Если должность сотрудника предполагает под собой командировки, обозначайте правила игры заранее. Когда возникает необходимость отправить сотрудника в командировку, вызовите его к себе на очный разговор для обсуждения всех сопутствующих командировке обстоятельств. Важно выявить отношение сотрудника к этой поездке. Если оно положительное, можно начать прорабатывать конкретные задачи для сотрудника на период командировки.

Важно грамотно мотивировать сотрудника. Объяснить, что он получит взамен. Разумеется, это деньги. И, если говорить о нематериальной мотивации, опыт автономной работы в условиях дистанционного кураторства.

Если сотрудник едет в командировку впервые, отметьте, что он тем самым приобретет полезный опыт. Для опытного сотрудника ключевым фактором всегда останется выход из зоны комфорта — некая отправная точка для профессионального и личностного роста.

В этом и заключается роль рекрутера: убедить сотрудника, что эта командировка — его зона роста. При таком подходе, практически со 100% вероятностью удаётся найти точки соприкосновения. Градус сомнений и пикового возмущения сотрудника снижается. И, выходя из кабинета, он понимает необходимость своего участия в этой командировке.

Илья советует предупреждать сотрудника о грядущей дате командировки за месяц. Не раньше и не позже. Месяц – это оптимальный срок, чтобы ввести сотрудника в курс дела, подготовить психологически и морально, привести рабочие процессы в порядок.

Рекрутер, занимающийся организацией командировки, составляет подробный план действий сотрудника вне основного рабочего пространства. Заранее созвонитесь с принимающей стороной и:

Этот план утверждается руководителем и согласовывается с принимающей стороной. Далее план представляется сотруднику и при необходимости корректируется.

Старайтесь сделать всё, чтобы обе стороны чувствовали себя свободно и не ущемлённо. Это позволит сотруднику спокойно готовиться к предстоящей командировке.

Согласования с начальством требует не только план служебной командировки. Упростите взаимодействие с руководителем по вопросам подбора при помощи онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork. Сервис поможет вам настроить напоминания о предстоящих событиях для себя, нанимающего менеджера и кандидата, в один клик отправить руководителю все подходящие резюме, вовремя получать от начальника обратную связь с помощью заполнения им специальной формы.

В самом начале планирования служебной командировки Алексей советует позаботиться о комфортном проживании сотрудника в другом городе.

Обязательно уточните у принимающей стороны рабочий адрес сотрудника, чтобы постараться подобрать вариант его размещения как можно ближе к работе.

Сообщите принимающей стороне о дате и времени прибытия сотрудника в город. Зачастую поезда и самолеты прибывают либо поздно ночью, либо рано утром. При этом не каждый представитель принимающей стороны работает круглосуточно. Уточните — смогут ли сотрудника встретить по прибытии.

Свяжитесь с отелем или апартаментами и уточните форму оплаты. Это может быть оплата наличными, по терминалу или на расчётный счёт. Обязательно узнайте, предоставляются ли отчётные документы, так как всё это пригодится сотруднику при составлении авансового отчёта.

Когда все вопросы решены, бронируйте жилье и обязательно запросите подтверждение, чтобы быть уверенными в том, что сотрудника будут ожидать на месте.

Дополнительно Илья советует практиковать доставку сотрудника до места его отправления и встречу по факту возвращения посредством такси или корпоративного транспорта. Это играет немаловажную роль: сотрудник чувствует свою важность, чувствует обращенное на него положительное внимание.

Бронирование жилья — процесс со множеством нюансов. Крупные компании сотрудничают с агентствами делового туризма. В таких организациях есть отдельный сотрудник, ответственный за оформление командировок и бронирование проживания. Бронь проживания осуществляется отправкой в агентство соответствующей заявки.

В небольших компаниях, либо в тех случаях, когда командировки имеют редкий характер, ответственность за поиск жилья предоставляют самому командированному сотруднику.

Несколько советов от Алексея для самостоятельного подбора жилья. При сравнении гостиницы и квартиры, которую можно снимать посуточно, второй вариант выигрывает по следующим причинам:

Обратите внимание: аренда жилья очень сильно привязана к сезону, поэтому попытка снять что-то день в день не всегда увенчается успехом.

Обязательно проводите ежедневный срез с сотрудником по проделанной работе, а также отслеживайте, насколько хорошо он проходит адаптацию, акклиматизацию, понравился ли номер, удобно ли добираться к месту работы.

