Как уволить сотрудника:
7 законных способов

Работаешь, работаешь и тут – бац! Приказ об увольнении. Такое редко бывает без причины. Главный принцип расставания с сотрудником – законность. Без веских оснований ни один работодатель не вправе уволить сотрудника. Перед увольнением важно издать приказ и ознакомить с ним работника под подпись – с указанием причины и ссылки на конкретные статьи ТК РФ.

Иными словами, основания должны быть предусмотрены законом.

По мнению Надежды Курганской, такая подмена процессов связана с незрелостью трудового законодательства и несовершенством судебной системы, а как следствие – с боязнью работодателей ошибиться в оформлении увольнения.

Еще одно распространенное основание – расторжение трудового договора по соглашению сторон. Этот способ относительно безболезненный: работодателю не нужно обосновывать увольнение, а работнику – отрабатывать две недели. Как правило, соглашение сторон предусматривает компенсацию работнику, размер которой стороны определяют индивидуально. Такой вариант позволяет избежать лишней волокиты с документами.

Важно помнить: от подписанного соглашения уже нельзя отказаться – в отличие от увольнения по собственному желанию, когда у сотрудника есть 2 недели, чтобы изменить решение.

Увольнение сотрудников – это еще и путь к развитию компании. Процесс обновления команды полезен для организации: можно привести свежие силы, новые идеи. Без найма новых сотрудников невозможен рост бизнеса.

Справиться с этим вам поможет сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork. С его помощью вы подберете подходящих кандидатов из соцсетей, карьерных порталов и сайтов по подбору в единую базу. Также благодаря сервису вы можете автоматически отправлять приглашения на собеседования, офферы и отказы.

Расторжение трудового договора по инициативе работника считается самым бесконфликтным сценарием.

По закону сотрудник обязан письменно предупредить работодателя не менее чем за 2 недели до увольнения. То есть обычно этот срок отрабатывается, но стороны могут договориться о более ранней дате. Главное, чтобы инициатива исходила именно от работника.

Нередко руководитель, понимая, что сотрудник провинился или не подходит, сам предлагает ему написать заявление по собственному. Для работника это сохранение репутации, ведь в трудовой книжке не будет записей о нарушениях.

Вы не можете заставить сотрудника уволиться по собственному желанию. Давление и угрозы недопустимы. Если выяснится, что работника принудили написать заявление, он может отозвать его и пожаловаться, что на него оказывалось психологическое давление, и тогда разбирательств не избежать.

Помните и про право передумать: сотрудник имеет право отозвать свое заявление в течение двух недель со дня подачи, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник. Поэтому, даже получив заявление, не спешите сразу брать нового человека, а дождитесь окончания срока или оформите перевод, если нашли замену раньше.

Если работник отказывается писать заявление по собственному, увольнять придется уже по тем основаниям, которые предусмотрены законом, например, за дисциплинарный проступок. Именно поэтому многие работодатели предлагают «уйти самому», чтобы сэкономить время и нервы. Такой путь допустим, если инициатива действительно исходит от сотрудника. Но давить на человека ради удобства неэтично и незаконно.

Лучше честно объяснить причины и, возможно, помочь ему с поиском нового места – так вы и нормальные отношения сохраните, и риск конфликта снизите.

Работа – не школа и не университет. Вы же не будете звонить родителям сотрудника и выяснять, почему Петя Иванов не пришел на работу? Но оставлять прогулы без внимания нельзя. Даже если ценный специалист периодически позволяет себе прогуливать, с ним, увы, придется попрощаться – закон превыше личных заслуг.

Что такое прогул по ТК РФ? Это отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов подряд без уважительных причин. К уважительным причинам относят, например, болезнь, ДТП по дороге, смерть близкого родственника и т.п. Все остальное считается нарушением трудовой дисциплины.

Один прогул – это уже грубое однократное нарушение, за которое допустимо дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. Но чтобы уволить сотрудника за прогул и не получить обратно через суд, важно грамотно оформить документы.

• Если причина, по мнению работодателя, неуважительная (или никаких объяснений не поступило), у вас появляется право уволить работника за прогул.
• Если же сотрудник предоставил документы (например, больничный лист задним числом), увольнение будет незаконным.

Разумеется, банальные отговорки вроде «забыл предупредить» уважительной причиной не считаются.

• При отсутствии уважительной причины оформляйте приказ о дисциплинарном взыскании в виде увольнения.

Важно: приказ нужно издать не позднее месяца со дня, когда прогул был обнаружен.

