки/двое. Обработка этой заявки требовала оперативного и качественного подхода к каждому этапу подбора.

Вот что было сделано за месяц благодаря базе FriendWork:

• Качественно обработаны 36 000 резюме. Учитывая сложность заявки на подбор, потребовалась работа с большим количеством данных.
• Назначались от 5 собеседований в день. Это необходимо было для оперативного закрытия позиций в сжатые сроки.
• Отслеживались статусы вышедших кандидатов. Важно было контролировать, кто прошёл собеседование и уже вышел на работу, а кто ещё находится в процессе оформления.

Закрыты 35 вакансий. Несмотря на сложность условий по вакансиям и их массовость, они были закрыты в самые короткие сроки.

Внедрение CRM-системы FriendWork принесло значительные результаты для компании «Цех 85»:

1. Масштабная автоматизация вакансий: за два года использования системы успешно автоматизирована работа с 300 вакансиями, значительно ускорился процесс найма и снизилось количество ручных операций.
2. Рост базы кандидатов: сформирована и систематизирована база данных кандидатов с нуля до 43 000 человек. HR-отдел быстро находит подходящих специалистов и закрывает вакансии в срок.
3. Продвинутая аналитика: FriendWork вывел аналитику на новый уровень. Благодаря доступу к детализированным данным решения обоснованные и точные.
4. Повышение производительности рекрутеров на 25%: производительность рекрутеров заметно увеличилась. Теперь они уделяют больше времени качественной оценке кандидатов и важным задачам.
5. Упрощение коммуникации: совместный доступ к данным и централизованное управление процессами облегчили взаимодействие между отделами и сократило необходимость в дополнительных отчётах.

Правильно выбранная CRM-система способна оптимизировать процессы и повысить эффективность работы всей команды.

Автоматизировать рутинные задачи, улучшить аналитику и упростить коммуникацию между подразделениями — лучшее решение для бизнеса. Это помогает компании уверенно двигаться вперёд, достигать новых высот и увеличивать оборот.

Хотите вывести свой рекрутинговый процесс на новый уровень? Попробуйте FriendWork уже сегодня. Примените все преимущества автоматизации найма и оценивайте результаты!