Отказываем кандидату правильно. Инструкция, как сохранить лояльность кандидата при отказе и прокачать бренд компании.

Каждый кандидат хоть раз в своей жизни сталкивался с фразой «Мы Вам перезвоним». Только вот звонки после этой фразы обычно поступают редко. Правильно ли это? Разберем этот вопрос.

В статье расскажем

Зачем давать обратную связь

Как отказать кандидату, чтобы он остался доволен

Три важных правила отказа

Зачем давать обратную связь кандидатам

В первую очередь это нужно вам, а не кандидату. Сарафанное радио работает очень быстро, и бренд компании формирует каждая деталь. Оставляя без внимания расстроенных кандидатов, которых вы не взяли на работу, есть большой риск получить много негативных отзывов о компании.

Отказ давать нужно. Хоть это и не очень приятно. Кандидату это дает чувство завершенности. А HR работает с брендом компании. Больше 50% кандидатов благодарят за обратную связь, даже когда получают отказ, потому что это вносит ясность в процесс поиска работы.

Tilda Publishing

Мы собрали для вас самые интересные мероприятия в мире HR. Оставьте свои контакты, и мы оповестим вас о ближайшем мероприятии.

Уже записались на мероприятия
для HR и HRD?

Как дать отказ так, чтобы кандидат остался доволен

Золотое правило для HR — «Нет плохих кандидатов, есть неподходящие». Кандидат может не подходить как по личностным качествам, так и профессиональным. Но это не значит, что он не подойдет ни для какой работы. Иногда кандидат сам до конца не понимает, что он хочет.

Разберем три реальных кейса из практики:

1. У кандидата слишком завышенные ожидания по зарплате, и он говорит об этом только на собеседовании.

Я сталкивалась с тем, что кандидат шел на аналогичную для себя должность, с меньшим количеством обязанностей, но хотел такую же или большую заработную плату, чем у него была.

Марина Фролова

Специалист по подбору персонала группы компаний АКТО

Корректно объясните такому соискателю, что снижение уровня ответственности и загруженности напрямую влияет на уровень заработной платы. Скажите кандидату, какой он высококвалифицированный профессионал и посоветуйте промониторить рынок со стороны «задачи – уровень заработной платы». Возможно, ему стоит рассмотреть для себя другие компании или запросить контроффер у своего работодателя.

2. Кандидат плохо составил резюме и отчаявшись найти желаемую работу идет «куда угодно, лишь бы работать».

В моей практике молодой человек пришел устраиваться грузчиком, но по ходу беседы выясняется, что он искал работу по профессии начинающего системного администратора. Его даже не зовут на собеседования, хотя он имеет неофициальный опыт работы по нужной ему профессии, проходил практику в университете и постоянно проходит обучения. В резюме этого нет.

Я потратила пять минут личного времени, чтобы рассказать ему, как выгодно можно указать этот опыт в резюме и найти желаемую работу. Спустя некоторое время он перезвонил, напомнил о себе и поблагодарил, так как нашел то, что искал благодаря правильному резюме.

Марина Фролова

Специалист по подбору персонала группы компаний АКТО

3. Кандидат может не подходить по личностным качествам для вакансии или определенного руководителя.

В моем случае это оказалась слишком динамичная девушка в IT-отдел. Руководителю по типажу был необходим более эмоционально стабильный сотрудник.

Марина Фролова

Специалист по подбору персонала группы компаний АКТО

Если со стороны профессиональных компетенций у вас нет вопросов к соискателю, то при отказе воспользуйтесь фразой «На данную должность у нас было два претендента, и мы сделали выбор в пользу другого кандидата с более подходящим для нас опытом. Вы понравились мне, как специалист, и я хочу порекомендовать вашу кандидатуру своим HR-коллегам, если Вы не против».

Закрывайте вакансии в 2 раза быстрее

Получите бесплатную консультацию по автоматизации рекрутинга

6 плюсов правильных отказов

Вы зарекомендуете себя на рынке как честная и открытая компания, по отношению к своим соискателям.
Вы сможете сформировать резерв для своего предприятия.