• Не затягивайте с оформлением! Ознакомить сотрудника с приказом об увольнении следует под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания приказа.
• Если сотрудник на работу так и не вышел, направьте копию приказа ему по последнему известному адресу, и составьте акт о невозможности ознакомления.

Зафиксированные акты, объяснительные (если были) и копию приказа храните в личном деле. Эти документы – ваша защита в случае трудового спора. На их основании вы также вносите сведения об увольнении в трудовую книжку или электронный реестр.

Учтите, что при разбирательстве учитывается общая характеристика работника. Если сотрудник ранее получал награды, имел безупречную репутацию, суд может посчитать увольнение за единичный прогул чрезмерным и обязать восстановить его на работе.
Поэтому оцените тяжесть проступка и обстоятельства: возможно, имеет смысл ограничиться выговором.

По сути, это тот же прогул. Закон не требует ждать несколько дней – уволить можно и после однократного отсутствия больше 4 часов. Однако на практике многие работодатели пытаются сначала выяснить судьбу пропавшего сотрудника – вдруг случилось несчастье. Вы можете отправить ему уведомление о необходимости явиться на работу или дать объяснения. Если реакции нет и проходит более одного месяца, целесообразно оформлять увольнение за прогул.

Почему месяц? Потому что именно в течение месяца с дня обнаружения дисциплинарного проступка можно применить наказание, не считая периода больничного или отпуска самого работника. Пропуск этого срока грозит тем, что суд отменит ваше решение как запоздалое. Так что не затягивайте – действуйте по шагам, описанным выше.

Просто слова — не доказательство! Если работник не соответствует занимаемой должности, одного вашего недовольства мало.

Любое несоответствие нужно доказать. Надежда Курганская рассказала нам, как оценить и аргументировать несоответствие должности. По её мнению, для этого у работодателя должна быть четкая система оценки соответствия или несоответствия работника занимаемой должности.

Эти требования должны быть максимально оцифрованы. А для их оценки используйте объективные методы. Также у любой должности есть основная функция, а у любой функции всегда есть конечный результат, который работник либо достигает, либо не достигает.

Для грамотной оценки работников используйте:
1. Оценку компетенций - о критериях оценки персонала и об индикаторах, которые оценивают эффективность сотрудника, читайте подробнее в статье.

А еще мы собрали пошаговый чек-лист для тех, кто хочет внедрить оценку компетенций без лишней теории и долгих согласований.
👉 Скачайте чек-лист «Как оценивать компетенции на практике» — там вы найдете конкретные шаги: как выбрать критерии, составить матрицу компетенций. Это полезно не только в таких случаях, как увольнение.

2. Аттестацию персонала – это формализованная процедура проверки знаний, навыков, деловых качеств сотрудника. На основании выводов аттестационной комиссии работодатель решает, увольнять сотрудника или дать шанс на другое место.

Как уже сказано, прежде чем уволить как некомпетентного, предложите работнику вакансию полегче, соответствующую его реальным навыкам. Это и закон требует, и по-человечески правильно.

Если сотрудник согласен и вакансия есть – вы сохраните человека, пусть и на другой позиции. Если подходящей работы нет или работник отказался – тогда трудовой договор можно расторгнуть.

Да, людей в трудной жизненной ситуации лучше поддержать, а не увольнять по формальным причинам. Попробуйте перевести или дообучить такого сотрудника, если можно.

Один из самых трудоемких для работодателя вариантов – увольнение за неисполнение (ненадлежащее исполнение) трудовых обязанностей.

Простыми словами, это ситуация, когда сотрудник без уважительных причин систематически плохо работает:

• не выполняет планы;
• срывает сроки;
• нарушает трудовую дисциплину.

Увольнение по этому основанию происходит по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ и считается мерой дисциплинарной ответственности. Закон требует наличия как минимум двух дисциплинарных взысканий за разные проступки, чтобы применить такую крайнюю меру. Поэтому готовьтесь фиксировать не единичный случай, а целую серию нарушений.

Ирина Тимина отмечает несколько причин, почему уволить за неисполнение обязанностей сложно:

Сотрудники, чувствуя надвигающееся увольнение, обычно пишут объяснительные с перечислением уважительных (по их мнению) причин, которые помешали выполнить работу. То есть стараются обелить себя: «не сделал, потому что программа зависала, коллеги подвели, клиент задержал данные…».

