Инструменты HR
Подпишитесь на наш Telegram-канал, чтобы не пропустить тренды, новости и инструменты, которые пригодятся человеку, приносящему максимальную пользу бизнесу.
Получить демо-доступ


Как HR
не погрязнуть
в рутине
И научиться правильно делегировать
Делегирование — это эффективный инструмент для HR-менеджера.
Он поможет избавиться от монотонных функций, грамотно выстроить отношения с коллегами и даже сформировать кадровый резерв компании. Как это сделать — подробно объясним в статье.
В статье расскажем
Что такое делегирование
Обратимся к определению: делегирование — это процесс передачи части функций подчинённым, коллегам для достижения целей и оптимизации рабочего процесса.

Для чего вообще стоит делегировать:

  • разгрузить себя от рутины как руководителя;

  • косвенно сформировать кадровый резерв;

  • помочь в развитии сотрудника, дать почувствовать свою значимость и принять на себя частичную ответственность.

Если первый пункт не вызывает вопросов — большинство руководителей воспринимают делегирование как снятие с себя рутины, — то о втором и третьем стоит рассказать подробнее.
Tilda Publishing
Мы собрали для вас самые интересные мероприятия в мире HR. Оставьте свои контакты, и мы оповестим вас о ближайшем мероприятии.
Уже записались на мероприятия
для HR и HRD?
Делегирование как инструмент формирования кадрового резерва
Когда вы систематически делегируете задачи, вы начинаете понимать, кто из сотрудников имеет больший потенциал, кто из них интересуется другими направлениями в бизнесе и не хочет ограничиваться своей специализацией. Из таких сотрудников и формируется кадровый резерв компании.
К нам прилетел новый сотрудник на позицию агронома — человек с достойным опытом работы на крупных земельных площадях и успешным выращиванием кормовых культур. Через несколько месяцев ему дали составить отчёт по закупкам семян и их использованию. Он отлично справился. Через полгода в компании открылась позиция финансового аналитика. Понимая, что он справится, мы перевели его в офис. Он воспринял это как повышение и работает в компании уже полтора года.

Татьяна Королёва
Руководитель отдела подбора персонала Jizzax Organic
Делегирование как инструмент развития сотрудника
Делегирование не ограничивается только перенаправлением рутинных задач. Оно может стать инструментом для развития сотрудника.

Когда сотрудника уже приняли в компанию, вы понимаете его мотивацию к работе (аспектов всегда несколько). Для многих одна из них — признание заслуг. В первую очередь делегировать нужно именно таким сотрудникам. Они будут чувствовать свою значимость и вовлеченность в процесс. Но вы должны четко понимать, что, перенаправляя задачу, ответственность все равно остается на вас.
Ошибки делегирования: почему они возникают и как их избежать
Руководитель не делегирует, действуя по принципу «хочешь хорошо — сделай сам». Чаще всего эту ошибку совершают начинающие руководители. У них не так много опыта, а опасность «провалить» проект очень велика.
Не назначается ответственный за задачу. Чаще всего это происходит так: общая планерка, руководитель говорит, что «эта задача на вас» (а «вы», к примеру, это отдел из 7 человек). Нет ответственного — нет выполненной задачи.
Руководитель не знает уровня подчиненных. Например, руководитель продаж ставит задачу по аналитике промо вновь пришедшему сотруднику, который не до конца знает товар.
Руководитель не дает обратной связи или вводной информации для решения задачи.
Нетерпимость руководителя к ошибкам других. Очень частая проблема при делегировании. Это мешает сотрудникам разобраться в задаче и успешно решать её в будущем.
Задача не конкретна, не имеет ни ресурсов, ни срока. То есть не соблюдается принцип SMART (подробнее об этом — в следующей главе).
Начальник скидывает свою ответственность на подчиненного. Вы можете передать часть ответственности, но итог задачи всегда будет на вас.
Закрывайте вакансии в 2 раза быстрее
Получите бесплатную консультацию по автоматизации рекрутинга
Как правильно делегировать задачи
1. Прописываем задачу для себя.

2. Определяем исполнителя, исходя из компетенций вашего сотрудника.

Пример: у вас есть 2 рекрутера. Один — хорошо закрывает массовые вакансии, другой — отлично работает с executive search. Сотрудник с масс- подбора очень хочет «подрасти» и закрывать сложные позиции. Вы оцениваете, насколько он с этим справится. Если понимаете, что ещё рано — отправьте его в помощь к сотруднику с executive. Например, выделив блок ресеч или первичных собеседований. После этого станет ясно, сможет ли он самостоятельно работать с позициями такого уровня.

