О том, как организовать грамотный онбординг и снизить текучку персонала в первые недели на рабочем месте, рассказал Алексей Вагин, генеральный директор компании Эквио. Компания предлагает одноименную HR-платформу для управления развитием персонала и обучения. С её помощью можно проводить пребординг, онбординг, развивать, тестировать, мотивировать сотрудников и взаимодействовать с командой.

По данным разных исследований, для 60-70% работников первый день в компании оказывается решающим. От него зависит, останется ли человек на новом месте или покинет его в первый месяц работы.

Иногда человек уходит из компании сразу же после после знакомства с новым местом. Такое явление называют гостингом. В России его практикуют почти 13% сотрудников (данные HeadHunter). Чаще всего уходят после первого дня работы сотрудники в сфере здравоохранения, торговли, девелопмента, а также автослесари и ИТ-тестировщики.

В первую очередь — обстановка внутри компании. Для 54% специалистов важно выстроить взаимоотношения с руководителем и коллегами. Помимо этого, новичкам нужна помощь в адаптации к новым условиям труда и решении рабочих задач. Высокие нагрузки в первые дни работы в компании и неудобное рабочее место также могут стать причиной ухода.

При увольнении недавно нанятого сотрудника компания несет расходы на поиск и найм нового специалиста и его введение в должность, а также теряет деньги из-за недополучения прибыли в отсутствие работника и медленного вхождения в должность новичка. Все это может обойтись компании в 2,5 годовых зарплаты ушедшего сотрудника (согласно данным HR-Академии). К тому же, в условиях дефицита работников, поиск нового специалиста может затянуться надолго и потребовать больше средств.

В таких условиях очень важно грамотно адаптировать новых сотрудников. Однако исследование Нетологии и FL.ru показывает, что план адаптации применяется только к 30% сотрудников российских компаний.

Переходя на новое место работы, сотрудник должен за короткое время познакомиться с новыми людьми, требованиями и условиями труда. Чтобы упростить эту задачу, HR-специалисты проводят онбординг — набор мероприятий для адаптации новичков. В него могут входить welcome-курсы, вводное обучение, инструктажи. Цель онбординга ― быстро и без лишних затрат погрузить новичка в рабочие процессы, чтобы он начал быстрее приносить результат. А также уменьшить риск ошибок и сделать нового сотрудника частью команды.

Однако отказ от онбординга может привести к тому, что нанятые специалисты будут покидать компанию, едва приступив к работе. Кроме того, хорошо организованный онбординг также помогает уменьшает уровень стресса и увеличивает продуктивность сотрудников.

Решение бытовых трудностей. Новый сотрудник тратит силы на то, чтобы получить доступ к рабочим сервисам, разобраться, где находится сканер, к кому обращаться, если не получается зайти в рабочую почту и так далее. С помощью грамотного онбординга можно за 15 минут дать человеку информацию, которая сделает комфортным обустройство на новом рабочем месте.

Снижение стресса. Человек на новом рабочем месте должен влиться в коллектив, понять рабочие задачи и не сделать ошибок. Это вызывает стресс, и если в какой-то момент уровень стресса станет слишком высок, человек может не справиться и уйти. Онбординг помогает новичку быстрее освоиться, разобраться в происходящем и успокоиться.

Повышение результативности. Если новый сотрудник слишком долго вникает в процессы, он начинает испытывать разочарование в себе. Чем быстрее он разберется с рабочими задачами, тем быстрее получит первые результаты. Это повышает уверенность в себе и общее удовлетворение от работы в целом.

Понимание перспектив. Если соискатель получает несколько офферов, при выходе на новое место работы он может сомневаться, правильно ли он выбрал компанию. Сомнения могут привести к тому, что человек передумает и уйдет к конкурентам. Онбординг помогает представить компанию в выигрышном свете, рассказать о плюсах работы, возможностях для развития и перспективах карьерного роста.

Как правило, онбординг включает: знакомство с командой, корпоративной культурой и ценностями компании, рассказ о структуре, режиме работы, порядке получения зарплаты и предоставления отпусков. Также сюда входит освоение корпоративных приложений, сервисов и платформ.

Как именно преподнести эту информацию, зависит от профиля компании, должности и возраста сотрудников и имеющихся в наличии ресурсов. Часто компании сочетают несколько форматов онбординга.

Например, новый сотрудник:

• проходит пребординг перед первым рабочим днём;
• смотрит welcome-курс;
• изучает памятку для новичков, инструкцию и чек-лист в бумажном или электронном виде;
• получает доступ к корпоративным сервисам, пропуск или ключ от офиса;
• проходит тренинг для погружения в работу;
• задает вопросы наставнику;
• дает обратную связь в беседе с руководителем или через опрос на корпоративном сайте.

Прежде всего, кандидату, который принял оффер, нужно отправить приветственное письмо. Одновременно можно предложить новичку коротко рассказать о себе. Этот рассказ можно включить в корпоративную рассылку о выходе нового сотрудника.

В первый день нужно встретить работника, показать ему новое место работы, представить коллег и выдать чек-лист для первого рабочего дня. В чек-листе можно указать, какие документы нужно принести в отдел кадров, какие доступы и инструменты нужно получить, какое вводное обучение пройти.

Далее важно предоставить человеку базовую информацию об истории, организационной структуре, регламентах компании. Следующий шаг ― инструктаж по выполнению задач, критерии оценки результатов и полезные контакты. В конце дня можно попросить новичка поделиться первыми впечатлениями.

HR-специалисту нужно провести серьезную подготовку, чтобы в первый рабочий день новичок не был предоставлен сам себе. В крупных компаниях и организациях с большой текучкой кадров онбординг потребует большого количества времени и ресурсов. Есть сферы, где смена персонала происходит постоянно и тратить время на каждого нового работника нецелесообразно, так как неизвестно, сколько времени он пробудет в компании.

Чтобы сэкономить время и деньги, процесс онбординга можно перенести в онлайн. Компании нужно один раз вложиться в создание курсов, чтобы в дальнейшем адаптировать с их помощью любое количество новых сотрудников. Даже если новичок уйдёт в первые дни, компания потеряет гораздо меньше на его онбординге.
Чтобы новые сотрудники могли проходить онбординг онлайн, важно выбирать платформу с удобным приложением для мобильных телефонов.

Алексей Вагин, генеральный директор компании Эквио, привел несколько примеров из опыта клиентов, когда автоматизация онбординга позволяла получить впечатляющие результаты.

Ювелирная сеть ADAMAS ежемесячно принимает в штат около 50 новых сотрудников. После внедрения российской онлайн-платформы компания организовала своевременное обучение всех новых сотрудников. 89% из них заканчивали программу адаптации вовремя. А 20% работников, которые вошли в ТОП-10 продаж недели, составили новички, прошедшие онлайн-обучение на платформе Эквио.

В холдинге «Доставка морем» внедрение онлайн-платформы помогло сократить процесс адаптации новых сотрудников с 3-х месяцев до 2,5 недель.
А компания «Ингосстрах» снизила затраты и улучшила процесс адаптации сотрудников, переведя процесс онбординга на онлайн-платформу. Специфика компании в том, что из принятых работников на работу выходят около 40-50% человек.