Под выражением «укомплектованность кадрами» обычно понимают наличие работников на существующих должностях относительно установленного штатного расписания. Компания будет считаться укомплектованной, если в ней будут отсутствовать вакантные рабочие места.

Для чего это нужно? Чтобы понять степень укомплектованности, а затем провести корректировку численности работников. А также чтобы понять эффективность работы HR-специалиста.

Принцип расчета такой: это процентное отношение занятых должностей к числу должностей, предусмотренных штатным планом за отчетный период. Звучит пугающе, но сама формула простая и выглядит следующим образом:

Тратите много времени на составление аналитических отчетов? Выход есть. Используйте сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork. С его помощью аналитика по подбору персонала будет считаться автоматически. Вам больше не придется проводить вечера за составлением отчетов. В один клик вы сможете увидеть результат работы за месяц или любой другой период. Все отчеты строятся в виде понятных графиков и диаграмм.

Штатная численность — необходимое количество сотрудников для выполнения плана работы в установленный срок. От полученных результатов будет зависеть, наймете ли вы в штат кого-то еще или оставите то же количество сотрудников.

Штатная численность рассчитывается для того, чтобы работодатель смог в дальнейшем рационально распределить затраты, связанные с процессами выполнения работы и ее оплатой.

В государственных организациях контроль численности штата является обязательным. Проводится он в соответствии с «Рекомендациями по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду».

Устанавливать численность сотрудников на свое усмотрение такие организации не могут.

Что касается коммерческих компаний, цель которых заполучить максимально возможную прибыль, то в этом случае управленец имеет право самостоятельно определять, сколько работников ему необходимо, и устанавливать нормы по количеству вакансий.

Но расчет все равно, скорее всего, будет проводиться по тем же рекомендациям, так как они базируются на общих нормативах по труду.

Это достаточно универсальная формула, но у нее есть и минус — она не учитывает человеческий фактор.

В каждой компании расчет численности службы персонала производится индивидуально в соответствии с общепринятыми способами.

Например, расчет для государственных (муниципальных) учреждений производится по «Укрупненным нормам численности специалистов по управлению персоналом», а самым распространенным в СНГ способом является расчет по «Межотраслевым нормативам численности работников кадровых служб коммерческих организаций» и «Межотраслевым нормативам численности работников служб организации труда и заработной платы коммерческих организаций».

Всегда ориентируйтесь на те нормы, которые установлены в вашей организации, и только после этого проводите расчет численности службы персонала.

Что делать, если посчитали и поняли, что сотрудников в вашем штате недостаточно? Ответ прост и логичен — нужно нанять новых работников! Но торопиться не стоит: к подбору персонала следует подходить ответственно, чтобы избежать постоянной текучки в рабочем коллективе.

Как правильно организовать воронку и найти нужных сотрудников мы уже рассказали здесь.

Рекомендуем автоматизировать процесс найма. Онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork избавит вас от рутинной работы и поможет ускорить процесс найма, а руководству даст возможность наблюдать за прозрачной системой подбора. Формируйте отчеты в один клик, общайтесь с кандидатами в любом удобном мессенджере прямо из сервиса, составляйте шаблоны офферов и отказов и настраивайте статусы для кандидатов во FriendWork.

Обратная ситуация — переизбыток в штате, когда часть сотрудников придется уволить. Увольнение должно быть обосновано, а также пройти для компании безболезненно. Посмотрите на выборку, изучите показатели эффективности, определите, в каком отделе потеря кадров будет наименее болезненна, и только потом прощайтесь с сотрудником.

Теперь кратко подведем итоги:

• Вы должны понимать степень укомплектованности штата для успешного функционирования компании.

• Регулярно проводите расчет штатной численности, чтобы избежать лишних затрат.

• Увеличивайте или сокращайте штат на основании полученных результатов и имеющейся статистики по рабочим показателям.