Подбор персонала сравним с поиском клиентов. Прежде чем запустить рекламную кампанию и найти клиента, отдел маркетинга исследует целевую аудиторию, выстраивает CJM, анализирует показатели, чтобы докрутить маркетинговую воронку.

При подборе персонала используется аналогичный подход. По опыту скажу, чтобы собрать воронку по подбору, понадобится 1,5–3 часа. Основные этапы, которые включает в себя воронка:

Можно даже добавить еще три этапа: проверку службой безопасности, второе и третье интервью с заказчиком. Но их наличие будет зависеть от типа вакансии.

Описывая каждый шаг воронки, компания будет знать:

• В рынке ли зарплата,
  
• Достаточно ли одного работного сайта или нужно подключить другие источники поиска,
  
• Какую систему оценки использовать для качественного отбора кандидатов,
  
• Кто и на каком этапе, кроме рекрутера, подключается к оценке кандидата,
  
• Какие давать тесты для оценки софт и хард скиллов кандидата.
  

При планировании сроков закрытия учитывайте две недели на отработку кандидатом на прошлом месте работы согласно ТК РФ.

• В среднем линейные позиции закрываются за 1–2 недели
  
• Руководящие позиции за 2–4 недели
  
• Топ-позиции 1–6 месяцев
  
  

Теперь давайте разберем, какие фишки применить, чтобы уложиться в эти сроки, а также что сделать, чтобы закрывать вакансии раньше срока.

Фильтр резюме
Создайте фильтр резюме, чтобы HR мог сам отбирать кандидатов и не согласовывать резюме с заказчиком. Пока отправите резюме и получите согласование заказчика, может пройти от 30 минут до 1–2 дней.

Звонок кандидату
Сегодня люди отдают предпочтение переписке. Для рекрутера это отличный способ, чтобы начать диалог. Однако у этой коммуникации есть явный минус — скорость ответа на сообщение. Если кандидат вышел на контакт, вытаскивайте его на общение по телефону: так вы получите необходимую информацию за 10 минут общения.

Выбор формата интервью
Первое собеседование организуйте онлайн. На рынке минимум 5 платформ, которые можно использовать для такого формата интервью. Это позволит провести его день в день после звонка или на следующий день.

А теперь посмотрите, сколько времени уходит, чтобы согласовать интервью в офисе: сегодня день расписан, завтра тоже. Ближайшее свободное время для интервью — послезавтра. Это долго.

Время интервью
Фиксируйте время, которое HR тратит на интервью. 30–60 минут достаточно, чтобы провести качественную оценку кандидата. Если интервью длится дольше, скорее всего, там много воды и время тратится впустую.


Тестовое задание
Используйте тестовые задания, которые можно применить в рамках интервью. Можно отправлять тесты как домашнее задание. Главное, чтобы срок выполнения был с четким дедлайном и не превышал 24 часов. В противном случае сроки закрытия вакансии могут увеличиться на дополнительные несколько дней.


Интервью с заказчиком
Прежде чем согласовать собеседование с заказчиком, дайте ему необходимые документы на изучение и ваше интервью с кандидатом, которое он может посмотреть на скорости х2. Так он сразу определит финалистов. Ему не придется тратить лишнее время на дополнительную коммуникацию, согласование времени и организацию встречи. Заказчик встретится с 1–2 кандидатами, которые изначально ему подходят.


Срочность вакансии
Бывают такие вакансии, которые нужно было закрыть еще вчера. В таком случае нужно действовать по следующей схеме:

1. При первичной коммуникации с кандидатом сразу же уточняем, готов ли он завтра-послезавтра принять решение о выходе на работу. Если готов, продолжаем диалог. Если не готов, отправляем его в кадровый резерв.
   
   
2. Мы осознанно отказываемся от большого количества подходящих кандидатов из-за дедлайна. Нам нужно совершать больший объем исходящих звонков, найти тех, кто готов к оговоренным условиями, и далее уже провести их по стандартной воронке.
   

В моей компании мы уже давно автоматизировали процесс подбора кандидатов. Из нескольких сервисов мы выбрали CRM-систему FriendWork. Хочу поделиться фишками, которые сильно облегчают жизнь и ускоряют процесс закрытия вакансий.

Плагины
Все резюме с ключевых работных сайтов скачиваются в один клик в CRM через плагин. У нас нет необходимости вручную вносить информацию по каждому кандидату в соответствующие поля таблицы Еxcel.

Статусы
Обязательно настройте статусы (этапы воронки) и шаблоны для отправки писем/SMS кандидатам. Привяжите автоматическую отправку письма/SMS к конкретному статусу.

Кстати, если вы не отправляете SMS/письма, вы снижаете процент доходимости кандидатов до собеседования. Это тоже влияет на скорость закрытия вакансии.

База данных
Наша компания построила уже 53 HR-отдела. Скажу, что в 90% компаний приходилось с факелом искать данные по кандидатам. Их либо нет, либо документы разбросаны по многочисленным папкам. FriendWork позволяет легко прикреплять все необходимые документы к карточкам кандидатов.

Чтобы влиять на скорость закрытия вакансии, в компании должен быть системный подход к подбору персонала. Нет смысла бездумно применять инструменты. Мы в H-RDconsulting умеем и помогаем настраивать воронки подбора и FriendWork так, чтобы вы смогли извлечь максимум пользы.

Важно описать воронку подбора персонала в вашей компании. Следите, чтобы на каждом этапе был регламент, который объясняет действия по каждому этапу. Переведите каждое действие в цифровой показатель: только так будет видно, на каком из этапов теряется больше всего времени. После этого можно осознанно применить фишки, которые мы описали выше.