Онбординг: объяснение и методы удержания новых работников

О том, как организовать грамотный онбординг и снизить текучку персонала в первые недели на рабочем месте, рассказал Алексей Вагин, генеральный директор компании Эквио. Компания предлагает одноименную HR-платформу для управления развитием персонала и обучения. С её помощью можно проводить пребординг, онбординг, развивать, тестировать, мотивировать сотрудников и взаимодействовать с командой.

Переходя на новое место работы, сотрудник должен за короткое время познакомиться с незнакомыми людьми, требованиями и условиями труда. Чтобы упростить эту задачу, HR-специалисты проводят онбординг (onboarding) — набор мероприятий, направленных на адаптацию новичка к рабочему месту, корпоративной культуре и коллективу.

Процесс начинается с момента выхода сотрудника и ведется до момента, когда он сможет эффективно выполнять свои задачи без постоянной поддержки наставника или руководителя. В него могут входить welcome-курсы, вводное обучение, инструктажи.

Цель онбординга — быстро и без лишних затрат погрузить новичка в рабочие процессы, чтобы он начал быстрее приносить результат. А также уменьшить риск ошибок и сделать нового сотрудника частью команды.

Для HR-отдела это ключевой инструмент удержания сотрудников: грамотно организованный первый этап работы повышает вовлеченность и мотивацию, сокращает срок выхода на продуктивность и снижает риски текучести кадров.

По данным разных исследований, для 60-70% работников первый день в компании оказывается решающим. От него зависит, останется ли человек в компании или покинет ее в первый месяц работы.

Иногда человек уходит сразу же после знакомства с новым местом. Такое явление называют гостингом. В России его практикуют почти 13% сотрудников (данные HeadHunter). Чаще всего уходят после первого дня работы сотрудники в сфере здравоохранения, торговли, девелопмента, а также автослесари и ИТ-тестировщики.

В первую очередь — обстановка внутри компании. Для 54% специалистов важно выстроить взаимоотношения с руководителем и коллегами. Помимо этого, новичкам нужна помощь в адаптации к условиям труда и решении рабочих задач. Высокие нагрузки в первые дни работы в компании и неудобное рабочее место также могут стать причиной ухода.

При увольнении недавно нанятого сотрудника компания несет расходы на поиск и найм нового специалиста и его введение в должность, а также теряет деньги из-за недополучения прибыли в отсутствие работника и медленного вхождения в должность новичка. Все это может обойтись компании в 2,5 годовых зарплаты ушедшего сотрудника (согласно данным HR-Академии).

К тому же, в условиях дефицита работников поиск специалиста может затянуться надолго и потребовать больше средств.

В таких условиях очень важно грамотно адаптировать новых сотрудников. Однако исследование Нетологии и FL.ru показывает, что план адаптации применяют только к 30% сотрудников российских компаний.

Существуют разные способы адаптации новичков в компании. Какой из них выбрать, зависит от позиции, на которую приходит новый сотрудник, от специфики работы самой компании и других факторов. Разберемся, каким может быть онбординг по видам.

Активный и пассивный
1. Активный онбординг предполагает, что HR-отдел, наставник и руководитель активно взаимодействуют с новичком: проводят регулярные встречи, дают обратную связь, помогают разобраться в рабочих процессах. Такой метод наиболее эффективен, так как новичок чувствует поддержку и быстрее включается в работу.
2. Пассивный онбординг ограничивается минимумом инструкций и формальным знакомством с коллективом. Ответственность полностью ложится на новичка: он сам ищет информацию, задает вопросы коллегам и пытается адаптироваться. Этот вариант часто приводит к потере мотивации и увеличению срока адаптации.

Онбординг не ограничивается первым днем на работе. Это поэтапный процесс, где каждый шаг играет роль в успехе.
Основные этапы онбординга:

• Подготовка рабочего места и доступа к корпоративной информации.
• Первый день — знакомство с командой, руководством, наставником.
• Первая неделя — вводные тренинги, постановка задач, обучение.
• Первый месяц — регулярные встречи, обсуждение вопросов, получение обратной связи.

Завершение онбординга — оценка компетенций, подведение итогов.

Полезно еще до официального выхода новичка провести подготовительный этап, называемый пребордингом. На этом этапе HR-менеджер связывается с будущим сотрудником, отвечает на его вопросы, отправляет гайд или полезные материалы. Часто он включает экскурсию по офису или онлайн-знакомство с командой, добавление в корпоративный чат.

Цель пребординга — снизить стресс у новичка и создать ощущение, что его ждут. Уже здесь можно познакомить его с корпоративной культурой, ключевыми ценностями, правилами взаимодействия и базовыми рабочими процессами.