К сожалению, во многих компаниях не документируют промежуточные просчеты работника. Например, менеджер срывает первую сделку – ему устно выговорили и дали еще шанс. Второй контракт сорвал – снова разговор. В итоге доходят до увольнения, а на руках у работодателя нет ни одного документа о проступках, одни устные беседы. Такое увольнение рискует развалиться в суде из-за отсутствия доказательств.

Должностные инструкции бывают размытыми. Если обязанности прописаны абстрактно: «выполнять поручения руководства в разумные сроки», то придраться к невыполнению сложно – всегда можно поспорить, что такое «разумный срок». Поэтому первым делом убедитесь, что у сотрудника есть четкое письменное закрепление его задач и стандартов работы: должностная инструкция, показатели KPI и т.д.

Что делать? Как и в случае с несоответствием должности, нужно собирать доказательства и соблюдать процедуру ст. 193 ТК РФ. Если работник ленится или халатно выполняет работу, фиксируйте эти факты в документах.

Самый популярный способ – письменная фиксация каждого нарушения. Желательно, чтобы к моменту увольнения у вас накопилось несколько задокументированных эпизодов, причем не все в последний месяц, а распределенных по времени. Тогда будет видно, что проблемы носили системный характер.

Оформлять нарушения можно с помощью:

• докладных записок от руководителей отделов о промахах работника;
• письменных объяснительных от самого сотрудника по каждому случаю;
• приказов о применении дисциплинарных взысканий (объявление замечания или выговора) по итогам рассмотрения каждого проступка.

Когда подобных взысканий накопится два или больше, и работник снова нарушит трудовую дисциплину, можно увольнять.

Не забудьте и здесь про «смягчающие обстоятельства». Если сотрудник, скажем, молод и неопытен, возможно, вместо увольнения стоит ограничиться выговором и направить его на обучение.

Судебная практика показывает, что при рассмотрении споров учитывается, какую помощь оказывал работодатель:
✔️ предупреждал ли о недостатках;
✔️ давал ли время исправиться;
✔️ направлял ли на повышение квалификации.

Поэтому всегда лучше сначала честно сообщить сотруднику, чем вы недовольны, и совместно попытаться устранить причины. Тогда, если все же дойдет до увольнения, это не станет для работника громом среди ясного неба, и вы сами будете чувствовать себя более уверенно.

По общему правилу работодатель не имеет права увольнять сотрудника в период его отпуска по своей инициативе. Единственное исключение – ситуация, когда организация прекращает деятельность, и речь о полной ликвидации компании или прекращение деятельности ИП.

То есть уволить работника в отпуске «за прогул» или «за несоответствие» нельзя, даже если он вам страшно не понравился. Придется ждать выхода человека из отпуска, и только на следующий день можно вручить ему уведомление или приказ.

Если же сотрудник сам хочет уволиться, находясь в отпуске, законодательство не запрещает это сделать. Работник может подать заявление, находясь в ежегодном отпуске – двухнедельный срок уведомления при этом сохраняется. Учитывайте, что по статье 80 ТК РФ стандартный срок предупреждения – не менее 2 недель до даты увольнения.

Есть оговорка: если продолжение работы невозможно, например, из-за начала учебы, выхода на пенсию и др., работодатель обязан расторгнуть договор в срок, указанный самим работником. Но это скорее редкие случаи.

В общем случае, получив заявление отпускника, отсчитайте 14 дней, начиная со следующего дня после получения заявления – это и будет дата увольнения. Отзывать сотрудника из отпуска для оформления увольнения не требуется. Все необходимые документы вы можете подготовить и без его присутствия, а выдать трудовую книжку и окончательный расчет – уже в последний день работы, который формально приходится на отпуск.

Аналогичная ситуация с больничным. Пока сотрудник находится на больничном листе, уволить его по инициативе работодателя нельзя. Исключение одно – прекращение деятельности организации, то есть ликвидация или закрытие ИП.

Во всех иных случаях – терпеливо ждем выхода человека на работу. Нельзя объявить, что «мы тебя уволили вчера, пока ты болел» – такой приказ не будет иметь силы.

Заметим, сотрудник не обязан немедленно сообщать, что он заболел. Бывают ситуации, когда человек внезапно попал в больницу и физически не смог сразу предупредить (авария, внезапная госпитализация, травма и т.д.).

Поэтому, если работник не вышел на связь, работодателю стоит самому выяснить причины отсутствия – позвонить ему, родственникам или посетить адрес. Это и по-человечески правильно, и юридически полезно: вы удостоверитесь, что это именно болезнь, а не прогул.

