О том, как организовать грамотный онбординг и снизить текучесть персонала в первые недели на рабочем месте, рассказал Алексей Вагин, генеральный директор компании Эквио — разработчика цифровой платформы для обучения и развития сотрудников. Эквио помогает компаниям выстраивать процессы адаптации и обучения персонала с помощью онлайн-инструментов и мобильного обучения. Платформа используется для запуска программ пребординга и онбординга, обучения сотрудников, тестирования знаний и управления развитием персонала.

Команда Эквио внедряет цифровые решения для адаптации сотрудников в компаниях из разных отраслей, включая ритейл, страхование и сервисные компании. Эти проекты позволяют автоматизировать обучение новичков, ускорить их вхождение в рабочие процессы и повысить вовлеченность команды.

Переходя на новое место работы, сотрудник должен за короткое время познакомиться с новыми людьми, требованиями и условиями труда. Чтобы упростить эту задачу, HR-специалисты используют онбординг сотрудников — это системный процесс введения новичка в должность и рабочую среду компании.

Обычно программа онбординга включает знакомство с командой и корпоративной культурой, вводное обучение, получение доступов к рабочим инструментам и постановку первых задач. Ее цель — помочь сотруднику быстрее разобраться в рабочих процессах и начать эффективно выполнять свои обязанности.

Как правило, этапы онбординга охватывают первые недели или месяцы работы и могут включать пребординг, первый рабочий день, период начального обучения и постепенное включение сотрудника в основные рабочие задачи.

Хотя эти понятия часто используют как синонимы, в HR-практике они обозначают разные процессы

На практике эти процессы часто пересекаются: онбординг становится частью адаптации нового сотрудника, а обучение помогает быстрее освоить рабочие задачи.

Процесс начинается с момента выхода сотрудника и ведется до момента, когда он сможет эффективно выполнять свои задачи без постоянной поддержки наставника или руководителя. В него могут входить welcome-курсы, вводное обучение, инструктажи.

Цель онбординга — быстро и без лишних затрат погрузить новичка в рабочие процессы, чтобы он начал быстрее приносить результат. А также уменьшить риск ошибок и сделать нового сотрудника частью команды.

Для HR-отдела это ключевой инструмент удержания сотрудников: грамотно организованный первый этап работы повышает вовлеченность и мотивацию, сокращает срок выхода на продуктивность и снижает риски текучести кадров.

Иногда человек уходит сразу же после знакомства с новым местом работы. Такое явление называют гостингом сотрудников — ситуацией, когда кандидат принимает оффер, но затем перестает выходить на связь или фактически отказывается выходить на работу. По данным HeadHunter, в России с таким явлением сталкиваются почти 13% компаний. Чаще всего отказ выйти на работу происходит уже после первого рабочего дня.

Наиболее распространён гостинг сотрудников в сферах здравоохранения, торговли, девелопмента, а также среди автослесарей и ИТ-тестировщиков.

HR-практика показывает, что проблему можно снижать с помощью подготовки сотрудника к выходу на работу. Например, в одной из розничных компаний после внедрения пребординга — предварительного знакомства кандидатов с командой, задачами и рабочими процессами — уровень гостинга снизился с 18% до 9%.

В первую очередь — обстановка внутри компании. Для 54% специалистов важно выстроить взаимоотношения с руководителем и коллегами.

Помимо этого, новичкам нужна помощь в адаптации к условиям труда и решении рабочих задач. Высокие нагрузки в первые дни работы и неудобное рабочее место также могут стать причиной ухода.

При увольнении недавно нанятого сотрудника компания несет расходы на поиск и найм нового специалиста и его введение в должность, а также теряет деньги из-за недополученной прибыли в период, когда позиция остается незакрытой или новичок еще не вышел на полную продуктивность.

По оценкам HR-Академии (2021), совокупные потери работодателя могут достигать до 2,5 годовых зарплат ушедшего сотрудника.

Оценить стоимость текучести можно по простой формуле:

Стоимость замены сотрудника = зарплата x 12 x коэффициент 1,5−2,5
Где:

• зарплата x 12 — годовой доход сотрудника;
• коэффициент 1,5−2,5 учитывает расходы на поиск, рекрутинг, обучение, адаптацию и потери продуктивности команды.

Например, если зарплата сотрудника составляет 80 000 ₽, то потенциальные потери компании могут составить:
80 000×12×1,5−2,5 = 1,44−2,4 млн ₽.

К тому же, в условиях дефицита работников поиск специалиста может затянуться надолго и потребовать больше средств.