Могут включать: 

• Чек-листы и гайды с ключевыми шагами для новичка.
• Онлайн-курсы и обучение для освоения незнакомых навыков.
• Корпоративные чаты для быстрого обмена информацией.
• Назначение наставника — опытного сотрудника, который поможет адаптироваться и ответит на вопросы.
• Экскурсию по офису или знакомство с онлайн-платформами.
• Регулярные встречи с руководителем и HR-менеджером для обратной связи.

Использование комбинации инструментов помогает снизить срок адаптации, укрепить вовлеченность и мотивацию сотрудников.

Как правило, онбординг включает: знакомство с командой, корпоративной культурой и ценностями компании, рассказ о структуре, режиме работы, порядке получения зарплаты и предоставления отпусков. Также сюда входит освоение корпоративных приложений, сервисов и платформ.

Как именно преподнести эту информацию, зависит от профиля компании, должности и возраста сотрудников и имеющихся в наличии ресурсов. Часто компании сочетают несколько форматов онбординга.

Например, новый сотрудник:

• проходит пребординг перед первым рабочим днем;
• смотрит welcome-курс;
• изучает памятку для новичков, инструкцию и чек-лист в бумажном или электронном виде;
• получает доступ к корпоративным сервисам, пропуск или ключ от офиса;
• проходит тренинг для погружения в работу;
• задает вопросы наставнику;
• дает обратную связь в беседе с руководителем или через опрос на корпоративном сайте.

Прежде всего, кандидату, который принял оффер, нужно отправить приветственное письмо. Одновременно можно предложить новичку коротко рассказать о себе. Этот рассказ можно включить в корпоративную рассылку о выходе нового сотрудника.

В первый день нужно встретить работника, показать ему его место работы, представить коллег и выдать чек-лист для первого рабочего дня. В чек-листе можно указать, какие документы нужно принести в отдел кадров, какие доступы и инструменты нужно получить, какое вводное обучение пройти.

Далее важно предоставить человеку базовую информацию об истории, организационной структуре, регламентах компании. Следующий шаг ― инструктаж по выполнению задач, критерии оценки результатов и полезные контакты. В конце дня можно попросить новичка поделиться первыми впечатлениями.

Отказ от онбординга может привести к тому, что нанятые специалисты будут покидать компанию, едва приступив к работе. Кроме того, хорошо организованный онбординг также помогает уменьшает уровень напряжения и увеличивает продуктивность сотрудников.

Ключевая роль в адаптации новичков в компании отведена HR-службам, но в тесной связке с руководством и коллективом.

Кто проводит онбординг?
Онбординг — это командная работа. В нем участвуют разные стороны:

• HR-менеджер — координирует процесс, обеспечивает новичка необходимой информацией, знакомит с корпоративной культурой.
• Руководитель — ставит задачи, определяет роли, дает стратегическое видение.
• Наставник — помогает адаптироваться к рабочим процессам, отвечает на вопросы.
• Коллектив — играет важную роль в создании дружелюбной атмосферы и вовлеченности.

Когда ответственность распределена грамотно, новичку легче начать работать и быстрее достичь ключевых компетенций.

HR-специалисту нужно провести серьезную подготовку, чтобы в первый рабочий день новичок не был предоставлен сам себе. В крупных компаниях и организациях с большой текучкой кадров онбординг потребует большого количества времени и ресурсов. Есть сферы, где смена персонала происходит постоянно и тратить время на каждого нового работника нецелесообразно, так как неизвестно, сколько времени он пробудет в компании.
Чтобы сэкономить время и деньги, процесс онбординга можно перенести в онлайн. Компании нужно один раз вложиться в создание курсов, чтобы в дальнейшем адаптировать с их помощью любое количество новых сотрудников. Даже если новичок уйдет в первые дни, компания потеряет гораздо меньше на его онбординге.

Чтобы новые сотрудники могли проходить онбординг онлайн, важно выбирать платформу с удобным приложением для мобильных телефонов.

Сегодня бизнес активно внедряет цифровые решения для онбординга.

С помощью HR-систем можно:

• Автоматически отправлять гайды, инструкции и обучающие курсы.
• Организовывать онлайн-знакомство с коллегами.
• Настраивать чат-ботов для ответов на стандартные вопросы новичка.
• Контролировать сроки адаптации и прогресс выполнения задач.

Автоматизация сокращает нагрузку на HR-отдел, повышает вовлеченность сотрудников и позволяет более эффективно адаптировать новых специалистов.