Шанс получить негативный отзыв от кандидатов существенно снижается, а это важно, так как по данным hh.ru, 86% кандидатов проверяют информацию о работодателях перед трудоустройством.
В вас будут видеть в первую очередь специалиста, который вовлечен в процесс подбора и подходит индивидуально к каждому кандидату, а не бездушно проводит собеседования, лишь бы побыстрее закрыть вакансию. Это очень важно, если вы формируете личный бренд.

Делиться хорошими кандидатами с коллегами здорово, это также влияет на ваш личный бренд. Главное, не забывайте спрашивать у кандидатов разрешение на передачу их резюме другим HR, так как это является распространением персональных данных.
Если соискатель, получив отказ, останется лоялен к вашей компании, то есть большой шанс, что он будет рекомендовать вас своим знакомым.

Как отказывать кандидатам при массовом подборе

Рассылке отказов на сайтах быть. На вакансиях, где подразумевается массовый подбор всегда идет большое количество откликов и собеседований. Не стоит оставлять без внимания даже нерелевантных кандидатов.

Во-первых, это позволит не запутаться в откликах, особенно если ваша компания не использует какую-либо CRM систему для подбора. Отличным помощником в автоматизации рекрутинга является FriendWork. Система во многом упрощает процесс, а главное, позволит распределить отклики по необходимым вам этапам и сохранит историю кандидата с вашими комментариями.

Во-вторых, некоторые работные сайты отображают индекс вежливости вашей компании. Если не разбирать отклики, то показатель начнет падать, а это может влиять на уровень доверия соискателя к вашей компании. Таким образом, не отказав вовремя не подходящим кандидатам, мы рискуем пропустить подходящих.

На этом этапе не стоит тратить лишнее время и формулировать индивидуальные отказы. Быстрее и проще воспользоваться стандартной формой. Чаще всего любой сайт по поиску работы предлагает уже готовый шаблон для использования. Если он вам не подходит, обычно его можно отредактировать в настройках.

Как быть с кандидатами, которые были на собеседовании

Я не рекомендую давать отказ в конце собеседования, независимо от того, на какую вакансию пришел соискатель. Собеседование можно считать успешным, если кандидат ушел с ощущением: "какая же у них классная компания и какой классный я".

Марина Фролова

Специалист по подбору персонала группы компаний АКТО

Даже если вы сразу понимаете, что кандидат не подходит вам, стоит уделить ему время. Часто такое происходит, когда компания устраивает день открытых дверей, а именно, собеседования без резюме.

Три способа сократить время собеседования с нерелевантным кандидатом:

Определите четкий тайминг собеседования и озвучьте его кандидату.
Обозначьте, что свои вопросы кандидат сможет задать только в конце интервью.
Предложите ознакомиться более подробно с компанией и корпоративной культурой на официальном сайте организации.

Чтобы не тратить лишнее время на отказы большому потоку кандидатов, то лучше не звонить им, а отправить сообщение по номеру телефона. Таким образом вы избежите лишних вопросов, а кандидат получит в любом случае от вас обратную связь.

Говорить фразу «Мы свяжемся с Вами в случае положительного рассмотрения» — не лучшая идея. Так вы оставляете кандидату надежду и не даёте четких сроков. А это снова влияет на нашу репутацию на рынке труда.

Три важных правила отказа

Всегда стоит помнить, что отказ в любой форме (звонок, письмо, сообщение в мессенджере) может быть зафиксирован кандидатом и использован против вас в суде.

Будьте вежливы. Не стоит извиняться за то, что вы не готовы сделать предложение по работе, но обязательно поблагодарите кандидата за проявленный интерес к вашей вакансии.
Не указывайте в причине отказа дискриминирующие кандидата причины (пол, возраст, национальность, вероисповедание и любые другие причины, которые не связаны с деловыми качествами).
Спросите разрешение у кандидата на хранение его данных в резерве собственной базы, либо для передачи его резюме своим HR-коллегам.

Чтобы вам было проще давать отказы, вы можете воспользоваться шаблоном, который мы подготовили для вас в качестве бонуса к статье:

«Добрый день, [ИМЯ]! Спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей вакансии. На данный момент, к сожалению, мы не готовы сделать вам предложение о работе. Если вы не против, то ваше резюме будет размещено в нашей базе, и мы вернемся к нему, если возникнет такая необходимость».

Помните, что отказ для кандидата — это не конец света, а часть вашей работы. Соискатель обязательно найдет подходящую для себя должность, а вы — нужного сотрудника.