Под выражением «укомплектованность кадрами» обычно понимают наличие работников на существующих должностях относительно установленного штатного расписания. Компания будет считаться укомплектованной, если в ней будут отсутствовать вакантные рабочие места.

Для чего это нужно? Чтобы понять степень укомплектованности, а затем провести корректировку численности работников. А также чтобы понять эффективность работы HR-специалиста.

Принцип расчета такой: это процентное отношение занятых должностей к числу должностей, предусмотренных штатным планом за отчетный период. Звучит пугающе, но сама формула простая и выглядит следующим образом:

Укомплектованность штата – это соотношение запланированного количества сотрудников и фактического состава команды. Если фактическая численность совпадает с плановой, штат считается укомплектованным.

В 2025 году компании учитывают не только факт занятости должности, но и реальную загрузку сотрудников. Это связано с широким распространением неполной занятости, сменных графиков и гибридных форм работы. Поэтому часто используют расчет в эквиваленте полной занятости (FTE), чтобы точнее понимать доступный ресурс, а не только количество ставок.

Кроме количественной укомплектованности все чаще оценивается качественная: хватает ли команде компетенций для решения текущих задач. Формально штат может быть укомплектован на 100%, но при этом компании может не хватать нужных навыков или экспертизы — это влияет на скорость и качество работы.

Тратите много времени на составление аналитических отчетов? Выход есть. Используйте сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork. С его помощью аналитика по подбору персонала будет считаться автоматически. Вам больше не придется проводить вечера за составлением отчетов. В один клик вы сможете увидеть результат работы за месяц или любой другой период. Все отчеты строятся в виде понятных графиков и диаграмм.

Хотите разобраться в ключевых метриках подбора, которые помогают HR контролировать процесс и быстро находить узкие места? Скачайте бесплатно наш подробный экспертный гайд по аналитике в удобном формате!

Штатная численность — необходимое количество сотрудников для выполнения плана работы в установленный срок. От полученных результатов будет зависеть, наймете ли вы в штат кого-то еще или оставите то же количество сотрудников.

Штатная численность рассчитывается для того, чтобы работодатель смог в дальнейшем рационально распределить затраты, связанные с процессами выполнения работы и ее оплатой.

В государственных организациях контроль численности штата является обязательным. Проводится он в соответствии с «Рекомендациями по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду».

Устанавливать численность сотрудников на свое усмотрение такие организации не могут.

Что касается коммерческих компаний, цель которых заполучить максимально возможную прибыль, то в этом случае управленец имеет право самостоятельно определять, сколько работников ему нужно, и устанавливать нормы по количеству вакансий.

Но расчет все равно, скорее всего, будет проводиться по тем же рекомендациям, так как они основаны на общих нормативах по труду.

Если в штате есть сотрудники на неполной ставке или гибридном графике, расчет дополняют пересчетом в эквивалент полной занятости (FTE). Это помогает точнее понимать, сколько «полных рабочих единиц» доступно компании на самом деле.

Также в расчет могут включать влияние автоматизации: если часть операций уже выполняется автоматически или планируется к автоматизации, потребность в численности уменьшается, а нагрузка перераспределяется. Это особенно важно для коммерческих компаний, где скорость процессов напрямую влияет на прибыль.

Это достаточно универсальная формула, но у нее есть и минус — она не учитывает человеческий фактор. Например, производительность разных сотрудников может отличаться, как и скорость выполнения задач в периоды высокой нагрузки. Поэтому расчет численности часто дополняют регулярным анализом фактического времени выполнения задач и пересмотром норм труда.

В каждой компании расчет численности службы персонала формируется индивидуально и зависит от масштаба бизнеса, структуры подразделений, модели подбора и уровня автоматизации процессов. Универсального подхода здесь нет, но есть методики, на которые ориентируются организации.

Для государственных и муниципальных учреждений расчет ведется по «Укрупненным нормам численности специалистов по управлению персоналом». В коммерческом секторе по-прежнему применяются «Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб» и нормативы для служб организации труда и заработной платы. Эти документы задают минимальные ориентиры, от которых можно отталкиваться при планировании нагрузки на HR-подразделение.

Опирайтесь на те нормы и требования, которые действуют в вашей организации, и дополняйте их анализом фактической нагрузки. Это поможет определить оптимальную численность
HR-команды и распределить задачи так, чтобы процессы подбора и сопровождения сотрудников работали стабильно.

Что делать, если посчитали и поняли, что сотрудников в вашем штате недостаточно? Ответ прост и логичен — нужно нанять новых работников! Но торопиться не стоит: к подбору персонала важно подходить осмысленно, чтобы избежать постоянной текучки и не нанимать людей, которые не задерживаются в компании.

Прежде чем открывать новые вакансии, проанализируйте, какие каналы привлечения дают вам самых подходящих кандидатов и какие стратегии работают лучше других. Подробный разбор мы собрали в статье по медиапланированию для найма. Читайте и применяйте!

Чтобы не нанять человека, который быстро уйдет или не справится с задачами, используйте чек-лист от FriendWork «Как нанять неподходящего кандидата: 9 ошибок, которые дорого обходятся» — он помогает увидеть сигналы, которые обычно упускают, и избежать типичных ошибок в найме.

Если вам важно находить специалистов с нестандартным опытом или творческим мышлением, то тут нужен особый подход: больше точечных каналов, качественные объявления и продуманная оценка портфолио. Читайте, как подбирать творческих сотрудников.

Когда стратегия привлечения выстроена, работу сильно упрощает автоматизация. Она помогает быстрее обрабатывать отклики, поддерживать дисциплину коммуникаций и не терять кандидатов. Это снижает нагрузку на HR-команду и повышает стабильность процесса найма, особенно при активном расширении штата.

Проанализируйте показатели эффективности, проведите оценку компетенций, сравните фактическую загрузку с плановой, посмотрите, какие процессы можно оптимизировать или перераспределить. Это поможет понять, в каких отделах уменьшение численности пройдет с наименьшими рисками для бизнеса.
Читайте подробнее о том, как уволить сотрудника законно и без лишнего стресса.

Итак, что важно помнить:

• Укомплектованность — это снимок того, насколько компания готова выполнять свои задачи без перегрузок и провалов в работе.
• Регулярный пересчет штатной численности помогает контролировать затраты, планировать нагрузку и видеть, где команде нужны люди, а где процессы можно оптимизировать.
• Решения об увеличении или сокращении штата стоит принимать на основе реальных данных, а не интуиции, тогда и бизнес, и команда реагируют на изменения спокойнее.