Особенно остро вопрос автоматизации рекрутинга стоит в крупных компаниях и кадровых агентствах. По данным АРАУ, в сентябре 2022 года в России работало около 650 агентств, в которые в среднем передается 5% потребности российского рынка найма.

На сотрудников таких организаций ложится серьезная нагрузка, большая часть которой состоит из рутины и заполнения отчетов для клиентов. С помощью автоматизации ее можно было бы существенно снизить, увеличив скорость закрытия вакансий и уменьшив трудозатраты рекрутеров.

В одном из опросов специалисты Зарплата.ру выяснили, что 33% рабочего времени рекрутер тратит на активный поиск и размещение вакансий, около 14% рабочего дня уходит на планирование и отчетность.

Согласно исследованию, почти каждая третья компания на российском рынке использует различные системы и инструменты для автоматизации подбора персонала. 68% опрошенных не используют никаких решений для автоматизации подбора персонала, то есть во в многих случаях их отделы подбора могли бы работать значительно эффективнее.

Мы узнали, как изменилась скорость работы и эффективность процессов в кадровых агентствах, которые уже используют сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork. Рассказываем, как понять, что вам необходима цифровизация, и какие преимущества открывает для агентств переход на технологичную сторону.

Современные сервисы для автоматизации рекрутинга сокращают количество рутинных операций и делают процесс найма более прозрачным и понятным. Это позволяет снизить затраты на подбор и сроки поиска сотрудников, в том числе за счет появления аналитики, показывающей проблемные места и точки роста: где и у кого из сотрудников низкие конверсии в воронке подбора, какие заказчики не дают или долго дают обратную связь по кандидатам и так далее.

Если выгода от автоматизации рекрутинга очевидна, почему же многие компании и кадровые агентства все еще верны устаревшим методам?

Из опроса следует, что большинство компаний боятся автоматизировать процессы рекрутинга из-за недостатка знаний в данной области. Например, стоимость программного обеспечения воспринимается как слишком высокая.

Однако переход на технологичные сервисы довольно быстро окупается: сокращается количество ошибок, вакансии закрываются быстрее и с меньшими трудозатратами рекрутера за счет сокращения рутинных операций.

Вопрос с процессом внедрения FriendWork решается легко, клиенты всегда могут связаться со службой технической поддержки, а онлайн-сервис в случае необходимости можно кастомизировать под задачи конкретного агентства или компании.

Рассмотрим, как работает автоматизация найма на примере обратной связи от агентств, которые уже внедрили сервис FriendWork.

Когда у агентства много клиентов, составление отчетов и согласование кандидатов могут отнимать до 70% рабочего времени рекрутера. Благодаря автоматизации подбора подробную статистику по всем процессам можно сформировать за пару секунд. При этом в ней не будет ошибок и путаницы: сервис систематизирует и хранит всю информацию по вакансии и соискателям.

Кроме того, в сервисе есть удобный календарь действий, который позволяет отслеживать выполнение задач каждым сотрудником, делится Team Lead IT ATLAS Алла Ануфриева.

Мы знаем, что операционный контроль за процессом рекрутинга занимает очень много времени, отнимает немало сил и нервов. FriendWork дает руководителю подбора и тимлидам инструменты для более легкого контроля за эффективностью работы менеджеров по подбору, и управление персоналом происходит намного проще.

Кадровые агентства по подбору персонала переходят во FriendWork с других ATS или Microsoft Excel, поэтому для них важна возможность сохранить наработанные за много лет данные: резюме, комментарии о проведенных встречах, информацию о заказчиках и их вакансиях и так далее.

Причем данные нужно импортировать с сохранением понятной структуры: кто заказчик, какие требования к вакансии он предъявлял, какие кандидаты рассматривались и с каким результатом.

О том, как происходит перенос данных для рекрутингового агентства, мы подробно рассказали в кейсе агентства Marksman.

Одна из главных проблем, которую решает автоматизация рекрутинга, — «пустые» действия. Рекрутеры тратят огромное количество времени на рассылку сообщений кандидатам через почту и мессенджеры, что приводит к путанице.