Получайте от сотрудника обратную связь. Возможно, план служебной командировки нуждается в корректировках, которые организация может внести. Неважно, вопросы это профессионального, полупрофессионального или непрофессионального характера, важно эти вопросы решать.

Изо дня в день действуйте на основании той обратной связи, которая получена от сотрудника. Если сотрудник сильно переживает, общайтесь с ним путём видеосвязи или телефонного звонка, будьте вовлечены.

Обеспечьте сотрудника куратором, который знает, когда и в каком формате он должен получить обратную связь и готов постоянно быть в коммуникации с сотрудником.

В план командировки, с которым сотрудник обязательно должен быть ознакомлен заранее, как раз-таки и входит информация о том, в какое время и в какие сроки выходить на связь, какой предполагается формат общения.

Если по каким-то причинам сотрудник не может выйти на связь в установленное время, то он должен сообщить об этом заранее. Если дедлайн пересечён, начинайте бить тревогу. Стоит позвонить принимающей стороне либо стороне, с которой он работает, и в любом случае выяснить причины невыхода на связь.

Если и в этом случае положительный результат не достигнут, стоит сообщить о сложившейся ситуации в компетентные органы.

При помощи онлайн-сервиса по автоматизации рекрутинга FriendWork процесс подбора персонала не остановится, даже если рекрутер отправился в командировку на другую часть света.

FriendWork сохраняет историю по каждому кандидату, позволяет оставлять комментарии для коллег, отправлять уведомления, которые будут приходить на почту или по смс, искать кандидатов в соцсетях за 5 минут и вообще, наслаждаться жизнью и вести подбор персонала из любой точки мира.

Илья отмечает, что в случае с переездом ситуация несколько иная. Если сотрудник готов релоцироваться, он должен знать ответы на два вопроса: зачем и почему?

Основная причина, почему он это делает, — в желании зарабатывать больше денег. Сотрудник видит точки развития на новом месте работы и не видит их на старом. То есть для него понятны правила игры: здесь я не достигну того, чего я могу достичь там.

Перевод сотрудника на новое место начинается с составления плана его работы на какой-то конкретный срок. Важно, чтобы за этот срок можно было адаптироваться, обжиться. Оптимальный адаптационный срок составляет полгода.

Чаще всего релокационный пакет завязан на предоставлении или съёме жилья для сотрудника. Далее нужно прописать обязанности на полгода: что сотрудник должен сделать, каких целей достичь, кто и как его будет курировать с отправляющей и принимающей сторон.

Допустим, сотрудник отправляется в филиал головного офиса. Организуйте ознакомительную конференцию и подключите к ней максимальное количество задействованных в процессе его работы лиц. Обсудите в ходе конференции фронт работ сотрудника, обозначьте его миссию на новом месте работы, зоны профессионального и карьерного роста.

Такой подход даст понимание о том, на что потенциально способен сотрудник, где его можно попытаться раскрыть, куда он может релоцироваться и закрыть тем самым определённые боли компании.

В один момент сотрудника нужно будет отпустить в свободное плавание.

Приучите сотрудника к тому, что он делает отчёты и даёт обратную связь в определённом формате, настройте эту систему взаимодействия и, постепенно, предоставляйте ему всё больше свободы. Сначала срез будет каждый день, потом три раза в неделю, и, приближаясь к шестому месяцу, — раз в две недели.

При этом не стоит полностью прекращать наблюдение. Необходимо всегда быть в курсе, чем именно сотрудник занимается и чего при этом достигает.

Научите сотрудника пользоваться всеми возможными инструментами для решения конфликтных ситуаций. Дайте чётко понять, что он всегда может обратиться в HR-подразделение головного офиса. В любых сложившихся ситуациях давайте корректную обратную связь и направляйте сотрудника.

Помните, если человек решился на переезд, он должен отдавать себе отчёт, на что идёт, и нести ответственность за своё решение. Естественно, он столкнется с трудностями. Если человек идёт на контакт, старайтесь эти трудности нивелировать. Если человек блокирует помощь, стоит подключить вышестоящее руководство. Бывает и так, что сотрудника лучше вернуть на прежнее место работы и отложить вопрос релокации на потом.

Отработайте программу сопровождения и адаптации сотрудника, ведите постоянную работу, будьте в коммуникации, находитесь в решении возникших трудностей и вы заметите, что командировки и переезды сотрудников это не так страшно!