Оценка компетенций: 8 Важных критериев, 4 Способа использовать матрицу компетенций и 2 Удивительных кейса

Один из главных навыков эйчара — способность разглядеть в кандидате полезного и компетентного сотрудника, который выведет компанию на новый уровень.

Наши эксперты — Ирина Тимина, совладелец консалтингового агентства «SPLIT», и Наталья Ефремова, руководитель кадрового агентства «HR Market», рассказали, для чего нужна матрица компетенций, чем полезен KPI, а также поделились кейсами из личного опыта.

Давайте разберемся, какие бывают компетенции. Выделяют несколько основных категорий: управленческие, коммуникативные, профессиональные и корпоративные.

Управленческие компетенции необходимы прежде всего руководителям и менеджерам. Они включают в себя умение управлять коллективом, давать обратную связь, способность мотивировать, а также контролировать и организовывать коллектив.

Коммуникативные компетенции — это умение взаимодействовать с людьми. Оно очень важно на таких должностях, как менеджер по продажам, пиарщик, бизнес-ассистент, HR или рекрутер.

Профессиональные и технические компетенции — это специфические навыки и знания. Они связаны с особенностями профессиональной ниши, а также знанием определенного продукта, услуги или сферы.

Корпоративные, они же корпоративно-ценностные компетенции — это универсальные компетенции, которые необходимы всем вне зависимости от должности. Они касаются того, насколько ориентиры и ценности сотрудника соответствуют той компании и той команде, в которую он приходит.

Одним из основных способов оценки компетенций является проведение интервью, в котором вы задаете вопросы о предыдущем опыте кандидата.

Ваша задача как HR-специалиста заключается в том, чтобы выяснить, как кандидат действовал в реальных ситуациях, где требовалось применение той компетенции, которая вас интересует. Вы можете попросить кандидата привести конкретные примеры, чтобы лучше понять, как он применял те или иные навыки.

Примеры должны быть конкретные, демонстрирующие истинный вклад человека, его действия и тот результат, который получился благодаря его усилиям. Без этих составляющих будет сложно понять, сознательно ли человек пользовался определенной компетенцией, или ситуация сама так сложилась.

Дополнительный инструмент, который может вам помочь, — ассессмент-центр. В нем создаются искусственные ситуации, которые предоставляются кандидатам в рамках стандартизированной процедуры для проверки конкретных навыков. Это позволяет более точно оценить способности кандидата и его реакцию на различные сценарии.

Еще один метод — деловые игры. Большое количество кандидатов собирается в одном помещении, и в течение 1-2 дней проводятся моделированные сценарии, чтобы проверить, как люди действуют в различных ситуациях.

Для оценки компетенций используются различные подходы, включая проведение аттестаций как индивидуально, так и с наставником, а также компьютерное тестирование.

Еще один способ, который можно использовать, — это метод «360 градусов». Это метод, при котором сотрудник самостоятельно оценивает свои компетенции, а также оценку дают его коллеги, руководитель и клиенты. Таким образом, формируется всесторонний психологический портрет человека.

Заказчик может выставить определенный список требований к компетенциям сотрудника. В этом случае удобно использовать сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork, где вы можете настроить индивидуальную форму оценки. Заказчик выставит баллы по заданным критериям, а вы получите полную обратную связь по каждому кандидату.

Основными критериями оценки сотрудников является их результативность и методы, которые они используют для достижения этой результативности. При оценке персонала обычно выделяют ряд критериев, который может меняться в зависимости от конкретных требований и контекста работы.

KPI, или ключевые показатели результативности, представляют собой индикаторы, которые позволяют ясно оценить рост эффективности работы сотрудников и помогают сформировать их мотивацию.

KPI предоставляет возможность численно измерить процессы, которые приводят к конкретным результатам для каждого сотрудника на своей должности. Например, если есть определенное повторяющееся действие, которое требуется выполнить быстрее, чем в предыдущий день, то в этом случае KPI может быть выражен в динамике скорости выполнения.

При определении KPI следует учитывать те показатели, которые сильнее всего влияют на бизнес-процессы. Такие «рычаги» позволяют быстрее достичь желаемых результатов. Этот подход позволяет всегда поддерживать фокус на ключевых показателях, что в итоге способствует повышению эффективности работы всей компании. Оба наших эксперта, Ирина и Наталья, разделяют эту точку зрения.

Причины низких KPI

Причин для низкого KPI может быть довольно много. Давайте, условно, разделим их на две категории: внутренние, зависящие от сотрудника, и внешние, зависящие от обстоятельств.

Что касается внутренних: важно разобраться в проблеме, с которой сталкивается сотрудник. Следует определить, возникают ли проблемы из-за его неумения, нежелания или неспособности выполнить определенную задачу.

Если причина заключается в неумении, необходимо предложить пройти обучение. В случае нежелания необходимо мотивировать сотрудника. А если проблема связана с неспособностью выполнить задачу, тогда важно проанализировать, был ли правильно подобран кандидат при найме и обладает ли он необходимыми первичными навыками.

Низкий уровень KPI у сотрудника может быть обусловлен тем, что его KPI зависит от факторов, не контролируемых им. Рассмотрим в качестве примера работу маркетолога. Он генерирует поток лидов, а после отдел продаж отвечает за превращение этих лидов в сделки.