3. Ставим цель для сотрудника по SMART: она должна быть конкретной, измеримой и достижимой:

Specific (конкретный)
Measurable (измеримый)
Achievable (достижимый)
Relevant (значимый)
Time-Bound (ограниченный временем)

Пример неправильно поставленной цели:
найдите мне срочно несколько инженеров.

Пример правильно поставленной цели: до конца этой недели (дата) предоставьте для повторного интервью 5 кандидатов на позицию инженера, согласно профилю должности (который вы составили ранее).

4. Даем все необходимые ресурсы для выполнения задачи. К примеру: оплата необходимых размещений или баз, доступ к Linkedin и Facebook, рассказываем как поставить VPN и так далее.

5. Смотрим мотивацию, предлагаем помощь в случае необходимости.

6. Если задача масштабная — делаем промежуточный контроль.

Важно
При делегировании обязательно ориентируемся на реальное положение вещей. Если у вашей компании слабый HR-бренд, на сайтах о работодателях множество негативных отзывов, ресурсы для привлечения сотрудников никогда не оплачиваются — вы не сможете найти 20 инженеров за неделю. Нужно принять это и начать работу с кандидатами совсем с другой стороны.
В итоге можно выделить три этапа делегирования:

  • Прописали задачу, выбрали исполнителя, уточнили, всё ли ясно и какие нужны ресурсы.
  • Обозначаем даты контроля и дату завершения задачи. Всегда вводим промежуточный контроль для тех, кому поручаете что-то впервые. С сотрудником, который уже успешно выполнял похожие проекты, обозначаем только конечную дату.
  • Не пускаем на самотек и помним, что итоговая ответственность — на вас как на руководителе.
Для того, чтобы течение задачи было яснее, итог — предсказуемее, а видимый для сотрудника контроль — минимален, удобно использовать Trello или Google Документы. Это бесплатно и наглядно.
Разбор кейса
Возьмем в пример разветвленное предприятие с холдинговой структурой. Каждое подразделение находится в своем городе и имеет свой отдел кадров (из местных сотрудников) и, соответственно, свою базу 1С. В одной из компаний мы видим, что линейные менеджеры стали увольняться чаще обычного. Ставим задачу руководителю отдела кадров посчитать процент текучести персонала. Через несколько дней запланировано совещание, поэтому вы логично решили, что он сделает это к встрече.

На следующий день вы получаете файл с реестром по приему и увольнению сотрудников. Это совсем не то, что нужно. Снова просим посчитать процент текучести. Вам присылают ту же таблицу, но сверху над каждой колонкой написаны проценты. Тут уже становится ясно, что сотрудник просто не знает, как посчитать этот самый процент и зачем это нужно. Как итог, руководитель отдела подбора тратит время на эту процедуру перед совещанием, а местный начальник отдела кадров так и не разобрался в задаче.

Как нужно было поставить задачу: Нужно узнать процент текучести персонала за последний год среди экспатов. Эта информация необходима к совещанию (дата). Вы знаете, как посчитать? Вот формула — узнайте среднесписочную в 1С, и всё быстро сможете найти. Если остались вопросы, то пишите.
Как определить, какие задачи будут первостепенными при делегировании
Руководитель очень часто берет на себя много задач, а когда уезжает в отпуск (или заболевает), процессы перестают работать.

Чтобы этого избежать, пропишите для себя основные процессы, которые смогут отлажено работать без вас или с минимальным участием. Например: корректировка управленческой базы, утверждение графиков сменности или проведение аттестации.

При делегировании ориентируйтесь на задачи, которые будут поддерживать эти процессы. Тогда вы сможете освободить себе больше места на стратегические задачи, а сотрудники будут мотивированы работать с вами.
Иногда делегирование воспринимается как сбрасывание неинтересных рутинных задач на подчиненных.
Однако на деле это может стать процессом развития сотрудника, его мотивации и инструментом для формирования кадрового резерва компании. Важно только правильно определить для каждого сотрудника задачи и прописать конкретные цели.
Татьяна Королёва
Руководитель отдела подбора персонала Jizzax Organic
Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы быть в курсе HR-новостей
Читайте также
Показать еще
Tilda Publishing
Подпишитесь на рассылку FriendWork
Только польза и практика
Два раза в месяц отправляем дайджест с полезными материалами,
афишей и нестандартными решениями HR-задач
Press "Like" to follow Tilda Publishing on Facebook
Press "Subscribe" to follow Tilda Publishing on Vkontakte