Любое кадровое агентство по подбору высоко оценивает возможность вести общение с кандидатами через одну систему: делать email-рассылки, отправлять SMS, сообщения в WhatsApp и Telegram, назначать встречи — так сообщения не теряются и находятся в одном месте.

На каждом этапе подбора все заинтересованные лица видят цепочку действий: кто создал вакансию, какие действия по ней уже выполнены и к кому обращаться за информацией, если возникнут вопросы. А так же работает ли уже кто-то с данным кандидатом и по какой вакансии. Сервис сам подскажет, есть ли только что найденный кандидат в базе и что с ним сейчас происходит.

Работа агентства отличается от работы штатных рекрутеров, на которую ориентировано большинство сервисов. Например, в стандартном решении для автоматизации нет блока для работы с внешними заказчиками.

Вы самостоятельно или с помощью специалистов FriendWork можете настроить систему под ваш процесс рекрутинга и потребности компании: настроить статусы подбора, предоставить различные виды доступа для сотрудников, разработать новый функционал или развернуть коробочное решение на ваших серверах.

Основное опасение руководителей и HR заключается в том, что новую систему будут долго настраивать, а обучение сотрудников займет еще больше времени. На самом деле внедрение сервиса проходит быстро, а в интерфейсе FriendWork смогут разобраться даже те, кто никогда не работал в CRM-системах. Также для обучения сотрудников техподдержка FriendWork проводит понятный обучающий вебинар.

Руководитель автомобильного кадрового агентства «ATK-Personal» Александра Колбина поделилась, что именно наличие облачной версии было важным фактором для выбора в пользу FriendWork. Этот критерий повлиял на выбор сервиса для автоматизации и в случае с IT ATLAS, делится Team Lead Алла Ануфриева.

Для некоторых крупных компаний, наоборот, может быть важно наличие серверной (коробочной, On-Premise) версии FriendWork, хотя рекрутинговые агентства действительно редко хотят размещение на своем сервере, потому что это дополнительные расходы, и не хочется брать на себя задачу, которую легко можно передать подрядчику.

FriendWork можно интегрировать более чем с 30 популярными решениями: от чат-ботов и карьерного сайта компании до 1С и Tilda. Например, не нужно будет делать и поддерживать отдельную страницу с вакансиями на вашем корпоративном сайте: достаточно добавить карьерный портал от FriendWork на свой сайт.

Интеграции помогают собирать всю информацию в единой базе. Сотрудникам не нужно тратить время на поиск данных в разных источниках.

Сервис автоматически «склеивает» дубликаты анкет кандидатов, если кто-то из сотрудников повторно добавил уже имеющиеся данные, или соискатель направил отклик несколько раз через разные каналы.

Сервис позволяет видеть количество задач, выполненное тем или иным сотрудником, количество времени, потраченное на каждый этап найма, и зависших кандидатов. Руководитель получает исчерпывающую информацию по каждому рекрутеру и каждой вакансии: сколько вакансий в работе, сколько показано кандидатов, сколько интервью с заказчиком состоялось и так далее. Это позволяет выявить сложности, которые снижают продуктивность сотрудников.

Автоматизация подбора персонала — залог порядка, дисциплины и эффективной работы специалистов кадрового агентства. Множество рутинных задач, на которые рекрутеры тратят большую часть рабочего времени, можно решать с помощью современных технологий.

Кадровые агентства, которые используют в своей работе FriendWork, делятся тем, что:

— Минимум 60 минут в день рекрутеры стали экономить благодаря единой системе коммуникации с кандидатами.
— Около 30 минут удается сэкономить на поиске резюме на работных сайтах.
— На 20% сократилось время отбора кандидатов.
— Почти на 50% увеличилось количество закрытых вакансий на 1 специалиста рекрутингового агентства в месяц.
— Значительно повышается соблюдение сотрудниками SLA и KPI.

Помимо всех перечисленных преимуществ автоматизации рекрутинга, еще один важный плюс — улучшение коммуникации между специалистами. Когда рекрутеры имеют возможность отслеживать реальную эффективность, понимают, как устроены процессы, кто за какой вопрос отвечает и что еще можно улучшить, количество рабочих конфликтов сокращается.