В первую очередь это нужно вам, а не кандидату. Сарафанное радио работает очень быстро, и бренд компании формирует каждая деталь. Оставляя без внимания расстроенных кандидатов, которых вы не взяли на работу, есть большой риск получить много негативных отзывов о компании.

Отказ давать нужно. Хоть это и не очень приятно. Кандидату это дает чувство завершенности. А HR работает с брендом компании. Больше 50% кандидатов благодарят за обратную связь, даже когда получают отказ, потому что это вносит ясность в процесс поиска работы.

Золотое правило для HR — «Нет плохих кандидатов, есть неподходящие». Кандидат может не подходить как по личностным качествам, так и профессиональным. Но это не значит, что он не подойдет ни для какой работы. Иногда кандидат сам до конца не понимает, что он хочет.

Разберем три реальных кейса из практики:

1. У кандидата слишком завышенные ожидания по зарплате, и он говорит об этом только на собеседовании.

Корректно объясните такому соискателю, что снижение уровня ответственности и загруженности напрямую влияет на уровень заработной платы. Скажите кандидату, какой он высококвалифицированный профессионал и посоветуйте промониторить рынок со стороны «задачи – уровень заработной платы». Возможно, ему стоит рассмотреть для себя другие компании или запросить контроффер у своего работодателя.

2. Кандидат плохо составил резюме и отчаявшись найти желаемую работу идет «куда угодно, лишь бы работать».

3. Кандидат может не подходить по личностным качествам для вакансии или определенного руководителя.

Если со стороны профессиональных компетенций у вас нет вопросов к соискателю, то при отказе воспользуйтесь фразой «На данную должность у нас было два претендента, и мы сделали выбор в пользу другого кандидата с более подходящим для нас опытом. Вы понравились мне, как специалист, и я хочу порекомендовать вашу кандидатуру своим HR-коллегам, если Вы не против».

Рассылке отказов на сайтах быть. На вакансиях, где подразумевается массовый подбор всегда идет большое количество откликов и собеседований. Не стоит оставлять без внимания даже нерелевантных кандидатов.

Во-первых, это позволит не запутаться в откликах, особенно если ваша компания не использует какую-либо CRM систему для подбора. Отличным помощником в автоматизации рекрутинга является FriendWork. Система во многом упрощает процесс, а главное, позволит распределить отклики по необходимым вам этапам и сохранит историю кандидата с вашими комментариями.

Во-вторых, некоторые работные сайты отображают индекс вежливости вашей компании. Если не разбирать отклики, то показатель начнет падать, а это может влиять на уровень доверия соискателя к вашей компании. Таким образом, не отказав вовремя не подходящим кандидатам, мы рискуем пропустить подходящих.

На этом этапе не стоит тратить лишнее время и формулировать индивидуальные отказы. Быстрее и проще воспользоваться стандартной формой. Чаще всего любой сайт по поиску работы предлагает уже готовый шаблон для использования. Если он вам не подходит, обычно его можно отредактировать в настройках.

Даже если вы сразу понимаете, что кандидат не подходит вам, стоит уделить ему время. Часто такое происходит, когда компания устраивает день открытых дверей, а именно, собеседования без резюме.

Три способа сократить время собеседования с нерелевантным кандидатом:

• Определите четкий тайминг собеседования и озвучьте его кандидату.
  
• Обозначьте, что свои вопросы кандидат сможет задать только в конце интервью.
  
• Предложите ознакомиться более подробно с компанией и корпоративной культурой на официальном сайте организации.
  
  

Чтобы не тратить лишнее время на отказы большому потоку кандидатов, то лучше не звонить им, а отправить сообщение по номеру телефона. Таким образом вы избежите лишних вопросов, а кандидат получит в любом случае от вас обратную связь.

Всегда стоит помнить, что отказ в любой форме (звонок, письмо, сообщение в мессенджере) может быть зафиксирован кандидатом и использован против вас в суде.

1. Будьте вежливы. Не стоит извиняться за то, что вы не готовы сделать предложение по работе, но обязательно поблагодарите кандидата за проявленный интерес к вашей вакансии.
   
   
2. Не указывайте в причине отказа дискриминирующие кандидата причины (пол, возраст, национальность, вероисповедание и любые другие причины, которые не связаны с деловыми качествами).
   
   
3. Спросите разрешение у кандидата на хранение его данных в резерве собственной базы, либо для передачи его резюме своим HR-коллегам.
   
   

Чтобы вам было проще давать отказы, вы можете воспользоваться шаблоном, который мы подготовили для вас в качестве бонуса к статье:

«Добрый день, [ИМЯ]! Спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей вакансии. На данный момент, к сожалению, мы не готовы сделать вам предложение о работе. Если вы не против, то ваше резюме будет размещено в нашей базе, и мы вернемся к нему, если возникнет такая необходимость».

Помните, что отказ для кандидата — это не конец света, а часть вашей работы. Соискатель обязательно найдет подходящую для себя должность, а вы — нужного сотрудника.