Как правильно выбрать систему автоматизации рекрутинга:
13 советов от профессионала

Наша компания автоматизировала 53 HR-отдела. Мы видели многое. Я собственноручно тестировал все топовые CRM по HR. Именно поэтому в статье я поделился большим личным опытом и наблюдением, что и как не нужно делать, чтобы не насобирать ошибок.

Для начала давайте определимся, что означает термин «автоматизация». Это подход к управлению процессами, основанный на использовании информационных технологий. Иными словами, участие человека в рабочем процессе частично или полностью замещается.

Если нужды компании ограничиваются одной вакансией в месяц, то, скорее всего, вы отлично справитесь с помощью подручных средств. Вы не увидите ценности в наличии CRM, так как не тратите много времени на подбор персонала и не работаете с объемным трафиком кандидатов.

Это главная и единственная причина, почему в автоматизации нет смысла.

До: Раньше, прежде чем запустить вакансию в работу, нужно было ходить по кабинетам и получать согласование и подпись участников процесса. Потом, правда, стало чуть лучше. Согласование стало проходить с помощью электронных писем. Но и тут возникают проблемы: письма теряются или коллеги забывают написать «Ок» — и весь процесс подвисает. По сути, простой — это тоже рабочий процесс, но из-за ручного труда и человеческого фактора заявка на подбор может согласовываться от 3 до 5 дней. Это много.

После: Вам автоматически на почту и в CRM приходят уведомления по согласованию. Вы видите, на каком этапе заявка застряла. При таком подходе сроки согласования можно сократить до одного дня. Параллельно вы спокойно занимаетесь выполнением своих функций и экономите рабочее время.

До: С поисковых сайтов необходимо скачать резюме и сохранить в определенной папке, чтобы потом было удобно искать. Затем нужно открыть Excel-файл и внести данные по кандидату. Схема многоэтапная, а когда у вас уже много резюме, то велика вероятность в них запутаться и ошибиться.

После: Все основные сайты по поиску кандидатов уже интегрированы в CRM. Скачивание резюме в базу происходит в один клик — вам не нужно делать никаких дополнительных действий. И бояться ошибиться вам тоже не нужно, ведь все уже автоматизировано.

До: В Excel у вас хранится только часть данных по кандидату, остальная информация находится в папках. И вот вы, как Шерлок Холмс, надеваете шляпу и начинаете проводить расследование.

Например, вам нужно узнать, почему в прошлый раз кандидат не прошел собеседование. Сначала вы смотрите Excel, потом документы. Если все велось корректно, то причину вы в итоге найдете. Но как показывает практика, часто за реестром документов не следят. Если прошлый HR уволился, а база была у него, тогда шанс выяснить причину сводится к нулю.

После: В CRM информация всегда у вас под рукой. С помощью фильтров вы можете найти данные по любому кандидату, и для этого не надо ворошить все папки. Сделали фильтрацию — и посмотрели в карточке кандидата все необходимое. Руководителю, кстати, тоже удобно контролировать наличие всех необходимых документов через карточку кандидата. Так что пользу получает не только рекрутер.

До: Важно прогревать кандидата, чтобы он точно про вас помнил и доехал до интервью. Допустим, у вас по 3–10 интервью в день. Вам надо вручную отправить письма с указанием названия, даты и времени интервью. Также вам нужно сохранить номер телефона кандидата, чтобы отправить сообщение с тем же текстом в мессенджере.

После: В crm вы выбираете нужный статус, и сообщение вместе с письмом автоматически уходят кандидату уже с адаптированной под него информацией: именем, временем и т. д. Все это сразу отобразится в карточке кандидата, и ничего дополнительно вносить не нужно.

До: Рекомендую вести календарь по задачам — это основа тайм-менеджмента. Так вы точно будете успевать выполнять поставленные задачи. Но это дополнительный функционал, ведь встречи с кандидатами тоже надо фиксировать в календаре. Снова тратим драгоценное время, чтобы добавить эти встречу вручную.

После: В crm настроили синхронизацию с календарем: данные будут загружаться автоматически, как только вы выберете нужный статус по кандидату.

До: С аналитикой можно работать двумя способами. Первый: вы ведете реестр по кандидатам и потом из него вытаскиваете данные для аналитики. Второй: вы одновременно заполняете несколько отчетов — один реестр с кандидатами, а второй с аналитикой. И снова видим, что тратим много драгоценного времени на заполнение.