У маркетолога в KPI может быть установлено количество закрытых клиентов, которые успешно оплатили продукт или услугу, однако он сам не имеет прямого влияния на качество процесса продаж. В итоге при низком уровне продаж его KPI может пострадать, хотя это не полностью зависит от него.

Внешние причины, которые могут повлиять на KPI, включают неправильно составленные планы, недостаток необходимых ресурсов или форс-мажорные обстоятельства. Еще одна возможная причина — изменчивость критериев KPI.

Изменчивость сама по себе — нормальное явление, поскольку на этапе внедрения не всегда можно предусмотреть все нюансы, которые могут возникнуть на практике. Однако слишком частые и значительные корректировки могут вызвать путаницу среди сотрудников и создать дополнительные проблемы.

Если проблема заключается во внешних факторах, то руководитель должен устранить все обстоятельства, которые мешают сотруднику достичь поставленных целей. Компании, в отделе продаж которых внедрен KPI, демонстрируют лучшие результаты по объемам продаж, чем компании, где просто установлен фиксированный оклад и процент от прибыли.

С понятием KPI неразрывно связано и понятие матрицы компетенций. Модель компетенций — это список требований, предъявляемый к сотруднику на конкретной должности, которые нужны для качественного выполнения работы.

Например, менеджеру по продажам необходима стрессоустойчивость, креативность, навыки переговоров, способность оценивать риски и принимать решения. В его матрице вам следует прописать как сами компетенции, так и 5–6 уровней развития. Это необходимо для того, чтобы дать возможность сотрудникам с разным опытом работать в компании наравне.

Также прописываются от 7 поведенческих индикаторов, которые будут на каждом уровне развития, чтобы все претенденты одинаково представляли, как выглядит желаемый кандидат на эту должность.

К примеру, описание стрессоустойчивости: человек не боится отказов, делает от 50 холодных звонков ежедневно, прошел тренинг по технике работы с возражениями, умеет работать с жалобами от клиентов.

Я принимала участие в деятельности ассессмент-центров при формировании кадрового резерва. Компания — крупный российский холдинг, связанный с общепитом. Я формировала кадровый резерв со всех уголков России, т. к. у компании порядка 300 филиалов по стране.

К нам приезжали сотрудники, которых отобрали на местах в регионах, и в головном офисе в течение одного дня проходило несколько оценочных потоков. Мы оценивали людей на соответствие моделям компетенций при помощи деловых игр.

Игры были и командные, и на выявление лидерских качеств. Например, мы проводили вымышленную кейс-игру «Разговор с сотрудником», где сотрудник мог проявить управленческие и коммуникативные навыки.

За время оценки через центр прошло свыше 200 человек, и 18 из них мы отобрали для кадрового резерва. Мы понимали, какими качествами должны обладать сотрудники руководящих должностей, и как кальку прикладывали матрицу к компетенциям действующих сотрудников.

Для тех, кто прошел на следующий этап, была сформирована индивидуальная программа по развитию недостающих компетенций.

Самое главное — уместность и разумность. Важно понимать, для чего прокачивается та или иная компетенция. Часто соискатели включают в индивидуальные планы развития то, что принято, и то, что должно быть. Например, стрессоустойчивость или коммуникабельность. Однако нужно понимать, пригодятся ли вам эти качества на текущей должности.

Вам нужен союзник. При прокачке компетенций необходим человек, который будет оценивать и отслеживать вашу динамику, сможет вовремя скорректировать вектор развития в случае необходимости. Важно, чтобы он был заинтересован именно в вашем развитии, а не в результатах.

Одна из важнейших компетенций для HR — способность идти в ногу со временем. Если вы правильно автоматизируете рутинные задачи, которые отнимают огромное количество времени, то ваши KPI растут.

Система для рекрутинга FriendWork упростит вашу работу и сделает ее максимально продуктивной. Он позволяет видеть количество задач, выполненное тем или иным сотрудником, количество времени, потраченное на каждый этап найма, и зависших кандидатов.

Руководитель получает исчерпывающую информацию по каждому рекрутеру и каждой вакансии: сколько вакансий в работе, сколько показано кандидатов, сколько интервью с заказчиком состоялось и так далее. Это позволяет выявить сложности, которые снижают продуктивность сотрудников.

Моя последняя клиентка претендовала на должность линейного менеджера — первую ступеньку после роли исполнителя.

Она была довольно взволнована перед всеми этапами процесса отбора. Хотя она не сомневалась в своих функциональных компетенциях и готовности в области работы, у нее были сомнения в успешном прохождении отборочных испытаний.

Ее выделяла компетенция, которая в российском обществе иногда воспринимается как избыточная самоуверенность, нежели как реальная компетенция — способность представлять собственные достижения и результаты.

На собеседованиях, ассессментах, любых отборочных мероприятиях нужно уметь про себя рассказать так, чтобы заинтересовать работодателя. Эту компетенцию мы прокачиваем даже больше, чем основные лидерские компетенции.

На собеседованиях, ассессментах, любых отборочных мероприятиях нужно уметь про себя рассказать так, чтобы заинтересовать работодателя. Эту компетенцию мы прокачиваем даже больше, чем основные лидерские компетенции.

Если человек не стесняется делиться результатами, значит, легко приведет удачные примеры и не забудет вписать все свои достижения в резюме. Мы буквально заставляем своих клиентов формулировать список достижений по каждому пункту обязанностей.

Мы стараемся развить способность отстраиваться от конкурентов, чтобы кандидата сравнивали не с другими людьми, а с тем самым «идеальным» лекалом.