Как работает синхронизация FriendWork
с hh.ru

HeadHunter – основной источник откликов. А CRM – место, где выстраивается реальный процесс подбора: этапы, комментарии, решения, аналитика.

Без синхронизации рекрутеру приходится:

• постоянно переключаться между системами;
• вручную обновлять статусы;
• следить, чтобы кандидат не «завис» без ответа;
• помнить, где и что уже сделано.

Синхронизация решает эту проблему и связывает hh.ru и FriendWork в единый рабочий контур. В том числе за счет корректной работы со статусами и отказами, которые напрямую влияют на индекс вежливости и опыт кандидатов.
Это мы отдельно подробно разбирали в статье «Полная синхронизация статусов FriendWork и hh.ru».

Ниже расскажем, как в целом устроена синхронизация FriendWork с HeadHunter, какие действия и данные передаются между системами в ежедневной работе рекрутера.

Что именно синхронизируется

1. Вакансии и отклики
После подключения hh.ru все отклики на опубликованные вакансии автоматически попадают в FriendWork.
Они загружаются сразу, как только кандидат откликнулся, без ручных действий со стороны рекрутера.
В карточке кандидата доступны:

• резюме;
• сопроводительное письмо, если кандидат его добавил.

Для того, чтобы синхронизация стала активной, необходимо настроить воронку статусов.

Мы реализовали механизм синхронизации статусов воронки подбора между нашей CRM и hh.ru. Поскольку логика воронок в системах различается, а названия этапов могут не совпадать, сопоставление статусов выполняет сам пользователь.

Например, статус «Телефонное интервью» в CRM может соответствовать «Первичному контакту» на HeadHunter. Пользователь один раз задает такие соответствия, после чего система автоматически перемещает кандидата по этапам на обеих платформах. Это устраняет рассинхронизацию, задержки и «зависшие» статусы, обеспечивая единый и актуальный путь кандидата во всех системах.

Также нужно настроить и синхронизацию причин отказа аналогичным способом.

2. Просмотры резюме
Если рекрутер просматривает резюме кандидата в FriendWork и переводит его на этап, связанный с hh.ru, резюме отмечается как «Просмотрено» и на стороне hh.ru.

Это помогает поддерживать корректную статистику и порядок в откликах.

3. Обновление резюме кандидата
Резюме кандидата со временем может устаревать: кандидат обновил опыт, навыки или контактные данные уже после отклика. Чтобы работать с актуальной информацией, во FriendWork предусмотрено обновление резюме по запросу.

При нажатии кнопки «Обновить резюме» система подтягивает последние изменения резюме кандидата с hh.ru и обновляет данные в карточке кандидата.
Функция уже готова и в ближайшее время будет доступна пользователям. Следите за обновлениями!

4. Комментарии по кандидатам
При импорте кандидата из hh.ru в FriendWork подтягиваются все комментарии, которые были оставлены на HeadHunter ранее.

Важно учитывать ограничение:

• комментарии, добавленные на hh.ru после импорта, обратно не синхронизируются.

Поэтому для сохранения полной истории взаимодействия рекомендуется вести дальнейшие комментарии уже в FriendWork.

5. Этапы подбора и статусы
Во FriendWork можно использовать собственную воронку подбора и связать ее этапы с этапами на HeadHunter.

Как это работает:

• рекрутер переводит кандидата по этапам в FriendWork;
• если этап связан с hh.ru, статус кандидата автоматически обновляется и там;
• если этап не связан, статус на работном сайте остается без изменений.

Это позволяет:

• сохранить привычную логику подбора внутри ATS;
• при этом поддерживать порядок и актуальные статусы на HeadHunter.

Напоминаем, о логике этапов и связке статусов можно почитать в отдельной статье: «Полная синхронизация статусов FriendWork и hh.ru».

6. Отказы и уведомления кандидатов
При переводе кандидата на этап «Отказ» во FriendWork можно выбрать, нужно ли уведомлять кандидата через HeadHunter.

Если уведомление включено:

• кандидат получает сообщение в чат hh.ru, личный кабинет, push-уведомление и письмо на почту;
• статус «Отказ» синхронизируется между системами;
• текст сообщения сохраняется в карточке кандидата в FriendWork.

Это помогает корректно завершать коммуникацию и положительно влияет на индекс вежливости.

Подробнее о выставлении причин отказов читайте в статье: «Полная картина отказов: анализируйте каждый этап подбора в FriendWork Recruiter».

Важное ограничение: Как работает чат hh.ru

У FriendWork нет полной синхронизации чатов hh.ru.
Переписка с кандидатом не ведется и не дублируется целиком.
Поддерживается только один сценарий:

• отправка сообщения кандидату при отказе;
• сохранение этого сообщения в карточке кандидата.

Это не чат в привычном смысле, а контролируемый и прозрачный способ корректно завершить коммуникацию с кандидатом.

Помимо синхронизации откликов и статусов, FriendWork позволяет гибко работать с кандидатами из hh.ru и контролировать затраты на этапе откликов, добавляя кандидатов в базу без открытия контактов.

Добавление кандидатов без открытия контактов

FriendWork позволяет добавить кандидата из hh.ru в базу без открытия контактов:

• через плагин импорта;
• или быструю кнопку.

Это удобно, если нужно:

• согласовать кандидата с руководителем;
• вернуться к нему позже;
• избежать лишних затрат на открытие контактов.

Контакты можно открыть в любой момент, когда принято решение продолжать работу.

С этим обновлением вы получаете не просто синхронизацию, а еще больше контроля над процессом:

Синхронизация FriendWork с hh.ru выстраивает единый и управляемый процесс подбора — от первого отклика до финального решения по кандидату.

Рекрутеры работают в одном интерфейсе, не теряют кандидатов, видят актуальные данные и завершают коммуникацию корректно и вовремя. Руководители получают прозрачный процесс без разрозненных статусов и лишних ручных действий.

А в результате:

• отклики обрабатываются быстрее и без хаоса;
• база кандидатов остается аккуратной и актуальной;
• затраты на этапе откликов находятся под контролем;
• опыт кандидатов становится более предсказуемым и понятным.

Попробуйте синхронизацию FriendWork с hh.ru в работе и оцените, насколько проще становится управление подбором в повседневных задачах!