Эффективная CRM для рекрутинга: 4 ключевых преимущества, 5 золотых правил по выбору и эксклюзивный кейс от эксперта

CRM (Candidate Relationship Management) для рекрутинга — инструмент, который помогает рекрутерам и HR-специалистам в управлении наймом, сокращает количество рутины, оптимизирует рабочие процессы и повышает их эффективность.

Искать кандидатов, выстраивать и поддерживать с ними отношения, отслеживать статус кандидата, получать обратную связь от нанимающего менеджера или заказчика — всё это делается быстрее и эффективнее благодаря автоматизации рутинных процессов. А с помощью встроенных инструментов аналитики система помогает выявить слабые места в HR-стратегии и выработать методы по ее улучшению.

• Организация данных. Система позволяет хранить большой объем информации о соискателях и резюме кандидатов в одном месте. Единая база кадрового резерва и удобный поиск помогают рекрутеру не забыть о кандидатах, которые не подошли под вакансию в данный момент, ведь соискатель может успешно пройти интервью на другую позицию.
  
  
• Управление взаимодействием с кандидатами. Система хранит переписку и историю общения с кандидатами, автоматически отправляет приглашения и письма, рассылает напоминания. Постановка встреч, тестирование, оценка и ведение документации становятся проще благодаря инструментам CRM.

Если у HR и рекрутеров чаще всего не возникают вопросы, зачем автоматизировать рекрутинг, то у нанимающих менеджеров и директоров, которые не связаны напрямую с наймом, бывают непонимания или даже опасения на этот счет.

Руководство волнуют дополнительные расходы, пугают сложности с внедрением системы. В других случаях руководство страшится перемен и не хочет ничего менять, поскольку непонятно, для чего нужна CRM, и поможет ли она увеличить показатели эффективности компании. Руководство пугают и сложности, связанные с интеграцией, системой безопасности, правилами и регламентами.

Как же убедить руководство в важности, а иногда и необходимости внедрения CRM?

1. Выделение средств на систему автоматизации рекрутинга — это инвестиция в будущее. Использование CRM для рекрутинга помогает снизить затраты на процесс подбора персонала. Чем меньше рекрутер фокусируется на рутинных задачах, тем больше времени у него будет на проведение качественных интервью. Время на подбор сокращается, вакансии закрываются быстрее, а значит, уменьшаются и материальные ресурсы, которые компания тратит на найм сотрудников.

2. Если в период внедрения системы в рабочие процессы возникают вопросы, можно обратиться в службу техподдержки. Она всегда на связи и будет рада ответить на возникшие вопросы или проконсультировать.

3. Доработка системы под индивидуальные запросы компании. Инструменты CRM можно кастомизировать под задачи каждого конкретного бизнеса. Система обеспечивает гибкость настройки, и рекрутеры могут беспрепятственно управлять процессом найма от а до я.

4. Эффективность работы рекрутеров повышается благодаря автоматизации рутинных процессов. В системе за считанные секунды можно увидеть данные, которые связаны с вакансиями, в результате чего количество ошибок в процессе найма сокращается. Времени на обработку резюме и проведение собеседований становится больше, и в результате повышается KPI сотрудников.

5. Прозрачность этапов найма и совместный доступ. Процесс подбора виден не только рекрутеру, но и нанимающему менеджеру, что исключает лишние взаимодействия и ненужные переписки. Благодаря CRM улучшается коммуникация между отделами, рекрутер может быстрее получить обратную связь от менеджера, а тот, в свою очередь, видит, на каком этапе находится работа над вакансией.

6. Безопасный перенос данных в систему. Наработанную годами базу, которая хранилась в разных местах, легко перенести в единую систему и не переживать, что какие-либо данные потеряются.

7. Аналитика. Благодаря встроенным инструментам аналитики можно отследить, на каком этапе процесс найма кандидата замедлился и где рекрутеры испытывают трудности. Также в системе видно, какие источники подбора персонала наиболее эффективны, что поможет сократить время на публикации вакансий.

Время — деньги. Ни менеджер, ни сотрудник не хотят, чтобы команда тратила драгоценное время, усилия или ресурсы впустую. Крайне важно рассказать и показать руководству, каким образом система автоматизации рекрутинга экономит время и деньги компании.

Кстати, если вы не отправляете SMS/письма, вы снижаете процент доходимости кандидатов до собеседования. Это тоже влияет на скорость закрытия вакансии.

База данных
Наша компания построила уже 53 HR-отдела. Скажу, что в 90% компаний приходилось с факелом искать данные по кандидатам. Их либо нет, либо документы разбросаны по многочисленным папкам. FriendWork позволяет легко прикреплять все необходимые документы к карточкам кандидатов.

1. Пройдите обучение. У CRM FriendWork есть хорошие обучающие вебинары, которые помогут разобраться в системе в короткие сроки. Отличной идеей будет провести ознакомительный мастер-класс для сотрудников компании и объяснить, для чего нужна автоматизация, какие плюсы она принесет компании в будущем, и как правильно пользоваться системой.

2. Не бойтесь переноса данных в единый сервис. Информацию о вакансиях, собеседованиях и резюме нужно собрать и перенести в систему. Это несложно — специалисты техподдержки помогут быстро и бережно импортировать все имеющиеся данные.

Часто выбор неподходящей CRM-системы для подбора персонала имеет негативные последствия. Это замедляет рабочие процессы и приводит к снижению производительности компании. Какие критерии нужно учесть, чтобы не ошибиться с выбором?

1. До внедрения CRM важно собрать основные боли рекрутмента. Проведите опрос, узнайте, с какими сложностями в работе сталкиваются рекрутеры каждый день, и подбирайте систему исходя из ответов.
3. Не менее важным фактором выбора CRM является специфика бизнеса, запросы конкретной компании и гибкость настроек системы под индивидуальные потребности.
5. Система по подбору персонала должна быть удобной для пользователя и позволять быстро и легко получать доступ к информации при общении с клиентами и кандидатами.
7. Хостинг. Для одной компании будет приоритетно размещение системы на облачном сервере, а для компании, например из госсектора, может быть важно наличие серверной (коробочной, On-Premise) версии CRM. У FriendWork есть оба варианта.
9. Простота использования. CRM для рекрутинга — важный инструмент в бизнесе, поэтому убедитесь, что все пользователи системы довольны тем, как она работает. Попросите тех, кто будет использовать систему, протестировать и оставить отзывы.

Критериев выбора CRM для рекрутинга бесконечное множество, поэтому определите, что приоритетно для вашего бизнеса, и изучите плюсы разных систем, чтобы избежать ошибок.