После: Для выгрузки отчетов создаете все необходимые шаблоны в CRM-системе. Затем выгружаете их в один клик и анализируете полученную информацию.

До: Надо скачивать специальное приложение или отдельно подключать IР-телефонию и смотреть данные по звонкам в другой программе.

После: Совершаете звонки прямо из CRM-системы. Они автоматически сохраняются в карточке кандидата.

До: Запутаться в переписке с кандидатом по почте и в мессенджере легко. А если кандидатов несколько, то проблема существенно увеличивается. Руководитель при этом не может отследить содержание переписки и корректность диалогов. Вы же не будете архивировать чаты и пересылать их. Нет, будете, конечно, но только если руководитель вас об этом попросит.

После: Информация хранится в карточке кандидата. Все прозрачно и удобно. Руководитель, никого не отвлекая, может самостоятельно посмотреть интересующую его информацию в случае необходимости.

Некоторые компании для удобства объединяют автоматизацию в рамках одной программы. Они покупают единую платформу, в которой можно распределять задачи, вести клиентов, кандидатов, производство и финансы. С одной стороны, это кажется удобным, но на практике все выглядит совсем иначе. Подобные CRM изначально создавались под конкретные задачи. И это не HR-задачи.

Когда вы начнете пользоваться такой системой, у вас сразу встанет вопрос о ее донастройке. Это всегда стоит денег и требует времени со стороны разработчиков для установки расширений. Также стоит учесть еще один нюанс: чтобы дать четкое ТЗ на донастройку, вам нужно знать, как система правильно должна работать, а это понимание есть далеко не у всех. В итоге получается не тот софт, который работает не так и только усложняет работу.

По опыту скажу, что дико неудобно, когда в воронке подбора есть лишние статусы по типу: объем сделок, количество продаж и т. д. А это все есть в «универсальных» crm.

На рынке представлено много решений для автоматизации рекрутинга. CRM должна закрывать все потребности, либо большую их часть. Я составил пошаговый план для правильного выбора CRM для рекрутеров и HR:

1. Выпишите тезисно все функции, которые выполняет отдел подбора.
2. Декомпозируйте каждую функцию на подзадачи.
3. Внимательно посмотрите на подзадачи и подумайте, что в них можно улучшить или автоматизировать.
4. Выпишите все подзадачи, поддающиеся автоматизации, в Excel-таблицу.
5. Сделайте шорт-лист компаний, предлагающих услуги автоматизации рекрутинга.
6. Оставьте в списке только российские компании, прошедшие аккредитацию.
7. Сравните возможности каждой компании с тем списком подзадач и задач, который у вас получился.
8. Выберите 2–3 компании, которые закрывают ваши потребности.
9. Запросите демоверсию, чтобы посмотреть, как реализован интерфейс сервисов, все ли удобно и понятно.
10. Запросите пару контактов текущих клиентов для сбора рекомендаций. Это, кстати, рекомендую делать для всех бизнес-направлений: по кандидатам, подрядчикам, клиентам и т. д.
11. Посмотрите инструкции по автоматизации, которые есть в самой crm, насколько они удобны и интуитивно понятны, чтобы сотрудники могли сами быстро все настроить и начать работу.
12. Сравните тарифы каждой CRM и посмотрите, что еще включено в стоимость.
13. Выберите ту, что наиболее полно отвечает всем вашим запросам.

Благодаря осознанному подходу в выборе софта вы сэкономите время и деньги. Я делюсь опытом, ведь сам прошел все эти этапы и именно так выбирал FriendWork для своей компании. Помимо того, что мы пользуемся этой системой автоматизации в работе, мы помогаем настроить ее и в других компаниях.

H-RDconsulting уже много где выстраивал работу HR-отделов: в строительных и производственных компаниях, организациях, оказывающих стоматологические, клининговые услуги и так далее. Именно поэтому мне было крайне важно, чтобы FriendWork отвечал запросам моих клиентов.

Выбирайте подходящий софт и с удовольствием пользуйтесь. Поверьте, спустя время вы не узнаете свой процесс подбора: он станет эффективнее, быстрее и дешевле.

Если вы внимательно прочитали статью, значит, вы уже находитесь в стадии принятия решения. Я рекомендую не откладывать эту задачу. От скорости работы отдела подбора зависит развитие вашей компании. Автоматизация рекрутинга позволит эту скорость увеличить. Воспользуйтесь чек-листом, оставьте заявку на демодоступ во FriendWork и лично убедитесь, как можно упростить жизнь рекрутерам и сотрудникам HR-отдела.