В таких условиях особенно важно грамотно адаптировать новых сотрудников. Однако, по данным исследования «Адаптация сотрудников в российских компаниях» (Медиа Нетологии, 2022), структурированный план адаптации применяют только около
30 % работодателей. Это означает, что большинство организаций по-прежнему вводят новых сотрудников в работу без системной программы поддержки.

Существуют разные способы адаптации новичков в компании. Какой из них выбрать, зависит от позиции, на которую приходит новый сотрудник, от специфики работы самой компании и других факторов. Разберемся, каким может быть онбординг по видам.

Оптимальной считается гибридная модель онбординга, когда структурированная программа обучения и чек-листы сочетаются с неформальным знакомством с командой, поддержкой наставника и регулярной обратной связью. Такой подход позволяет одновременно сохранить понятную систему адаптации и создать комфортную атмосферу для новичка.

1. Активный онбординг предполагает, что HR-отдел, наставник и руководитель активно взаимодействуют с новичком: проводят регулярные встречи, дают обратную связь, помогают разобраться в рабочих процессах. Такой метод наиболее эффективен, так как новичок чувствует поддержку и быстрее включается в работу.
2. Пассивный онбординг ограничивается минимумом инструкций и формальным знакомством с коллективом. Ответственность полностью ложится на новичка: он сам ищет информацию, задает вопросы коллегам и пытается адаптироваться. Этот вариант часто приводит к потере мотивации и увеличению срока адаптации.

Онбординг не ограничивается первым днем на работе. Это поэтапный процесс, где каждый шаг играет роль в успехе. Чтобы системно выстроить адаптацию новичка, HR-специалисты часто используют модель постепенного включения сотрудника в работу.

Один из распространённых инструментов — модель 30–60–90 дней, которая помогает структурировать задачи и ожидания на первых этапах работы сотрудника.

Полезно еще до официального выхода новичка провести подготовительный этап, называемый пребордингом. На этом этапе HR-менеджер связывается с будущим сотрудником, отвечает на его вопросы, отправляет гайд или полезные материалы. Часто он включает экскурсию по офису или онлайн-знакомство с командой, добавление в корпоративный чат.

Цель пребординга — снизить стресс у новичка и создать ощущение, что его ждут. Уже здесь можно познакомить его с корпоративной культурой, ключевыми ценностями, правилами взаимодействия и базовыми рабочими процессами.

Инструменты онбординга могут включать:

• чек-листы и гайды с ключевыми шагами для новичка;
• онлайн-курсы и обучающие материалы для освоения необходимых навыков;
• корпоративные чаты для быстрого обмена информацией;
• назначение наставника — опытного сотрудника, который помогает адаптироваться и отвечает на вопросы;
• экскурсию по офису или знакомство с внутренними цифровыми сервисами компании;
• регулярные встречи с руководителем и HR-менеджером для получения обратной связи.

Сегодня многие компании используют цифровой онбординг, перенося часть процессов в онлайн-среду. Для этого применяются корпоративные обучающие платформы и LMS для онбординга, которые позволяют запускать вводные курсы, отслеживать прогресс сотрудников и централизованно управлять обучением.

Такие решения также упрощают автоматизацию онбординга: система может автоматически назначать курсы, отправлять напоминания, фиксировать прохождение этапов и собирать обратную связь.

Использование комбинации инструментов помогает сократить срок адаптации, повысить вовлеченность сотрудников и снизить нагрузку на HR-команду.

Чтобы оценить, насколько программа онбординга действительно помогает новым сотрудникам быстрее включаться в работу, компании отслеживают несколько ключевых показателей.

• Текучесть в первые 3 месяца работы. Показывает, какой процент новых сотрудников увольняется в период адаптации или испытательного срока. Снижение этого показателя обычно свидетельствует о более эффективной программе онбординга.
• Скорость выхода на продуктивность. Метрика показывает, сколько времени требуется новому сотруднику, чтобы начать выполнять задачи на ожидаемом уровне и приносить бизнес-результат.
• Процент завершения программы онбординга. Отражает, сколько сотрудников полностью прошли все этапы адаптации: вводное обучение, знакомство с процессами, тестирование и другие обязательные элементы программы.
• Обратная связь новых сотрудников. HR-команды часто собирают отзывы новичков о процессе адаптации через короткие опросы или интервью. Это помогает выявить слабые места программы и улучшить опыт сотрудников.

Анализ этих показателей позволяет понять, насколько эффективно работает программа адаптации и какие элементы онбординга требуют доработки.

