Адаптация сотрудников на новой работе: методы, система и процесс

Всё новое и неизведанное зачастую волнительно для каждого человека, и только что принятые сотрудники — не исключение. Соискатель еще не успел прийти в себя после многоступенчатого собеседования и тестирования, как тут же его поджидает не менее трудное испытание. Влиться в новый коллектив и понять принципы и направления работы компании весьма непросто.

Разобраться в вопросе нам помогли Александра Савельева, которая работает в IT компаниях более 15 лет, на позиции директора по организационному развитию и персоналу более 7 лет, до этого была руководителем проектов, финалист конкурса «Лидеры России», и Людмила Калачева, глава отдела кибербезопасности в Центре Информационных Технологий со стажем 15 лет, а также совладелец Высшей Школы Программирования с опытом работы в HR 20 лет.

В широком понимании слово «адаптация» означает процесс приспособления к новым условиям.

В отношении сотрудника этот термин можно определить так:

• внедрение в процессы организации;
• приспособление к рабочей среде, условиям и режиму работы;
• понимание социальной среды организации.

Главная задача адаптации — облегчить для новичка вхождение в «жизнь» организации с минимальными психологическими потерями и с максимальной эффективностью. Для этого нужна полноценная система: набор определенных правил и действий, которые помогут компании быстрее получать прибыль от работы нового сотрудника.

Система адаптации — это многоуровневый процесс, в котором участвует рекрутер, руководители, даже коллеги. У каждого своя роль и задачи, в зависимости от этапа. Новый сотрудник постепенно погружается в рабочие процессы, знакомится с обязанностями, корпоративной культурой, и в результате продолжает работать на благо компании.

Систему адаптации применяют не только для новичков, но и для действующего персонала, например при повышении или переводе в другое подразделение компании.

Предварительная адаптация начинается еще до того, как соискатель откликнется на вакансию. Он анализирует требования вакансии, изучает сайт работодателя, читает отзывы. Всё это помогает сформировать собственные ожидания от работы на новом месте. Важно, чтобы они совпадали с реальностью, так как несоответствия быстро снизят интерес кандидата к сотрудничеству.

Как только соискатель пришел на собеседование, начинается полноценная работа по его адаптации по плану.

Этап 1. Собеседование
Во время собеседования происходит первичный онбординг: рекрутер рассказывает про рабочие обязанности, корпоративную культуру, миссию и ценности компании, бонусы. Если работник не разделяет внутреннюю политику или считает, что не справится с обязанностями, он может отказаться от должности.

Этап 2. Онбординг
Сразу после трудоустройства начинается обучение работника. Главное на этом этапе, чтобы новичок всегда знал, к кому из коллектива обращаться со своими вопросами и проблемами.

Этап 3. Принятие решения
Как правило, программа адаптации совпадает с испытательным сроком. После руководитель должен принять окончательное решение о сотрудничестве. Важно удостовериться, что новичок освоил все необходимые навыки и знания, а его работа приносит ожидаемые результаты.

На этом этапе руководитель может сформировать полноценный план развития сотрудника, приняв во внимание его сильные и слабые стороны.

Этап 4. Обратная связь
Специалисту, который отвечает за построение системы адаптации, важно контролировать эффективность своей работы. Для этого можно попросить новичка заполнить итоговую анкету: как он чувствовал себя во время испытательного срока, все ли было понятно, есть ли что-то, что можно улучшить в программе обучения.

В зависимости от компании руководители используют различные способы поддержки новых сотрудников. Мы выделили самые распространенные методы:

Теоретическую информацию, необходимую для адаптации, лучше давать в виде обучения. В зависимости от уровня квалификации сотрудника это может быть от 1 вводной лекции о корпоративной культуре компании до 5-дневных тренингов с основами разработки, проектирования, анализа, которые будут нужны для должности. Формат может быть любой: как онлайн, так и живые встречи с лектором.

Работник должен прочитать их на внутренних ресурсах. Большая часть материалов обычно адаптируется под конкретную должность.

Формально на должность бадди может претендовать работник с многолетним стажем, но реально стать им может лишь сотрудник, лояльный к компании, готовый поделиться своими знаниями, навыками и опытом, способный слышать своих подопечных.

Конечно, наставник должен работать с учётом принятых в компании правил (code stile, шаблоны документации).

Периодические встречи, на которых HR спрашивает новичка, всё ли хорошо и понятно, нужна ли какая-то помощь с обучением.

По нему вы проверите, что новичок:

• действительно вписался в коллектив, общается с коллегами и заказчиком в соответствии с правилами и корпоративной культурой компании;
• выполняет свою работу на том уровне, на котором вы ожидали.