Если подтвердилось, что человек на больничном, – ждите его выздоровления. Уволить за прогул за эти дни вы не имеете права.

Если же работник на больничном решил уволиться сам, проблем для работодателя нет. Закон не запрещает уволиться по собственному желанию во время временной нетрудоспособности – никаких негативных последствий для компании это не повлечет.

Нужно действовать по общим правилам: работник подает заявление, вы издаете приказ, считаете две недели до увольнения. Особенности здесь такие:

1. Если день увольнения выпал на больничный.
Бывает, сотрудник подал заявление, через 14 дней наступила оговоренная дата, но человек все еще болеет. Увольняйте его этой датой, не откладывайте. Закон требует уволить именно в день, который человек указал в заявлении, даже если он на больничном. После увольнения работник продолжит лечение, а больничный ему оплатит уже Социальный фонд, если лист закрыт в пределах 30 дней после увольнения. Переносить дату из-за болезни не нужно.

2. Если заявление подано во время больничного.
Иногда сотрудник отправляет заявление об увольнении, лежа на больничном. Тогда двухнедельный срок отработки отсчитывается с следующего дня после поступления заявления и заканчивается, даже если работник все еще болен. Датой увольнения будет последний день этого 14-дневного срока (или более поздний, если сам работник указал конкретную дату в заявлении).

Отрабатывать после выздоровления не нужно – закон не обязывает «догуливать» больничный на рабочем месте. Главное – правильно определить дату и издать приказ, а расчет и трудовую книжку выдать сотруднику не позже следующего дня после его обращения за ними.

А вот уволить за непройденное испытание во время больничного нельзя – об этом далее.

Многие работодатели забывают, что во время испытательного срока можно расстаться с неподходящим сотрудником гораздо проще, чем потом. Если понимаете, что новичок не справляется или не подходит команде, не ждите окончания испытания. Закон позволяет расторгнуть трудовой договор при неудовлетворительном результате испытания (ст. 71 ТК РФ). Нужно только письменно предупредить работника не позднее чем за 3 дня до увольнения, указав причины несоответствия. Учтите: причина должна быть реальной и связанной с деловыми качествами сотрудника.

А вот объективные основания – недостаток компетенций, проваленные задания, нарушение дисциплины – вполне подходят, если вы их можете обосновать документально.

Как это сделать? Ставьте на время испытания четкие задачи и критерии их выполнения. Цели должны быть измеримы по времени и объему работы, и сотрудник должен быть с ними ознакомлен с самого начала. Например, прописать, что менеджер по продажам за первый месяц должен обзвонить 100 клиентов и заключить минимум 5 договоров. Если он этого не сделал – есть конкретное подтверждение неудовлетворительного результата. Просто сказать «нам кажется, вы не вписались» недостаточно.

Хорошая практика – составить план испытательного срока. Это не только облегчит оценку для работодателя, но и поможет самому сотруднику понимать, чего от него ждут. Регулярно давайте обратную связь: например, по окончании первой половины испытательного срока обсудите с новичком его успехи и недочеты. Если видите, что он не справляется, предупредите его об этом. Тогда решение об увольнении не станет неожиданностью.

1. Если спустя оговоренное время (обычно испытание длится 3 месяца, если не оговорено иное) сотрудник не показал удовлетворительных результатов, вы вручаете ему уведомление об увольнении за 3 дня.
2. В уведомлении пропишите конкретно, чем вы недовольны, со ссылками на факты: например, «не выполнил план, совершил такие-то ошибки в проектах».
3. Через три дня издайте приказ о расторжении трудового договора по ст. 71 ТК РФ.

Формально после окончания испытания у работодателя уже нет права ссылаться на него как на причину увольнения. Если вы не уволили работника в период испытательного срока, считается, что он испытание выдержал. Дальше – только общие основания по ТК.

Тем не менее, на практике некоторые компании делают так: в последний день испытания сообщают сотруднику, что он его не прошел, но оформляют не по ст. 71, а по соглашению сторон (чтобы и человек был не против, и бумажки не портить). Такой вариант возможен, если работник сам не против подписать соглашение с какой-то компенсацией. Но заставить его нельзя.

Если же время упущено и сотрудник не желает уходить, придется либо мириться, либо искать реальные основания для увольнения по ст. 81.

Основные причины увольнения после испытательного срока на самом деле ничем не отличаются от причин увольнения в целом. Эксперты выделяют самые распространенные:

• нарушение трудовой дисциплины;
• профессиональная некомпетентность;
• неадекватные отношения с коллективом;
• непрофессиональное поведение;
• разглашение коммерческой тайны.