Как правило, онбординг включает знакомство с командой, корпоративной культурой и ценностями компании, рассказ о структуре, режиме работы, порядке получения зарплаты и предоставления отпусков. Также сюда входит освоение корпоративных приложений, сервисов и платформ.

Как именно преподнести эту информацию, зависит от профиля компании, должности сотрудника и имеющихся ресурсов. Поэтому многие компании комбинируют разные форматы онбординга.

Например, новый сотрудник:

• проходит пребординг перед первым рабочим днем;
• смотрит welcome-курс;
• изучает памятку для новичков, инструкции и чек-листы;
• получает доступ к корпоративным сервисам и рабочим инструментам;
• проходит вводное обучение;
• задает вопросы наставнику;
• получает обратную связь от руководителя.

На практике онбординг начинается еще до первого рабочего дня. После принятия оффера сотруднику обычно отправляют welcome-письмо с информацией о компании, правилах работы и первом рабочем дне. Иногда новичку предлагают коротко рассказать о себе — это помогает команде заранее познакомиться с новым коллегой.

В первый рабочий день сотруднику показывают рабочее место, представляют коллегам и помогают получить доступ к необходимым системам и сервисам. Также новичку объясняют основные рабочие процессы, правила взаимодействия в компании и критерии оценки результатов работы.

В течение первых недель сотрудник постепенно погружается в рабочие задачи, изучает внутренние регламенты и получает обратную связь от руководителя или наставника. Такой подход помогает быстрее включиться в работу и снизить стресс от смены рабочего места.

Чтобы адаптация проходила системно, HR-команды часто используют программу онбординга на первый месяц работы.

1. Решение бытовых трудностей.
Принятый сотрудник тратит силы на то, чтобы получить доступ к рабочим сервисам, разобраться, где находится сканер или к кому обращаться, если не получается зайти в рабочую почту. С помощью грамотного онбординга можно заранее предоставить новичку всю базовую информацию и необходимые инструкции.

Например, в компаниях, где внедряют структурированную программу адаптации с чек-листами и готовыми инструкциями, срок первичной адаптации может сокращаться с 3 месяцев до 6−8 недель, а уровень удержания новых сотрудников увеличивается примерно на 15−17 %.

2. Снижение стресса.
На новом рабочем месте сотруднику нужно влиться в коллектив, понять задачи и избежать ошибок. Без поддержки этот период часто сопровождается высоким уровнем стресса. Если в компании действует программа онбординга с наставником и регулярной обратной связью, сотрудник быстрее понимает правила работы и чувствует поддержку команды.

По данным HR-исследований, внедрение наставничества и регулярных встреч с руководителем может снизить текучесть сотрудников в первые месяцы работы на 20−30 %.

3. Повышение результативности.
Если новый сотрудник слишком долго разбирается в процессах, он может потерять мотивацию. Четкая программа онбординга помогает быстрее освоить рабочие задачи и начать приносить результат.

В компаниях, где используются структурированные программы адаптации и вводное обучение, время выхода сотрудника на продуктивность может сокращаться на 25−40 %.

4. Понимание перспектив.
Когда новый сотрудник получает несколько предложений о работе, в первые недели он может сомневаться в своем выборе. Если компания сразу показывает возможности развития, карьерные перспективы и систему обучения, вероятность ухода снижается.

Компании, которые включают в программу онбординга обсуждение карьерного развития и целей сотрудника, могут увеличить удержание новых сотрудников на 10−15 % в течение первого года работы.

Ключевая роль в адаптации новичков в компании отведена HR-службам, но в тесной связке с руководством и коллективом.

Онбординг — это командная работа. В нем участвуют разные стороны:

• HR-менеджер — координирует процесс, обеспечивает новичка необходимой информацией, знакомит с корпоративной культурой.
• Руководитель — ставит задачи, определяет роли, дает стратегическое видение.
• Наставник — помогает адаптироваться к рабочим процессам, отвечает на вопросы.
• Коллектив — играет важную роль в создании дружелюбной атмосферы и вовлеченности.

Когда ответственность распределена между участниками процесса, новичку легче адаптироваться и быстрее выйти на рабочую продуктивность.

Чтобы процесс адаптации проходил системно, компании часто используют модель распределения ответственности RACI. Она помогает определить, кто отвечает за выполнение задач онбординга и кто участвует в процессе.

Где:

• R — исполнитель (Responsible) — отвечает за выполнение задачи;
• A — ответственный за результат (Accountable) — контролирует итог и принимает решение;
• C — консультируемый участник (Consulted) — участвует в обсуждении и дает экспертную информацию;
• I — информируемый (Informed) — получает информацию о ходе процесса.

