как это работает во FriendWork

Анкетирование часто становится самым неуправляемым этапом подбора. Формально он присутствует в процессе, но фактически живет отдельно от системы.

Обычно это выглядит так: анкета уходит кандидату по почте или в мессенджере, документы приходят отдельными файлами, а статус заполнения анкеты приходится уточнять и контролировать вручную. Рекрутеру приходится держать в голове, кто уже начал заполнять анкету, кто прислал документы, а кто еще нет.

При большом потоке кандидатов это приводит к накоплению ручных действий, ошибкам и задержкам на этапе, который напрямую влияет на скорость подбора.

Если этап анкетирования не встроен в систему, возникают предсказуемые последствия:

• документы и данные кандидатов хранятся в разных каналах;
• статус этапа анкетирования приходится уточнять и контролировать вручную;
• рекрутер тратит время на операционные задачи вместо работы с кандидатами;
• кандидат дольше остается без ответа и следующего шага в процессе подбора.

В результате анкетирование начинает тормозить подбор, а управляемость процесса снижается.

Модуль анкетирования и опросов в системе FriendWork встраивает сбор данных и документов кандидата прямо в процесс подбора.

Анкета становится управляемым этапом:

• она назначается кандидату из системы;
• заполняется по персональной ссылке;
• все данные и файлы автоматически сохраняются в карточке кандидата;
• статус заполнения виден во FriendWork и не требует ручного контроля.

Рекрутер работает в одной системе и не переключается между почтой, мессенджерами и файлами.

Когда анкетирование вынесено за пределы системы, сроки этого этапа сложно контролировать. Рекрутеру приходится вручную отслеживать, когда кандидат получил анкету, начал заполнение и отправил данные.

Во FriendWork статус заполнения анкеты фиксируется автоматически. Это позволяет:

1. Видеть, сколько времени кандидат находится на этапе анкетирования.
2. Вовремя реагировать на задержки.
3. Соблюдать внутренние SLA по этапам подбора без ручного контроля.

Такой подход особенно важен при массовом подборе и в процессах, где за кандидата отвечают несколько участников команды.

Подробнее о том, как настраивать SLA по этапам подбора и контролировать сроки внутри HR-процессов, мы разбирали в отдельной статье.

Покажем, как анкетирование кандидатов встраивается в этапы подбора внутри FriendWork.

Перед началом работы с кандидатами администратор создает шаблон анкеты во FriendWork.
В анкете настраиваются секции, вопросы, обязательные поля и, при необходимости, поля для загрузки файлов.

В анкете появился новый тип опроса с возможностью прикреплять файлы. Документы, которые кандидат добавляет при заполнении анкеты, автоматически сохраняются в его карточке после завершения анкетирования.

Администратор создает шаблон анкеты в панели управления:

• формирует секции анкеты;
• настраивает обязательные поля;
• при необходимости добавляет секции для загрузки файлов.

После сохранения система фиксирует версию анкеты, и она становится доступной для назначения кандидатам.

Рекрутер назначает анкету кандидату из его карточки:

• выбирает анкету;
• указывает вакансию и ответственного.

Для анкеты автоматически генерируется персональная ссылка, привязанная к конкретному кандидату.

Анкета может быть отправлена кандидату:

• вручную, с помощью шаблона сообщения. Рекрутер выбирает способ отправки сообщения в карточке кандидата, доступный во FriendWork: Telegram, WhatsApp, email или СМС;
• автоматически при переводе кандидата на этап, к которому привязана автоотправка анкеты.

Если же способ коммуникации интегрирован, то просто выберите способ отправки сообщения и заполните поля: «Вакансия», «Статус», и выберите анкету, которую хотите прикрепить к сообщению:

Кандидат переходит по ссылке и приступает к заполнению анкеты.
Система:

• фиксирует начало заполнения анкеты;
• меняет статус анкеты;
• уведомляет ответственного.

После отправки анкеты:

• система фиксирует, что анкета заполнена;
• обновляет статус;
• уведомляет ответственного;
• все файлы и данные сохраняются в карточке кандидата.

Рекрутер может:

• дополнить данные, полученные из других каналов;
• внести корректировки при обнаружении ошибки;
• при необходимости повторно открыть доступ для редактирования кандидатом.

Если после отправки требуется уточнение, доступ можно снова открыть прямо из карточки кандидата.

При повторном открытии анкеты система запрашивает подтверждение действия. После возобновления доступа статус анкеты меняется, и кандидат может внести правки:

Если данные пришли из других каналов или не требуют повторного заполнения, рекрутер вносит изменения напрямую в карточке кандидата:

Независимо от того, кто вносит изменения — кандидат или рекрутер, — все данные сохраняются в системе и остаются привязанными к карточке кандидата:

По заполненным анкетам можно выгрузить отчет. Достаточно выбрать нужную анкету, и система покажет сводную информацию по кандидатам, прошедшим этот этап.

Ниже перечислены основные возможности модуля анкетирования, которые используются при работе с кандидатами внутри FriendWork.

Модуль анкетирования и опросов делает сбор данных и документов частью управляемого процесса подбора.
Рекрутеру не нужно вручную контролировать заполнение анкет, хранить файлы отдельно и напоминать кандидатам о каждом действии — все происходит внутри FriendWork и привязано к этапам подбора и карточке кандидата.

Это снижает количество ручных операций, ускоряет прохождение этапов и помогает соблюдать внутренние сроки без дополнительной нагрузки на команду.

Попробуйте все возможности системы FriendWork в ежедневной работе и почувствуйте разницу, когда анкетирование не требует отдельного контроля.