По любому из этих оснований можно уволить сотрудника и после испытания, но уже с соблюдением всех процедур (служебные записки, объяснительные, приказы, уведомления за 2 месяца при сокращении и т.д., в зависимости от ситуации).

Если уж пришлось расставаться с новичком, постарайтесь извлечь уроки.

1. Проанализируйте, где вы ошиблись при найме. Возможно, стоило тщательнее проверять навыки или вводить доп.этап интервью.
2. Храните информацию о кандидате, которого уволили, в своей базе – пометки помогут не взять его повторно через пару лет.

Кстати, в этом поможет система FriendWork: вы сможете посмотреть историю взаимодействия с соискателем и даже настроить шаблоны отказов, чтобы корректно уведомлять людей, если что-то пошло не так.

Вместе с Ириной Тиминой собрали краткий список того, как точно не стоит увольнять сотрудников – ни с точки зрения закона, ни с точки зрения человеческих отношений.

Увольнение будет незаконным, если вы:

Ниже – несколько полезных приемов, которые помогут провести неприятный процесс максимально корректно. Эти лайфхаки – плод профессионального опыта наших экспертов Надежды Курганской и Ирины Тиминой.

Если у вас копится недовольство работником, он должен об этом знать. Регулярно сообщайте ему о проблемах, указывайте на ошибки, обсуждайте, как их исправить. Тогда решение об увольнении не возникнет из ниоткуда – у человека будет время осознать недоработки. Это убавит сопротивление и сократит время на сам процесс расставания

Затягивать неприятный разговор – мучительно для всех. Лучше уж «быстро сгореть, чем медленно угасать». Если решение принято и все взвешено – действуйте. Назначьте встречу (15–20 минут обычно хватает) и прямо сообщите о прекращении работы. Долгие прелюдии ни к чему: честность и определенность – лучшее в данной ситуации.

Правильно выстроенная беседа при увольнении – это не только указание причин разрыва, но и поддержка. Объясните, что у сотрудника есть сильные стороны, просто в вашей компании они не раскрылись. Возможно, в другом месте он сможет реализоваться лучше. Если можете, нарисуйте позитивную картину: предложите помощь в трудоустройстве, пообещайте хорошие рекомендации, отметьте его достижения. Человек должен уйти с чувством, что жизнь на этом не кончается.

Не перекладывайте самое неприятное на отдел персонала. Прямой руководитель обязан сам провести разговор об увольнении. HR может присутствовать для поддержки или оформления бумаг, но сказать ключевые слова «мы вынуждены с вами расстаться» должны именно вы. Это честно и покажет вашу ответственность. Исключение – если ситуация нестандартная и требуется участие юриста или службы безопасности, тогда формат может быть иным, но в целом правило такое.

Объявлять об увольнении лучше с глазу на глаз, без лишних свидетелей. Не нужно, чтобы у уволенного потом еще ходили обсуждения по офису: «его вызвали, он вышел бледный…». Позаботьтесь о комнате для разговора, предупредите, чтобы вас не отвлекали. Если приходится увольнять дистанционно – организуйте приватный видеозвонок, а не пишите сухое письмо.

Не полагайтесь лишь на свое впечатление или жалобы коллег. Нужны конкретные данные: показатели работы, динамика выполнения плана, результаты аттестаций, отзывы клиентов. Отслеживайте метрики работы сотрудника в начале и конце квартала. Тогда разговор об увольнении будет предметным: вы покажете цифры и факты, а не общие фразы. Это не даст почву для споров.

Если увольнение связано с сокращением или соглашением сторон, заранее решите, какую компенсацию вы готовы выплатить. Сумма должна быть разумной: не заниженной (чтобы человеку не было обидно и он не устроил «информационную месть» компании), но и не чрезмерной. Иногда лучше чуть переплатить, чтобы сотрудник ушел спокойно и не распространял коммерческую тайну компании из чувства мести. Если увольняете по статье – будьте готовы, что придется отстаивать свое решение в суде, а там нередко присуждают выплатить зарплату за время спора и компенсацию морального вреда. Заложите эти риски.

Увольнение – неприятно и для сотрудника, и для работодателя. Но любая дверь, что закрывается, открывает другую возможность. Главное – провести процесс увольнения с уважением и соблюдением закона. Тогда расставание пройдет максимально корректно, а бывший сотрудник, кто знает, возможно, еще скажет вам спасибо за тот толчок к профессиональному росту, который вы ему дали своим решением.