Для начала обратимся к определению. Что такое автоматизация?

Автоматизация — это процесс внедрения и эксплуатации программ и устройств, которые обеспечивают минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью повышения продуктивности и эффективности бизнес-процессов.

Что происходит, если автоматизации нет:

• Теряется время сотрудников

Рекрутер, вместо того, чтобы больше времени отводить на проведение качественных собеседований, вынужден часами сидеть на работных сайтах, просматривая резюме, перенося их в отдельную папку на компьютере, прозванивая каждого кандидата и договариваясь об интервью.

• Заявки на подбор сотрудников закрываются долго

А это значит, что теряются деньги, заказчики уходят в более продвинутые рекрутинговые агентства.

• Нет прозрачности процессов по закрытию вакансий

Сложно успевать аккуратно вносить данные по каждому кандидату, если этот процесс не автоматизирован. А без полной картины невозможно проанализировать, почему кандидаты не доходят до собеседования.

• Трата денег на зарплату большему количеству рекрутеров

В условиях, когда надо создавать огромные воронки по кандидатам, один заказчик может отправить запрос на несколько специалистов. Но если система не автоматизирована, невозможно осуществлять подбор, не задействовав одновременно несколько рекрутеров.

• Нет единой базы кадрового резерва для сотрудников компании

Как правило, рекрутер вычеркивает неподошедшего кандидата из своего списка, не задумываясь, что он может идеально подойти на другую должность. Для этого и нужна единая база, где будут сохранятся все резюме кандидатов.

• Нет аналитики по эффективности работы HR
  

Из-за этого трудно оценить, как продвигается работа у того или иного рекрутера, кого надо поощрить, кого мотивировать работать лучше или же уволить.

• Риск ошибок

Человек – не робот, и может перепутать какие-то детали по кандидатам или просто забыть нажать кнопку «сохранить». В итоге соискатель будет потерян.

Первое, с чего начинается внедрение автоматизации в компании, – это презентация сотрудникам её удобства и эффективности. Если у руководителя не налажен контакт со своей командой, то любое нововведение будет восприниматься в штыки, так как ключевая ценность для сотрудников – это стабильность.

Поэтому первая задача руководителя – объяснить сотрудникам, что автоматизация – это не враг, это не дополнительная обязанность, которую им навязывают, а система, которая упрощает работу рекрутеров, освобождает их время и при этом повышает эффективность.

Как внедрить автоматизацию быстро и безболезненно?

Важно, чтобы это был не один единственный прогрессивный сотрудник, который понял прелесть автоматизации и начал работать по-новому, а именно группа лиц, которая показывает, как работа идёт в гору с внедрением автоматизации.

Автоматизация HR-процессов позволит усовершенствовать массу рабочих моментов:

• Больше не понадобится вручную публиковать вакансии на работных сайтах и карьерных порталах. Система сделает это за считанные секунды, достаточно только один раз кликнуть.

• Импорт резюме из почты, соцсетей и работных сайтов существенно упростится. Программа по автоматизации бизнес-процессов в два счёта выгрузит резюме из разных источников, отсеивая дубликаты, сортируя информацию по соискателям и одновременно формируя кадровый резерв компании.

• Обратная связь с кандидатами сможет осуществляться прямо из установленного сервера. Переносить номера из резюме в свой телефон, забивая список контактов, совсем необязательно. Установив онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork, можно общаться с соискателями напрямую в любом мессенджере.

• Чат-бот. Чат-бот позволит минимизировать непосредственный контакт с соискателями. Это не только экономит время, но и бережёт рекрутеров от негатива.

• Приглашение на собеседование. Вручную копировать данные из резюме и вставлять их в шаблон письма – долгий и неэффективный процесс. Система автоматизации моментально «подтянет» адрес электронной почты/телефон и другие данные из профиля кандидата в шаблон письма. А вам нужно будет только выбрать необходимых соискателей, которым автоматически уйдет рассылка.

• Полная картина взаимодействия с кандидатами. Прозрачность процессов. Программные обеспечения по автоматизации предлагают единую систему, в которой фиксируются все этапы подбора. В один клик можно посмотреть, откуда пришёл кандидат, о чём вы с ним разговаривали, какие кейсы он выполнил, почему не прошел собеседование и т.п.

Автоматизируя HR-процессы, получится проанализировать, к примеру, причины отказов со стороны соискателей (неудовлетворенность зарплатой, графиком, местом работы), выяснить, какие каналы привлечения сотрудников наиболее эффективны, с каких карьерных порталов откликается больше людей на ту или иную должность.

