Тайм-менеджмент для HR

Своим опытом планирования и принципами приоритизации задач поделились:

Срочные задачи — это те, которые нужно выполнить немедленно, их нельзя откладывать. В первую очередь, это задачи, поставленные руководством. Во вторую — часть рутины, на которой строятся бизнес-процессы, сильно влияющие на деятельность компании.

Например: нужно срочно найти руководителя отдела продаж, иначе план продаж будет сорван, а компания понесёт убытки.

Важные задачи — те, которые ценны в долгосрочной перспективе. Они требуют планирования и продуманных действий. Это задачи, которые связаны с персоналом, HR-политикой, HR-брендом.

Например: важно планомерно выстраивать бренд компании. Можно создавать репутацию компании 20 лет, а разрушить за 5 минут.

Понять, за какие задачи браться в первую очередь, поможет матрица Эйзенхауэра. Чтобы построить матрицу, разделите лист на четыре квадранта и добавьте оси: Важность и Срочность.

Квадрант А: срочные и важные. Задачи с чёткими дедлайнами. Если их не выполнить вовремя, будут негативные последствия. Эти дела выполняйте сами и в первую очередь.

Квадрант B: срочные, но не важные. Задачи, ограниченные по времени, но не имеющие глобального влияния на процессы. Их можно кому-то делегировать для быстрого исполнения.

Квадрант C: не срочные, но важные. То, что важно, но можно не выполнять прямо сейчас. Запланируйте эти задачи в рабочем графике, чтобы не упустить.

Квадрант D: не срочные и не важные. Это задачи, которые бесконечно «кочуют» по списку дел, но до них руки всегда не доходят. Скорее всего, они так и останутся невыполненными, можно вычеркнуть.

После заполнения матрицы сделайте карту своих задач и распишите шаги по их выполнению.

Следите за актуальностью срочных дел. Бывает, что начинаешь срочный проект, но по каким-то причинам сроки сдвигаются, и можно сделать работу позже. Нужно научиться откладывать такие проекты, даже когда они вам нравятся.

Методов приоритизации задач много:

• RICE;
  
  
• ICE;
  
  
• Value vs Effort;
  
  
• Модель Кано;
  
  
• Story mapping («Карта историй»);
  
  
• MoSCoW;
  
  
• Opportunity scoring («Оценка возможностей») и другие.
  
  

Но в основе всех так или иначе лежит оценка трёх факторов:

1. Деньги. Интересы бизнеса всегда в приоритете. Не закрытая вовремя вакансия или отсутствие нужного человека может сильно затормозить существующий процесс — бизнес рискует недополучить прибыль, не справиться с текущей операционкой, понести репутационные потери.
2. Время. Сроки реализации задач — ваши ориентиры приоритизации. Самые «горящие» делайте немедленно, чуть менее срочные — занесите в рабочее расписание с учётом дедлайнов.
3. Люди — это и про деньги, и про время. На качество и скорость выполнения задач сильно влияет рабочее окружение: есть ли кому делегировать дела? Хватит ли у человека квалификации для выполнения задачи? Поддерживают ли коллеги? Чем сплочённее и профессиональнее коллектив, тем легче планировать дела.

Наверняка у вас уже есть ежедневник/планер/органайзер со списком дел, но этого мало и вы не успеваете выполнить часть задач. Вот 11 приёмов от наших экспертов, которые помогают им всё успевать:

1. Ставьте цели по методу SMART. Цели должны соответствовать критериям: конкретность (к чему стремимся), измеримость (результат можно оценить), достижимость (реально выполнить), значимость (цель имеет ценность) и ограниченность по времени (есть дедлайн). Например: ставим цель не просто «Сократить время закрытия вакансий», а раскрываем её «Сократить время закрытия вакансий на 20% до 30 декабря. Это позволит мне работать более эффективно и выделять время на обучение».
2. Разбивайте задачи на подзадачи. Если разделить объёмную задачу на более мелкие, то легче будет отслеживать выполнение каждого этапа и удерживать мотивацию к работе.
3. Следуйте принципу 8/8/8 Скотта Тинли. В сутках всего 24 часа и если выделить по восемь часов на сон и работу, то останется ещё восемь часов для себя. Нужно держать в фокусе часы, отведённые на каждый период времени, и правильно их использовать.
4. Установите критерии качества выполнения задач. И оценивайте каждую, чтобы убедиться, что получился тот результат, которого вы добивались. Это позволит не прокрастинировать и сохранять мотивацию к работе. Хорошо помогает выработка разработка шаблонов на каждый процесс. Например, шаблоны при переписке с кандидатами.
5. Устраивайте марафоны. Метод помогает правильно спланировать рабочий день, неделю, месяц, квартал. Нужно разбить задачи например, на 90 дней. Прописать цели и разбить их на подзадачи. Главных целей должно быть не больше трёх. Короткая дистанция помогает создать мотивацию. К концу девятой недели нужно оценить результаты и скорректировать направление движения в будущем. Также можно делать на неделю или месяц в зависимости от задач.
6. Применяйте метод Парето 20/80. 20% усилий приносят 80% результата. Надо всегда учитывать, что небольшое количество причин оказывают непропорционально большое влияние на результат. Компании заметили, что 80% производительности занимает 20% времени. 80% прибыли приносят 20% сотрудников. Смысл в том, чтобы найти те самые 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, убрав ненужное.
7. Используйте два списка. Выпишите свои задачи — как можно больше. Например, 25. Выберите из них пять и выполняйте их. Остальные можно или отложить, или делегировать.
8. Ешьте лягушку. Смысл в том, чтобы съедать лягушку целиком и в начале дня. Лягушка — это небольшая, но неприятная задача.
9. Планируйте и оценивайте. Месяц нужно разбить на четыре недели и каждый понедельник планировать результат на неделю. В пятницу подбиваем итоги, оцениваем удачи и их отсутствие.
10. Используйте принцип 25/5. Выделять по 25 минут на реализацию задач. Потом — пятиминутный отдых. Например, на составление вакансии хватит 25 минут, на размещение 50 минут. А на составление презентации нужно 12 часов и там восемь подпунктов: каким-то придётся уделить не 25, а 75 минут. Со временем вы научитесь точно определять время, необходимое для выполнения конкретных задач.

Автоматизируйте рутинные задачи с нашей HR-платформой. Это позволит сэкономить рабочее время и снизить количество ошибок.

Совет: в течение дня отслеживайте, куда и на что тратится рабочее время. Вы можете удивиться результату. Проанализируйте и запланируйте работу по улучшению.

Наши эксперты выделяют ряд типичных ошибок при планировании задач:

• закладывать недостаточно времени на задачу;
  
  
• планировать слишком много дел на день;
  
  
• откладывать выполнение сложных и непонятных задач на потом;
  
  
• делать несколько дел одновременно;
  
  
• тратить время на рутину, которую можно автоматизировать.