Такая схема распределения ответственности помогает избежать ситуации, когда адаптация нового сотрудника полностью ложится на HR-службу. В эффективной системе онбординга руководитель, наставник и команда также участвуют в процессе адаптации сотрудника, а роли каждого участника заранее определены.

HR-специалисту нужно провести серьезную подготовку, чтобы в первый рабочий день новичок не был предоставлен сам себе. В крупных компаниях и организациях с высокой текучестью персонала процесс онбординга может требовать значительных временных и организационных ресурсов. В некоторых сферах сотрудники приходят и уходят достаточно быстро, поэтому тратить много времени на индивидуальную адаптацию каждого новичка бывает сложно.

Чтобы снизить нагрузку на HR-команду и оптимизировать процесс адаптации, компании все чаще переводят онбординг в цифровой формат. Один раз разработав обучающие курсы и материалы, организация может использовать их для адаптации большого количества новых сотрудников.

Даже если сотрудник уйдет в первые дни работы, компания потратит на его адаптацию значительно меньше ресурсов.
Чтобы новые сотрудники могли проходить онбординг онлайн, важно выбирать платформу с удобным мобильным приложением и возможностью удаленного обучения.

Сегодня бизнес активно внедряет цифровой онбординг и автоматизирует процессы адаптации сотрудников. С помощью HR-систем и обучающих платформ компании могут:

• автоматически отправлять новичкам инструкции, гайды и обучающие курсы;
• организовывать онлайн-знакомство с коллегами и руководителем;
• использовать чат-ботов для ответов на типовые вопросы сотрудников;
• отслеживать прогресс адаптации и выполнение задач;
• контролировать сроки прохождения программы онбординга.

Автоматизация помогает снизить нагрузку на HR-службу, ускоряет адаптацию сотрудников и делает процесс онбординга более управляемым.

Чтобы понять, насколько эффективно работает цифровая программа адаптации, компании отслеживают несколько ключевых показателей:

• Удержание сотрудников в первые 3 месяца работы. Показывает, какой процент новичков остается в компании после периода адаптации.
• Скорость выхода на продуктивность (time-to-productivity). Отражает, сколько времени требуется новому сотруднику, чтобы начать выполнять задачи на плановом уровне.
• eNPS сотрудников. Индекс готовности рекомендовать компанию как работодателя.
• Процент завершения программы онбординга. Показывает, сколько сотрудников полностью прошли обучение и адаптационные этапы.

Анализ этих показателей помогает HR-командам оценить эффективность программ адаптации и своевременно корректировать процессы онбординга.

Алексей Вагин, генеральный директор компании Эквио, привел несколько примеров из опыта клиентов, когда автоматизация онбординга позволила улучшить результаты адаптации сотрудников.

По данным клиентов платформы Эквио за 2022–2024 годы, внедрение цифровых инструментов обучения и адаптации помогает компаниям ускорять процесс онбординга и повышать эффективность работы новых сотрудников.

Ювелирная сеть ADAMAS.
Компания ежемесячно принимает в штат около 50 новых сотрудников. После внедрения онлайн-платформы для обучения и адаптации сотрудников была запущена структурированная программа онбординга с вводными курсами и тестированием знаний.

По данным компании, 89 % новых сотрудников завершали программу адаптации в установленный срок. Кроме того, 20% сотрудников, вошедших в ТОП-10 по продажам недели, составляли новички, прошедшие обучение на платформе Эквио.

Холдинг «Доставка морем».
В компании внедрение онлайн-платформы позволило существенно ускорить процесс адаптации новых сотрудников. По данным компании, срок выхода сотрудников на рабочую продуктивность сократился с трех месяцев до 2,5 недель после запуска цифровой программы онбординга.

Компания «Ингосстрах».
Компания перевела процесс адаптации сотрудников на онлайн-платформу, что позволило оптимизировать организацию обучения и снизить административные затраты на проведение вводных программ.

Специфика компании заключается в том, что на работу выходит около 40–50% кандидатов из числа принятых, поэтому автоматизация онбординга позволяет снизить затраты на обучение и адаптацию сотрудников, которые могут покинуть компанию на раннем этапе.

HR-менеджерам важно помнить: качественный онбординг начинается задолго до первого рабочего дня и продолжается до тех пор, пока сотрудник полностью не адаптируется. Используя наставничество, четко выстроенные этапы и современные цифровые инструменты, компании могут ускорить адаптацию сотрудников и повысить их вовлеченность.