• Понимание того, что тормозит процесс найма. Причины могут быть самые разные: в работе задействовано слишком мало рекрутеров/нанимающий менеджер долго рассматривает отобранные системой резюме/вакансия неграмотно написана или представлена непривлекательно для претендентов.

• Повышение качества работы. Исключение человеческого фактора в разы снижает вариации исполнения процесса. А следовательно сводит совершение ошибок к нулю, повышает стабильность и качество процесса.

Рекрутер может позабыть какую-то деталь, даже такую важную, как ответить кандидату после собеседования. С онлайн-сервисом FriendWork рекрутеры могут освободить свою голову: стоит только настроить напоминания о событиях для себя/заказчика/кандидата, и сервис будет присылать смс-оповещения.

• Автоматизация отсеивает людей, которые не настроены на работу изначально. Есть два типа людей – те, которые действительно заинтересованы в должности и конкретно в вашей компании, и те, которые просто думают, что они хотят работать. Чтобы не тратить время рекрутера на собеседовании, система может предложить откликнувшимся кандидатам сделать тестовое задание.
  

• Автоматизация делает процесс адаптации интереснее. К примеру, можно использовать искусственного электронного помощника, который будет знакомить новоиспеченного коллегу с обязанностями.

На первый взгляд кажется, что это сложно – нужно потратить деньги на разработку приложения, в котором аватар будет общаться с «новобранцами», рассказывая о рабочем месте, руководителе, клиентах, корпоративной культуре. Но на самом деле это разовая трата бюджета компании, а потом можно сколько угодно использовать аватар, а не задействовать специалистов, которым ежемесячно нужно платить зарплату.

• Автоматизация позволяет обучать команду без привлечения специалиста. На корпоративную почту сотрудника система будет присылать письмо, что в течение 2-х недель нужно посмотреть обучающие ролики, а потом сделать задания, прокачивающие скиллы. Если сотрудник этого не сделал, система сигнализирует руководителю HR-отдела, он подключается и выясняет, в чем были сложности.
  

• Меньше штат – больше экономии на заработной плате.
  

Программное обеспечение, разработка, внедрение, адаптация – это дорого. НО! Есть разница между ценой и стоимостью.

Это означает, что хоть вы и заплатите за внедрение автоматизации, но вложенные деньги окупятся. Схема простая: стоимость автоматизации невысокая, потому что система принесёт прибыль, позволит сократить количество людей в разы, следовательно, деньги из бюджета не будут уплывать на зарплаты огромного количества людей.

• Экономия средств на ФОТ (все расходы организации, нацеленные на оплату услуг наемных работников).

Заработная плата – далеко не единственный расход компании, который сократит автоматизация. Вы также сэкономите на следующих пунктах:

• поощрения, денежные вознаграждения отличившимся работникам;
  
• расходы на бесплатное питание;
  
• надбавка за выслугу лет;
  
• компенсация по листкам временной нетрудоспособности;
  
• расходы на проезд, проживание трудоустроенных граждан, у которых применяется вахтовый метод;
  
• пенсионные отчисления в адрес сотрудников, вынужденных уйти на пенсию при особых обстоятельствах.
  

А теперь рассмотрим реальные примеры того, как онлайн-сервис по автоматизации рекрутинга FriendWork повысил KPI компаний, автоматизировав HR-процессы.

Как повысились показатели компании Нефтьмагистраль спустя 3 месяца после внедрения FriendWork:

• в 2 раза увеличилась конверсия от звонка до выхода кандидата на работу (с 7 до 13%);
  
• в 2 раза сократилось время на составление отчетов о проделанной работе.
  

Как компания Zoon увеличила операционную эффективность HR спустя 5 месяцев после внедрения FriendWork:

• в 2 раза увеличилась скорость обработки кандидатов;
  
• в 5 раз сократился интервал обработки следующего кандидата (с 6 минут до 10 секунд);

Как взлетели вверх показатели в компании Алкогольная Сибирская группа спустя 5 месяцев после внедрения FriendWork:

• 38% рабочего времени экономит каждый рекрутер в месяц на рутинных операциях;
  
• в 1,5 раза сократились сроки закрытия массовых вакансий;
  

Автоматизация увеличивает доход вашего бизнеса. Автоматическая обработка рутинных задач, более эффективное использование ресурсов, сокращение времени на поиск и фильтрацию кандидатов, на их обучение и адаптацию приводит к улучшению качества работы, а также помогает успеть намного больше всего. А время – деньги!