А также уточните, насколько впечатление и ожидания сотрудника совпали с тем, что он увидел в реальной жизни компании.

Некачественная адаптация в компании может повлечь за собой увольнение, поэтому уделите достаточно времени адаптации нового сотрудника в первые 3 месяца его работы в компании.

Помимо того, что он погружается в новый проект, где должен во всём разобраться и проявить себя, в этот период ему надо изучить много информации о компании, о принятых стандартах и правилах.

Регулярное общение быстро выявляет трудности, с которыми сталкиваются новички, и, соответственно, повышает шансы на успешное завершение программы.

Адаптация персонала начинается ещё с момента приглашения на работу. Автоматизированный сервис FriendWork поможет рассылать приглашения. С его помощью можно отправлять напоминания кандидатам и экономить своё время.

А еще это можно делать как перед собеседованием для кандидата, самого рекрутера и нанимающего менеджера, так и после, только для рекрутера и нанимающего менеджера. Также если нанимающий или рекрутер новички в компании, они ничего не забудут отправить, ведь у них всегда будет напоминание.

Большая часть адаптации персонала, так или иначе, происходит индивидуально.

На старте вы можете собрать нескольких новичков и дать им какие-то вводные познания вместе, но дальнейшее обучение, которое для них продолжается в течение всего испытательного срока, происходит уже персонально:

• с работой по чек-листу;
• с регулярными встречами с HR, руководителями и наставником;
• во время общения с бадди.

Преимуществами такого подхода можно считать:

• сокращение периода, когда сотрудник расходует время наставника;
• более быстрый переход к фазе, когда новый сотрудник уже начинает приносить ценность компании.

Это минимизирует отток и повышает лояльность новых сотрудников.

Основной недостаток индивидуальной адаптации — время, которое приходится выделять сотрудникам, чтобы быстрее погрузить нового коллегу во все тонкости работы в компании.
Однако, если учесть, что персональная адаптация сокращает отток, и посчитав, сколько времени вы тратите на собеседование новых кандидатов, может оказаться, что руководителю выгоднее чуть больше времени потратить на обучение нового сотрудника, чем искать замену на его место.

Чтобы адаптация работала как задумано, она должна отвечать нескольким критериям. 

• Целесообразность

Разберем ситуацию: компания потратила огромную сумму на обучение, которое в результате никак не помогает новичкам погрузиться в должность. Такая адаптация будет не только неэффективной, но и потратит ценные ресурсы компании — деньги, время. Затраты на каждое действие или этап должны соответствовать поставленной цели. 

• Эффективность

Результаты адаптации должны выражаться в конкретных показателях, например, снизилась текучка персонала, уменьшилось время на онбординг. 

• Измеримость

Без измеримости невозможно оценить целесообразность и эффективность. Систему онбординга необходимо дополнять тестами, анкетами обратной связи, статистикой и другими инструментами, которые помогут понять, верно ли настроены рабочие процессы.

Если критерии не соблюдены, ошибки неизбежны: компания будет вкладывать ресурсы в адаптацию сотрудников, но не получать никаких улучшений. Отсюда вытекает еще одна серьезная ошибка. Перед тем как выстраивать систему обучения, важно понять причины текучки. Проблемы могут быть на других этапах работы, например, сотрудники увольняются из-за отсутствия карьерного развития или проблем в коллективе.

Для экономии времени при поиске новых сотрудников вам поможет сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork. С его помощью вы соберёте подходящих кандидатов из соцсетей, карьерных порталов и сайтов по подбору в единую базу.

А еще благодаря сервису вы можете в один клик формировать аналитические отчеты и не утруждать себя бумажной работой или таблицами в Exсel.

Слово «геймификация» уже притягивает, ведь в его основе лежит использование игровых подходов для неигровых процессов, что позволяет повысить вовлеченность персонала, усилить мотивацию и лояльность сотрудников.

По сути, элементы геймификации давно стали частью современной жизни. Лайки, ачивки (достижения в играх), марафоны с наградами и соревнования то и дело заставляют нас выйти из зоны комфорта и сделать что-то нестандартное. Так почему бы не использовать это и в программе адаптации?

Большим кейсом по геймификации персонала с нами поделилась компания Mail.ru Group в этом материале.

Адаптация — это ключевой этап, который многое говорит и о новичке, и о вашей компании. Не стоит относиться к онбордингу формально или пускать на самотёк: ведь именно в первые недели закладывается фундамент будущих побед сотрудника.

Помогите ему раскрыть рабочий потенциал, и он станет драйвером роста и успеха вашего бизнеса!